Съвместно редактиране и сътрудничество върху документи. Настолна версия на Office. Заключете целия документ, докато редактирате

При разработването на големи проекти силата на един служител често не е достатъчна. В такава работа участва цяла група специалисти. Естествено всеки от тях трябва да има достъп до документа, който е обект на съвместна работа. В тази връзка въпросът за осигуряване на едновременен колективен достъп става много актуален. програма Excelима на разположение инструментите, които могат да го осигурят. Нека да разгледаме нюансите на приложението Excel, когато няколко потребители работят едновременно с една работна книга.

Excel може не само да осигури споделен достъп до файл, но и да реши някои други проблеми, които възникват по време на сътрудничество с една работна книга. Например инструментите за приложение ви позволяват да проследявате промените, направени от различни участници, и да ги одобрявате или отхвърляте. Нека разберем какво може да предложи програмата на потребителите, изправени пред подобен проблем.

Споделяне

Но ще започнем, като разберем как да споделяме файл. На първо място, трябва да се каже, че процедурата за активиране на режима за сътрудничество с книги не може да се извърши на сървъра, а само на локалния компютър. Следователно, ако документът се съхранява на сървъра, първо трябва да го прехвърлите на вашия локален компютър и да изпълните там всички действия, описани по-долу.

След горните стъпки споделете файла с различни устройстваи ще бъдат отворени под различни потребителски акаунти. Това се вижда от факта, че в горната част на прозореца след заглавието на книгата се показва името на режима на достъп - "Общ". Сега файлът може да бъде прехвърлен отново на сървъра.

Настройки

В допълнение, всички в същия прозорец за достъп до файлове можете да конфигурирате параметрите за едновременна работа. Това може да стане веднага, когато активирате режима на сътрудничество, или можете да редактирате настройките малко по-късно. Но, естествено, те могат да бъдат контролирани само от основния потребител, който координира обща работас файла.

Отваряне на споделен файл

Отварянето на споделен файл има някои специални функции.

Сега можете да започнете да работите с документа.

Вижте дейностите на членовете

Сътрудничествоосигурява постоянен мониторинг и координация на действията на всички членове на групата.

Преглед на действията на потребителя

Основният потребител има възможност да прилага или отхвърля редакциите на други участници. За да направите това, трябва да изпълните следните стъпки.

Изтриване на потребител

Има случаи, когато отделен потребител трябва да бъде изтрит. Това може да се дължи на факта, че той е отпаднал от проекта, или по чисто технически причини, например, ако акаунтът е въведен неправилно или участникът е започнал да работи от друго устройство. В Excel има такава възможност.

Потребителят ще бъде изтрит.

Ограничения за използване на споделена книга

За съжаление, едновременната работа с файл в Excel включва редица ограничения. В споделен файл никой потребител, включително главният участник, не може да извършва следните операции:

• Създаване или модифициране на скриптове;
• Създаване на таблици;
• Разделяне или обединяване на клетки;
• Манипулиране на XML данни;
• Създаване на нови таблици;
• Изтриване на листове;
• Извършете условно форматиране и редица други действия.

Както можете да видите, ограниченията са доста значителни. Ако например често можете да работите без работа с XML данни, тогава работата в Excel е напълно немислима без създаване на таблици. Какво трябва да направите, ако трябва да създадете нова таблица, да обедините клетки или да извършите друго действие от горния списък? Има решение и то е доста просто: трябва временно да деактивирате споделянето на документи, да направите необходимите промени и след това да активирате отново сътрудничеството.

Деактивиране на споделянето

Когато работата по даден проект е завършена или ако трябва да направите промени във файла, списъкът с които говорихме в предишния раздел, трябва да изключите режима на сътрудничество.

След горните стъпки файлът вече няма да се споделя и хронологията на корекциите ще бъде изчистена. Информацията за извършени преди това операции вече може да се види под формата на таблица само на листа "Списание", ако преди това са предприети подходящи действия за запазване на тази информация.

Както можете да видите, програмата Excel предоставя възможност за активиране публичен достъпкъм файла и да работите с него едновременно. Освен това с помощта на специални инструменти можете да проследявате действията на отделните участници работна група. Този режим има някои функционални ограничения, които обаче могат да бъдат заобиколени чрез временно деактивиране на споделянето и извършване на необходимите операции при нормални работни условия.

Решихме да изпратим колективен преглед на конференцията на организаторите на TechEd Russia 2012. Днес ще говоря за това как си сътрудничихме по него с помощта на OneDrive.

Първоначалната дискусия, разбира се, се проведе по имейл. След като всички казаха мнението си, събрах всички отзиви в документ на Word и го качих в OneDrive. Сега беше необходимо да предоставим на колегите възможност да видят документа и да направят промени в него.

Забележка. Статията е написана преди SkyDrive да бъде преименуван на OneDrive, оттук и старото име на екранните снимки.

Днес по програмата

Споделяйте файлове и папки в OneDrive

В OneDrive разрешенията за файлове се контролират на ниво папка и файл. Когато направите папка публична или предоставите разрешение на конкретни хора, тези настройки ще се прилагат и за всички подпапки и файлове, освен ако не зададете други разрешения за тях.

Качих файла в моята лична папка и продължих да давам права върху него на моите колеги.

По принцип в колоната „Споделяне“ можете да видите кога са променени правата върху файл или папка. По същество, в съхранение в облака Microsoft има три възможности за предоставяне на достъп и ще започна с най-простите.

Създайте връзка към файл

От снимката по-долу става ясно, че всеки с връзката ще може да прегледа или редактира документа. По-малко очевидно е, че за да направите папка или файл публичен, трябва да създадете подходяща връзка (наречена „Споделяне“).

със сигурност публичен достъп, както и достъпът до линка с права за редакция, може да бъде прекратен по всяко време. Освен това, когато създадете отново връзката за редактиране, URL адресът ще има различен ключ.

Изпращане на имейл съобщение

Тази опция е по-интересна, защото има опция за изискване на оторизация с Microsoft акаунт. Освен това това е единствената опция, която ви позволява да предоставите достъп до файла само на определени хора.

Вашите получатели ще получат имейла от акаунта, с който сте влезли в OneDrive (т.е. не можете да изпратите имейл от произволен адрес). В този случай също се създава връзка, но изискването за влизане в услугата ограничава достъпа до файла или папката до получателите на писмото. Разбира се, получателите на писмото могат да изтеглят и прехвърлят файла на всеки по друг начин.

Интересното е, че в случай, че са свързани няколко акаунта, разрешение се дава само на акаунта, от който е направен достъпът за първи път. Между другото, когато някой е споделил файл с вас, можете да получите достъп до него от секцията Общи в левия панел на OneDrive.

Управление на правата за достъп

Артем участва в нашата кореспонденция, хвърляйки добри темиза прегледи. Той обаче не е MVP, така че не се нуждаеше от права за редактиране на файла. След като изпратих писмото, коригирах правата за достъп, които се управляват в десния панел.

Картината показва, че Артем може само да преглежда документа, докато всички останали могат да го редактират в локалното приложение Word или директно в OneDrive с помощта на Word Web App. Тук можете да забраните достъп на всяко лице или всички притежатели на връзката за преглед или редактиране на файла.

Сътрудничество върху документи на Office

важно!Отворете файлове от офис програмидиректно от OneDrive (Ctrl + O → OneDrive), а не от синхронизирана папка на вашия локален диск. В противен случай, когато няколко души работят едновременно, ще възникне конфликт, който ще доведе до копия на актуализирани файлове с името на компютъра в заглавието.

Можете да отворите Word файлове, Excel, PowerPoint и OneNote и работете с тях като в локални приложения Microsoft Office, а в техните уеб версии директно в браузъра. И в двата случая се поддържа съвместна работа върху документ от няколко души. Максимална сумаедновременните редактори не са посочени никъде, но осем души работиха успешно (благодарение на Оксана за проверката).

Работи много удобно в OneDrive! Отворих нашия преглед в Word 2013 и започнах да редактирам първия параграф.

Параграфът беше незабавно заключен, за да се предотврати случайно припокриване на промени в моя фрагмент от някой друг. Оксана, която направи редакциите си едновременно с мен, видя това в уеб приложението (тя предпочита английския интерфейс).

Тук искам да обърна внимание на няколко момента.

1. Ясно показва кой абзац редактирам (името ми се показва при задържане на курсора).
2. Този параграф е наистина защитен от редакции на други хора. Сега курсорът е позициониран в него и на фигурата можете да видите, че всички опции за форматиране са заключени в лентата.
3. Можете да видите списък с всички хора, които в момента редактират.
4. Известно е, че някой вече е променил документа, т.е. след актуализацията можете да видите техните редакции (няма синхронизация в реално време, за съжаление).

В OneDrive можете да видите кой последно е редактирал документ.

Но по-интересното е, че OneDrive автоматично проследява версиите на документите. Можете да отидете до хронологията на версиите от контекстно менюили от горно меню„Управление“ (на фигурата по-горе е скрито зад три точки поради малкия размер на прозореца).

Тук можете да възстановите или изтеглите някоя от предишните версии. Според информацията, която имам, в OneDrive се записват до 25 версии на документ. Версиите обаче се създават само когато файловете се редактират. Ако изтеглите нов файлсъс същото име, презаписвайки старото, хронологията на версиите няма да бъде запазена.

Анкета и дискусия

Както можете да видите, управлението на правата в OneDrive е много просто, въпреки че някои точки не са съвсем очевидни. В този случай можете да създавате и променяте Word документи, Работни книги на Excel, PowerPoint презентациии бележки на OneNote, без да излизате от браузъра си. Разбира се, уеб версиите на приложенията на Office не разполагат с всички функции на своите събратя на Office, но за много потребители те са повече от достатъчни.

Можете да работите върху файлове на Office индивидуално и съвместно, като използвате поне 7 GB лични дисково пространство. О, да, всичко е напълно безплатно ;)

Съхранявате ли файлове и документи в облака? Споделете някои от любимите си функции за съхранение в облак в коментарите!

2017. Google Документи радва феновете на съвместните редакции

Всъщност онлайн редакторът на Google Документи първоначално се фокусира върху съвместното редактиране на документи в реално време. Но понякога се случва, че трябва да работите заедно върху документ асинхронно. И тогава ревизиите, приемането/отхвърлянето и версиите на документа влизат в действие. Сега този режим на редактиране (често срещан в Word) е наличен в Google Документи. Освен това промените могат да бъдат направени/приети в мобилно приложение. И за разлика от Word, в Google Документи можете по-добре да видите кой е направил промените. Възможно е също да се наименуват версии на документи, което е много удобно. Например, след като първата част на документа е одобрена, можете да назовете версията „Част 1 одобрена“ вместо „Версия от 3 август“.

2017. Приложението Dropbox Paper е достъпно на руски език

Dropbox обяви глобалното стартиране на своето приложение Paper на 21 езика, включително. на руски. Това е инструмент за сътрудничество, който е кръстоска между Evernote, Google Docs и Slack. Създавате страница, каните колеги (регистрирани в Dropbox) и можете да създавате и редактирате съдържание заедно. В същото време можете да видите кой какво редактира в момента. Можете да добавяте снимки, файлове, видеоклипове, списъци със задачи и коментари към страницата. Можете да работите със страницата в браузър или мобилно приложение. Когато приключите, страницата се запазва във вашия Dropbox акаунт. В момента приложението Paper е безплатно.

2015. Dropbox стартира услуга за онлайн бележки и сътрудничество

Dropbox стартира тихо нова услугаБележки на Dropbox. Представлява проста текстов редактор, с който можете да създадете бележка (или обикновен документ) и да я запишете във вашето онлайн хранилище. Текстът може леко да се форматира, да се добавят картинки и таблици. Можете да прикачвате файлове и задачи (листове със задачи) към бележки. Освен това страниците могат да се споделят с колеги и да се редактират заедно в реално време. В същото време виждате кой в ​​момента редактира страницата и къде се намира неговият курсор. Разбира се, този редактор няма да се конкурира с Word, той е предназначен за просто сътрудничество. Освен това Dropbox наскоро получи пълна интеграция с Microsoft Office.

2015. Dropbox ви позволява да работите съвместно върху документи на MS Office

Преди няколко години, когато всички вече смятаха, че бъдещето на документите е те да се съхраняват само онлайн, Dropbox се появи и излезе с идеята за синхронизиране на копие на документ между много устройства. Сега, когато всички се примириха с факта, че съвместно редактиранедокументът се нуждае от онлайн редактор като GoogleДокументи, Dropbox предлага да не се паникьосвате и да използвате обичайните Word, Excel и PowerPoint, като просто инсталирате малък плъгин за сътрудничество. Този плъгин за значка на Dropbox ви позволява да синхронизирате копия на един и същ документ на компютрите на служителите в реално време. В същото време можете да видите кой в ​​момента работи върху даден документ, да определите дали имате най-новата версия, да актуализирате до последната версия и бързо да изпратите връзка към документа на колега. Новата функция ще бъде достъпна първо в бизнес версията на Dropbox for Business.

2012. Salesforce Stypi - онлайн бележник за сътрудничество в реално време

Да приемем, че вие ​​и вашите колеги или партньори трябва да работите по някаква задача, която изисква писане. Например, съставете план на проект или напишете търговско предложение до клиент. Ако всички участници в срещата присъстват в офиса, просто ги събирате на една маса, взимате лист или флипчарт и записвате умни мисли. Но ако участниците в срещата са в различни части на света? Разбира се, има Google Docs, Online Word или Zoho, но те изискват всеки да се регистрира и са много тромави за писане на прости списъци. (Понякога някои малки неща отблъскват хората от използването на услугата). Така че е страхотно за такива онлайн срещи услугата ще свърши работаСтипи. Това е прост онлайн бележник с чат, в който няколко души могат да работят едновременно. ***

2011. Google+ Hangouts се превърна в пълноценна услуга за уеб конференции

Хак от ливански програмист, който позволи съвместно редактиране на текст в Google+ Hangouts, не остана хак за дълго. Днешната актуализация на Google+ носи много повече нови функции в Hangouts. Първо, това е възможността да споделяте екрана си (Screen-sharing). Второ, възможно е да рисувате заедно на екрана (бяла дъска). Трето, това е възможността за съвместно редактиране на документи в Google Документи. Четвърто, това е възможност за организиране на видео излъчвания (уебинари) за неограничен брой зрители (броят на активните участници може да бъде до 10). Пето, видео чатът на Google Hangouts вече работи на смартфони с Android. И накрая, шесто, Google отвори официалния API за Hangouts, така че сега не е нужно да се въртите като ливански програмист, за да създадете свое собствено приложение Hangouts. Между другото, социална мрежа Google+ вече е отворен за всички. Вашата компания вече ли е там?

2011. Съвместно редактиране на текст/код в Google+ Hangouts

Известен разработчик Мохамед Мансур създаде разширение към Google+ Hangouts - Hangout Pad за Google+, което ви позволява да работите съвместно върху текст (или програмен код), докато общувате чрез видео. Въпреки че това разширение все още съдържа много грешки, то е интересно по няколко причини. Първо, той не използва официалния API на Google+ (по простата причина, че все още не съществува). Hangout Pad е плъгин за Google браузър Chrome и е вграден във видео чат Hangouts с помощта на хак (услуга Google Shared Spaces и протокол Google Wave). Този инструмент обаче вече показва възможностите Google разширения Hangouts (внимавайте за Skype!). Прозорец за сътрудничество (в в такъв случайредактор на код) се намира над потребителските видео потоци и може да съдържа всичко, което пожелаете. Това също е визуална демонстрация на бъдещата интеграция на Google Hangouts с Google Документи.

2011. TeamLab вече разполага с текстов редактор и електронни таблици

Услугата за сътрудничество на Teamlab продължава да удивлява. Въпреки че наскоро най-накрая добави платена версия, основната функционалност остава абсолютно безплатна и не е ограничена от броя на потребителите. И в същото време разработчиците имат време, пари и желание да създават нови функции като онлайн редактори на документи. Да, решиха да не интегрират готови редактори на Google Docs или Zoho Docs, а да създадат свои (конкурентни) приложения. Вече са налични текстов редактор и редактор на електронни таблици, вкл. V безплатна версия. Скоро ще бъде наличен редактор на презентации. Разбира се, функционалността на тези приложения все още е далеч от Word, Excel и дори Google Docs, те имат само основни функции. Но за повечето ежедневни операции за съвместна работа с документи те са доста подходящи. Документите, създадени в Teamlab, могат да бъдат изтеглени в DOC, XLS формати и изпратени на изпълнители. Можете също така да качвате документи в тези формати и да ги редактирате онлайн.

Teamlab, услуга за сътрудничество и управление на проекти, получи нов модул - Документи, който е предназначен за съхранение и споделяне на достъп до файлове и документи. Документите могат лесно да се импортират от Google Docs, Zoho Docs и Box.net, а за редактирането им можете да използвате OpenOffice + специален плъгин Teamlab, който ви позволява да отваряте всеки документ директно от браузъра. Всеки потребител има лично хранилище за документи и споделена папка, в която се осъществява сътрудничеството. В допълнение към модула за документи, Teamlab вече има шаблони за проекти (за бързо създаване на стандартни проекти), хронология на кореспонденцията, мулти-чат и групова поща в месинджъра на TeamLab Talk, страницата Моите задачи, крайни срокове за задачи и бутон за напомняне.

OffiSync е плъгин за редактори на MS Office, който ви позволява да запазвате офис документи Google акаунтДокументи и след това ги отворете оттам. Тези. Идеята на услугата е да комбинира функционални редактори на MS Office с възможности за сътрудничество Google работаДокументи. След последния ни преглед създателите добавиха интеграция с Google Sites (т.е. документ от MS Office може да бъде запазен като прикачен файл към избрана страница в Google Sites и документите могат да се отварят от там). А вчера се появи още по-интересна функция - възможност за едновременно редактиране на един документ, работещ във всяка версия на MS Office (2003, 2007, 2010) или в онлайн редактора Google Docs. Разбира се, не изглежда толкова готино, колкото новата (вчерашна) версия на Google Docs, но обединява потребителите и на двете решения.

2010. Zoho Business ви позволява да ограничите достъпа до приложения през IP

Разбира се, възможността за достъп до бизнес приложения от всяка точка на света е стратегическо предимство на Zoho и други SaaS услуги. Но от гледна точка на сигурността това може да доведе до големи проблеми. Zoho реши да отстрани този недостатък и въвежда възможността за потребителите на Zoho Business да ограничават достъпа до своя акаунт чрез IP адрес. В контролния панел се появи раздел, където можете да въведете списък с разрешени IP адреси - обикновено това са офис адреси или домашни адреси на служители/свободни професии. защото Приложенията от Zoho Business често изискват достъп от външни изпълнители (клиенти, партньори), така че не можете напълно да откажете достъп до тях, а само да ограничите правата им за достъп. Напомняме, че Zoho Business е пакет от офис приложения за работа с имейл, документи и създаване вътрешен порталза сътрудничество.

2010. Box.net актуализиран мобилна версияза iPhone

Box.net беше една от първите услуги, които създадоха клиент за iPhone. И сега продължава да подобрява своя мобилен клиент. Mobile Box.net 2.0 добави преглед на файлове (който наскоро се появи в уеб версията), възможност за коментиране на файлове и папки, споделяне на файлове и папки и преглед на общата емисия на събития. В допълнение, новият мобилен клиент е интегриран с редактори на документи Quickoffice за iPhone, така че документите във формат Word и Excel могат да се отварят и редактират на iPhone. В светлината на скорошната си поява тази възможност изглежда особено привлекателна.

2010. Box.net отговори достойно на Google Docs

Вероятно създателите на Box.net не са били много щастливи да научат, че услугата Google Docs се е превърнала в онлайн услуга за съхранение на файлове и следователно е станала техен пряк конкурент. Но отговорът им не закъсня. Наскоро Box.net представи универсална програма за преглед на Flash файлове, напомняща Scribd, която ви позволява да преглеждате почти всеки файл, съхранен в акаунт в Box.net - директно онлайн, без да го изтегляте на вашия компютър. Може да бъде офис документ, картина, флаш, аудио или видео (общо 20 формата). Освен това можете да публикувате произволен файл (във Flash viewer) на уебсайта си или да предоставите достъп до него на определени служители и контрагенти, така че те да могат да го прегледат и да оставят своите коментари. Може би това перфектно решение, когато искате да изпратите презентация, диаграма, техническа документация или макет на дизайн на клиент. Не е нужно да се притеснявате, че клиентът има инсталиран определен софтуер, за да отвори файла. ***

2009. Google купи EtherPad и си спомни изображението на SaaS

И така, онлайн услугата за съвместно редактиране на документи в реално време EtherPad, създадена от бивши служители на Google, се завръща там, където е родена - Google. Целта на тази покупка е да пренесе част от технологията на EtherPad в Google Wave и да върне талантливи служители обратно в компанията, за да работят по проект, който се очаква да промени света. Вчера, веднага след като сделката беше финализирана, създателите на EtherPad (очевидно по искане на новите собственици) написаха в своя блог, че оттук нататък е невъзможно да се създават нови документи в услугата и на 31 март EtherPad ще бъде затворен. Разбира се, потребителите на услугата бяха донякъде разочаровани от това състояние на нещата и изразиха всичко, което мислят за това в коментарите. И тогава Google се сетиха за едно нещо, което е много по-важно за тях от ново придобиване – доверието в SaaS. ***

2009. EtherPad имитира функцията PlayBack на Google Wave

Google ще започне да раздава 100 000 покани за Google Wave на 30 септември. Изминаха само 3 месеца от представянето на тази супер услуга, но през това време разработчиците на трети страни вече успяха да реализират някои от оригиналните си идеи. Наскоро говорихме за Zenbe, който реализира идеята за "вълна", а днес услугата за съвместно редактиране на документи EtherPad представи функцията "PlayBack", която е едно от най-вълнуващите изобретения в Google Wave. Смисълът му е, че във всеки момент можете да възпроизведете цялата история на промените в документа, все едно гледате филм. ***

2009. OffiSync: Google Документи и MS Office не са конкуренти

Повечето потребители вероятно имат стереотип, че Google Docs и MS Office са основни конкуренти. Напреднали потребители онлайн услугиИма постоянен дебат с поддръжниците на Microsoft за това кое е по-ценно, богат на функции и мощен редактор или способността да имате глобален достъп и да си сътрудничите онлайн. Момчетата от OffiSync погледнаха по нов начин този проблем. Те смятаха, че в крайна сметка почти всеки има MS Office и всеки потребител може лесно да създаде акаунт в Google Документи. Защо не използвате тези офис пакетизаедно, съчетавайки техните предимства?

2009. DocVerse - бързо сътрудничество в MS Office

Двама бивши служители на Microsoft създадоха спомагателна уеб услуга (+ плъгин) DocVerse, предназначена за съвместна работа върху документи на MS Office през Интернет. Защо направиха това? Може би нямат с какво да се занимават? В крайна сметка Microsoft вече има (безплатна) услуга, която предлага подобна функционалност – Office Live Workspace. И освен това Microsoft вече показа онлайн версиинеговите редактори и обяви, че следващият Office 14 ще бъде уеб базиран. И е малко вероятно тези момчета да се надяват, че Microsoft ще купи проекта им, в противен случай не биха го изградили на вражеската платформа Adobe AIR.

2008. EtherPad - текстов редактор за сътрудничество в реално време

Предимствата на онлайн редакторите като Google Docs или Zoho Writer пред настолния Word все още са под въпрос. Основно поради невъзможността (все още) да осигурят пълна съвместимост с .doc формата (което е много важно за обмен на файлове с контрагенти). На този фон много умен изглежда стартъпът EtherPad, чиито създатели са решили да забравят за съвместимостта и форматирането и да се фокусират върху фактора, който прави онлайн редактора много по-ценен от Word – сътрудничеството в реално време.

2008. Гоби - нека го направим заедно

Какво е Гоби? Gobby е безплатен редактор за сътрудничество, който поддържа много отворени документиза единична сесия и чат с много потребители. Може да работи на Windows, Mac OSX, Linux. Редакторът позволява на множество потребители да редактират един и същ документ едновременно. ***

2007. Нови функции на услугите на Google, налични днес

IMAP за Gmail, Google Документи за мобилни устройства, нови функции за електронни таблици, нови функции в Professional Pack и Education Pack и много повече в официалното издание. ***

2007. Google ще стартира wiki приложение: Google Wiki

В интернет се появи информация, че Google се готви да пусне отново услугата Jotspot, която беше закупена от компанията през 2006 г. Jotspot е приложение, което е предназначено да работи с онлайн wiki услуги - бази данни като Wikipedia.След сделката с Google услуга Jotspot не позволи на нови потребители да се регистрират, но старите клиенти запазиха достъп до своите акаунти. Според Google Blogoscoped услугата Jotspot ще бъде включена в набор от онлайн приложения за офиса на Google Apps, наречен Google Wiki.Новото име се обозначава и от логото на Google Wiki, което се появява, когато се опитате да влезете в сайта.Google представители не дадоха официални коментари за тази информация.

2007. Central Desktop има интегрирани електронни таблици

Съвсем наскоро писахме за силен конкурент на Google Spreadsheets - . И днес (очевидно след прочитането на тази публикация) Central Desktop обяви интегрирането на тази услуга в своята офис платформа. Сега потребителите на Central Desktop имат следните възможности: ***

2006. Колективен редактор прави пари от wiki технологии

Американската компания Numanila разработи услуга, наречена Approver, предназначена да улесни работата на няколко потребители върху един документ. За да започнете, трябва да качите документ на сайта и да изберете от списъка с вашите контакти хората, които ще работят по него. По този начин, вместо да организирате изпращане с прикачен към него документ и по-нататъшна кореспонденция по имейл, можете да видите цялата необходима информация на една страница. Услугата ще покаже кой и кога е направил промени в документа, кой вече го е одобрил, а също така ще напомня на всички участници в работата за крайния срок.В тестов режим потребителят може да създаде само един документ и да участва в работата по неограничен брой чужди документи. За да може да твори Повече ▼документи (до 50), трябва да закупите платен акаунт за $6 на месец или $40 на година. Услугата обаче работи само на Mac и Windows OS и само с браузъри Internet Explorerи Firefox.

2006. Дъска за писане - съвместна работа

Колективното създаване на текстови документи не е нещо необичайно: много от нас е трябвало да правят това повече от веднъж в условия офис работа. Но какво ще стане, ако съавторите са извън интранет мрежата и освен това живеят в друга държава или дори на друг континент? Споделянето на работни материали по имейл рано или късно ще доведе до такова объркване, че е лесно да загубите няколко важни приноса, направени от колеги. Разбира се, можете да намерите много начини да избегнете проблеми и да организирате екипна работа чрез Интернет, но всички те ще бъдат свързани с определена инвестиция на време и усилия. Затова ви каним да се запознаете с проект, наречен Writeboard, който ви позволява лесно и естествено да подготвите прости текстови документис участието на неограничен брой съавтори.За да започнете, просто преминете през проста регистрация, след което можете веднага да пристъпите към същинската работа по документа. Предоставените инструменти за форматиране са доста аскетични: няколко вида заглавия, два вида списъци, удебелени и курсивни шрифтове, вмъкване на текстов блок. Можете също да добавите хипервръзки и изображения към документа. Вярно, не без неудобства: снимките трябва първо да бъдат публикувани в интернет, т.к В текста е включена само връзката към изображението. Невъзможно е да редактирате местоположението и размера на графичните обекти, така че е по-добре предварително да подготвите работни материали, така че в бъдеще завършената версия на статията да изглежда по-естетически. Редактирането на документ не е трудно, текстовете на кирилица изглеждат доста прилични както по време на редактиране, така и в готовия документ (но това е по-скоро заслуга на браузъра, отколкото на самия Writeboard, тъй като в програмата няма избор на шрифтове): Готовият документът се запазва на сървъра за програмисти и става достъпен за редактиране от други потребители. Осигурена е система, подобна на тази, използвана в Wiki системите, за проследяване на направените промени, така че е много лесно да се намерят редакции, направени от други участници в проекта. Междинните версии на работния документ също остават налични, така че винаги можете да се върнете към някоя от предишните версии. Особено внимание заслужава начинът, по който маркирате променен текст: това ви позволява незабавно да откриете скорошни промени, вместо да ги търсите в текста на целия документ.За да обсъдите текущи работни проблеми, можете да обменяте текстови съобщения с колеги, организирани в форма на коментари. Изборът на междинни версии на документ, които са своеобразни отправни точки за започване на следващия етап на редактиране или просто са се оказали успешни версии, но не съвсем готови за окончателното издание, може да стане чрез задаване на съответните флагове . Ако някой от съавторите все още не е наясно, че работата по документа вече кипи, в което помощта му е добре дошла, можете да му изпратите покана по имейл. Съобщението ще съдържа връзка към сегашна версиядокумент, както и паролата, необходима за достъп до функцията за редактиране.В допълнение към горните действия върху документа, можете да изпращате работни материали до всеки получател по имейл. За да не изпращате постоянно бюлетини, можете да използвате RSS. Ако имате нужда от копие на документа на вашия локален компютър, можете да го изтеглите от сървъра за разработчици на Writeboard и документът автоматично се преобразува в един от двата формата: обикновен текст или HTML. Невъзможността за поставяне на графични обекти директно в текста на документа, който се създава на този етап, ще има отрицателно въздействие: ако текстът съдържа изображения, тогава експортираната версия ще съдържа само връзки към тях. Разработчиците на Writeboard не предоставят специални средства за шифроване на документи, така че това може да се направи с помощта на нещо подобно Инструментът за вътрешен документооборот на компанията, разбира се, не си струва. Но има много проекти, за които тази услуга ще бъде полезна. Авторите на ресурса предлагат използването на тяхното въображение на такива категории потребители като студенти и поети, журналисти на свободна практика и PR мениджъри. Във всеки случай, след като такъв проект предлага своите услуги, защо не опитате да го използвате?

2002. WebDAV протоколза управление на файлове в мрежата

Software AG пусна WebDAV, набор от разширения към HTTP протокола, който осигурява функционалност за съвместно редактиране и управление на файлове на отдалечени уеб сървъри. Протоколът WebDAV дава на служителите в офиса възможност незабавно да публикуват информация в мрежата с помощта на стандартни офис програми. Tamino WebDAV Server интегрира Tamino XML база данни в Windows приложения

Дистанционна работана компютъра: как да работите от вкъщи удобно и ефективно Клименко Роман Александрович

3.3. Сътрудничество с документи

И последната тема, която ще разгледаме в тази глава на книгата, ще бъде описание на начините за съвместна работа по документи по едно и също време. Програмите за такава работа могат да се нарекат най-сложните, тъй като те трябва да предоставят на своите потребители възможност не само за сътрудничество, но и за незабавна или гласова комуникация, както и за чат.

Windows конферентна зала

Първата програма за съвместна комуникация, която бих искал да разгледам, е програмата Windows конферентна залавключени в стандартната доставка на операционната зала Windows системи Vista. Тази програмапредоставя на своите потребители функции за чат, работещи по протокол peer-to-peer, с възможност за публикуване на документи за сътрудничество и редактиране.

За да стартирате програмата Windows конферентна залапросто използвайте полето за търсене в менюто Започнете(въведете реда в него конференция)или стартирайте файла WinCollab.exeнамиращи се в указателя %programfiles%Windows сътрудничество.

Когато стартирате програмата за първи път, ще се отвори прозорец за потвърждение на инсталацията. След като посочите, че искате да инсталирате тази програма, операционната система ще създаде подходящите изключения за стандартната защитна стена и след това ще покаже прозореца за нови потребителски настройки и самия прозорец на програмата (Фигура 3.10).

Ориз. 3.10.Главен прозорец на програмата

Основният прозорец на програмата се състои от два раздела и връзка Отворете файла с поканата.

Създайте и се присъединете към среща

Използване на раздела Започнете нова срещаможете да създадете нова програмна сесия, към която впоследствие могат да се свързват други потребители локална мрежа. За да направите това, просто въведете името на срещата и необходимата парола, след което щракнете върху бутона с дясна стрелка, разположен срещу полето за парола. Освен това, преди да създадете среща, можете да използвате бутона Настроики,за да промените настройките за създаване на събрание, като името на държавата или региона и дали други потребители в локалната мрежа ще имат право да виждат създаденото събрание.

ЗАБЕЛЕЖКА

Когато създавате среща, базирана на безжична връзка компютър към компютър, текущият безжична връзкаще бъдат загубени, тъй като можете да се свързвате само към една безжична мрежа наведнъж.

Има два начина да се присъедините към среща: или с помощта на раздел, или с помощта на файл с покана.

За да се присъедините към среща, като използвате раздела Присъединете се към съседна среща,Просто изберете желаната среща в този раздел (ако при създаването на срещата показването й в списъка със съседни срещи не е било забранено) и след това въведете паролата за достъп до нея.

Ако искате да се присъедините към среща с помощта на файл с покана, един от потребителите, който вече се е присъединил към срещата, трябва да създаде и да ви изпрати файл с покана. След като отворите файла с поканата, който сте получили, и въведете паролата си за достъп, ще бъдете автоматично свързани към създадената среща.

За да ви изпрати файла с поканата, потребителят на срещата трябва да щракне върху бутона Поканете участницислед това в прозореца със същото име, който се появява, щракнете върху връзката Поканете другии след това натиснете един от следните бутони: Изпратете покана по имейлили Създайте файл с покана.

Настройки на програмата

При стартиране на програмата Windows конферентна залаИконата на програмата под формата на човек ще се появи в областта за уведомяване. Използване на артикула Имотиконтекстното меню на тази икона, можете да отворите прозорец Съседни потребители.Този прозорец ви позволява да конфигурирате параметрите на работата на програмата Windows конферентна залаза какво са му двата раздела?

? Настроики– позволява ви да посочите името и изображението (по избор), с които потребителят ще се свърже към срещата, както и да определите от кого ще може да получава покани за среща.

По подразбиране поканите ще бъдат разрешени от всеки потребител, но можете да ограничите списъка само до доверени потребители или да попречите на програмата да обработва поканите за срещи изцяло.

Доверен потребител (или доверен контакт) е потребителят, който ви е изпратил своите Информация за връзкав имейл съобщение или го предаде на какъвто и да е носител. В този случай информацията за контакт на този потребител трябва да съдържа сертификат. Ако искате да знаете дали определен потребител, който ви е изпратил информация за контакт, е доверен, просто отидете в директорията %userprofile%Contacts и намерете файла с контакти на този потребител. Ако името на контакта съдържа фразата Надежден контакт, означава, този потребителсе счита за доверен.

? Вход– позволява ви да влизате или излизате от групата Съседни потребители.

Влизането в група е необходимо, за да могат другите потребители на локалната мрежа да ви изпращат покани за съвместна работа в една от програмите, които я поддържат (например в програмата Конферентна зала на Windows).

Размяна на контакти

Както вече знаете, за да може друг потребител да ви добави като доверен потребител, трябва да му изпратите своя контакт. Това се прави с помощта на имейл клиент като Microsoft Outlook.

За да направите това, отворете папката %userprofile%Contacts, изберете вашия контакт (файл с името на вашия акаунт и разширение CONTACT) и в контекстното му меню използвайте елемента Копие.

След това във вашия любим пощенски клиентсъздайте нов имейл и вмъкнете контакта си като прикачен файл. Ако програмата ви подкани да конвертирате прикачения файл в визитка, спрете я да прави това. Изпратете полученото съобщение до потребителя, на когото искате да прехвърлите контакта си, и го помолете да изпрати своето.

След като потребителят ви изпрати своя контакт, отворете го и щракнете върху Добавяне към списъка с контакти.

Сътрудничество

След като срещата е създадена и всички планирани участници в срещата са се свързали, можете да започнете да работите заедно (фиг. 3.11). Следните връзки са за тази цел.

? Споделяне на програма или работен плот– с негова помощ можете да изберете елемент, сътрудничеството с който ще бъде разрешено в контекста на текущата среща. С други думи, участниците в срещата ще могат да се редуват в достъпа до текущо отворената програма /Работен плоти управлявайте програмата /Бюро.

Въпреки това, преди да създадете споделен достъп до програма, трябва да се уверите, че няма други прозорци над прозореца на съответната програма. В противен случай онези части от прозореца на програмата, които са покрити от други прозорци, ще се показват като черни зони за участниците в срещата.

След като изберете връзката за споделяне, ще ви бъде представен списък с всички отворени в момента програми, които можете да споделите с други потребители. Освен това можете да използвате елемента от списъка, с който можете да отваряте и споделяте всеки файл.

Когато изберете програма, нейният прозорец автоматично ще се появи в главния прозорец на програмата Windows конферентна залаи други участници в срещата ще могат да видят нейното съдържание. Всичко, което правите в прозореца на програмата, която изберете да споделите, ще бъде показано в прозореца Windows конферентна залавсички участници в срещата.

Всеки участник в срещата може да поиска управление на споделена програма. За да направите това, просто използвайте падащия списък Поеми контроларазположен вдясно горен ъгълвляво от падащия списък Настроики.

След това падащият списък Дайте контролразположен в горния десен ъгъл вляво от падащия списък НастроикиУчастникът в срещата, представил програмата за споделяне, ще се появи в различен цвят. Отваряйки го, участникът в срещата ще може да избере един от участниците, които са поискали управление на програмата.

Ориз. 3.11.Създадена среща

След това участникът, който е поискал управление, ще може да работи с програмата, отворена за публичен достъп - всичко, което ще прави с мишката, ще се извършва в прозореца на програмата, отворен за споделен достъп.

За да върнете управлението по-късно, щракнете върху връзката Поеми контролаили натиснете клавишната комбинация Windows+Esc.

? Добавяне на подръчни материали– благодарение на тази връзка можете да дефинирате файлове, които ще бъдат разпределени между участниците в срещата (файлове, криптирани с помощта на файлова система EFS, не може да се използва като раздаване). Впоследствие всеки участник в срещата ще може да промени такъв файл и всички промени ще бъдат синхронизирани с файловете на другите участници. В този случай самият изходен файл няма да бъде променен, тъй като програмата Windows конферентна залаще създаде негово копие. Следователно, след като вие и вашите участници в срещата редактирате съдържанието на конкретен файл, не забравяйте да го запишете.

ЗАБЕЛЕЖКА

Трябва да внимавате, когато запазвате промените. Така че, ако при редактиране на раздавателни материали един потребител е запазил промените, а вторият също е направил редакции и ги е запазил след първия, тогава ще останат само промените, направени от втория потребител.

? Свържете се с проектора– ако по време на срещата искате да се свържете с мрежов проект, използвайте връзката Настроики,разположен в горния десен ъгъл на екрана, след което щракнете върху бутона Свържете се с проектора.

Срещата ще продължи, докато всички участници не напуснат срещата, така че винаги можете да напуснете или да влезете отново в срещата по време на срещата.

Отстраняване на неизправности

Ако не можете да създадете среща или да се свържете със съществуваща среща по програмата Windows конферентна заласлед това проверете параметрите, като вземете предвид следното:

Потребителят е влязъл в акаунта Гост,не може да използва програмата Конферентна зала Windows;

? за правилна работа на програмата Windows конферентна заланеобходимо е, че операционна системабеше разрешено да използва протокола IPv6 (по подразбиране този протокол е активиран, но вие или администраторът можете да го деактивирате като ненужен);

Трябва да имате достъп до папката Контакти(директория %userprofile%Contacts);

Вашият твърд диск трябва да има поне 12 MB свободно пространство;

Следните услуги трябва да работят на операционната система: PNRP, Групиране на мрежови членове, Мениджър на идентичността на мрежови членовеИ DFS репликация;

? Уверете се, че вашият мрежов администратор не е задал групови правила Изключете Windows Meeting Roomразположени в секцията Компютърна конфигурация? Административни шаблони? Компоненти на Windows? Windows конферентна заламодули (можете да го покажете с помощта на командата gpedit.msc);

Трябва също така да се уверите, че вашият мрежов администратор не е задал групови правила Деактивирайте услугите на Microsoft peer-to-peerразположени в секцията Компютърна конфигурация? Административни шаблони? Нет? Microsoft Peer-to-Peer услугитакелаж Редактор на обекти групова политика (можете да го покажете с помощта на командата gpedit.msc).

Гугъл документи

Google Docs е онлайн проект, създаден от портала Google (http://www.google.ru) за реализиране на споделен достъп до документи (фиг. 3.12). Използвайте го, за да управлявате документи, електронни таблици и презентации, които запазвате в защитеното онлайн хранилище на Google. В същото време винаги можете да получите достъп до документи от всеки компютър, свързан с интернет.

Ориз. 3.12.Страница на проекта на Google Документи

Нека да разгледаме клавишните комбинации, използвани в проекта Google Docs (Таблица 3.1). Тези комбинации са налични за документи, таблици и презентации.

Таблица 3.1.Клавишни комбинации на Google Документи

Проектът Google Docs налага някои ограничения върху работата с документи:

Максималният размер на документ е 500 KB, а максималният размер на изображение, вмъкнато в документ, е 2 MB;

Максимален размер на импортираните s локален компютърпрезентации е 10 MB; размерът на презентациите, изтеглени от интернет, е 2 MB; размерът на презентациите, изпратени по имейл, е 500 KB;

Максималният размер на импортираните таблици е приблизително 1 MB;

В проекта можете да качвате файлове със следните разширения: HTML, TXT, RTF, ODT, както и Microsoft документи Office (файловете с тези разширения могат да бъдат компресирани в ZIP формат преди изтегляне);

Потребителят не може да качва повече от 5000 документа и презентации, както и 5000 изображения;

Таблиците могат да съдържат до 10 000 реда, или до 256 колони, или до 100 000 клетки, или до 40 листа, което ограничение е достигнато първо;

Можете да отворите до десет маси едновременно;

Проектът Google Документи може да работи само ако бисквитките и JavaScript не са деактивирани във вашия браузър;

Към момента на писане проектът не поддържа следните браузъри: Internet Explorer 4 за Windows, Internet Explorer 5 за MacOS, Safari, Internet Explorer 6.0.26, Netscape 4 и Opera.

Импортиране и създаване.Създаването на нов файл е много просто - просто използвайте менюто Нови изберете желания елемент в него (Документ, Таблицаили Презентация).След това създаденият файл ще се отвори автоматично в режим на редактиране.

Импортирането на съществуващ файл в проект на Google Документи е малко по-сложно. Най-важното нещо, което трябва да направите за това е да решите как точно ще импортирате документа. Тогава всичко е просто.

Има два начина за импортиране на документ: директно чрез посочване на файла, който искате да импортирате, или чрез изпращане на импортирания документ до определен имейл адрес.

За да импортирате документ, електронна таблица или презентация, използвайте връзката Изтегли.Това ще покаже страница със списък на начините за импортиране на съобщения. На тази страница щракнете върху бутона Прегледи изберете необходим файл. След това щракнете върху бутона Качи файл.

Ако искате да импортирате един или повече файлове по имейл, трябва също да използвате връзката Изтегли.След това обърнете внимание на долната част на страницата, която се появява - тя се показва имейл адресмил <ваш логин>-<случайное число>@prod.writely.com.За да качите документ в проект на Google Документи, изпратете го на адреса, посочен на страницата, като прикачен файл или директно като основна част на имейл.

След изтеглянето файлът ще се появи в списъка с документи.

Работа с папки.Всички файлове, импортирани в проект на Google Документи, могат да бъдат групирани в папки. За да създадете нова папка, щракнете върху бутона създавам,разположен в горната част на страничната лента на страницата със списък с документи, след което изберете елемента от падащото меню Папка.Папката, създадена по този начин, може да бъде преименувана (по подразбиране папката е наименувана нова папка) – за да направите това, просто задръжте курсора на мишката над полето на екрана с папки, който се появява нова папкаи въведете име.

За да добавите елементи към създадената папка, поставете отметка в квадратчето отляво на документа/листа/презентацията и изберете желаната папка от падащото меню Поставете в папкав горната част на страницата със списък с документи. Можете също да преместите елемент в определена папка, като просто го плъзнете Метод на плъзгане& Изпускайте.

За да видите съдържанието на създадената папка, просто щракнете върху нея.

Ако искате да изтриете създадена преди това папка, намерете я в списъка с документи в областта Целият списък,след това прехвърлете в количката. Можете също да изтриете папка с помощта на елемента Изтриване на папкаменю Действия с папкаот лявата страна на страницата (ако сте в папката, която искате да изтриете).

Сътрудничество.Като се има предвид, че в момента се опитваме да разберем как да си сътрудничим върху документи, би било изненадващо, ако не покрием възможностите за сътрудничество, предоставени от проекта Google Docs.

Накратко, Google Docs ви дава възможност да работите съвместно върху документи, електронни таблици и презентации с до 200 други потребители (това е максималният брой потребители, които могат да работят върху един файл). Освен това можете да работите в реално време. С други думи, ако някой от потребителите промени съдържанието на документа, всички промени веднага се показват във вашия прозорец.

За да позволите на друг потребител да сътрудничи по документ с вас, трябва да го поканите да сътрудничи. Преди да направите това обаче, трябва да решите какви права за достъп трябва да предоставите на потребителя, когото искате да поканите.

? Читател– можете да видите съдържанието на последната версия на документа, както и да го експортирате на вашия твърд диск.

За да започнете да си сътрудничите, трябва да отворите документа, който искате да споделите, и след това да използвате връзката Споделяне,разположен в горния десен ъгъл на прозореца на страницата.

Като щракнете върху тази връзка, въведете имейл адресите на хората, които искате да поканите (можете също да въведете адреси на пощенския списък), след това посочете кои са ги каните (сътрудници или читатели) и щракнете върху Поканете сътруднициили Поканете читатели.За таблици (тази функция може да стане достъпна за други типове документи, докато четете това), можете също да използвате опцията за избор на потребителски имейл адреси от вашата адресна книга. За да направите това, просто използвайте връзката Изберете в контакти.

ЗАБЕЛЕЖКА

Ако искате да позволите на поканените потребители да добавят или премахват други сътрудници/четци, поставете отметка в квадратчето Сътрудниците могат да канят други потребители в секцията Допълнителни разрешения. В този случай съавторите, като препратят поканата, която са получили от вас, ще могат да предоставят достъп до документа на други потребители.

Ако искате да поканите хора да си сътрудничат по презентация, трябва да се уверите, че всички поканени потребители имат идентификационни данни за вход. Google публикации. Факт е, че достъпът до презентации е разрешен само за потребители, регистрирани в един от проектите на Google (докато преглеждането на таблици и документи може да се извършва дори от тези потребители, които все още нямат собствен акаунт).

В раздела ще се покаже списък с всички съавтори и читатели на документа, презентацията или таблицата Споделяне.Ако някой от съавторите ви омръзне, винаги можете да го премахнете, като използвате този списък. За да направите това в прозореца Този документ в момента е споделенщракнете хвдясно от името на сътрудника/читателя, който искате да премахнете.

Публикуване на документа.Ако възможността за добавяне на отделни читатели не задоволява амбициите ви, проектът Google Docs с удоволствие ви предлага възможността да публикувате работата си на уебсайт или блог.

За да публикувате документ, просто го отворете и използвайте връзката Публикация.Когато изберете тази връзка, пред вас ще се появи раздел с два бутона.

? Публикувайте в блог– позволява ви да публикувате документ в посочения блог. Проектът Google Docs може да публикува в блогове, които поддържат Blogger, metaWeblog или API на MovableType. Въпреки това, преди да направите това, трябва да посочите настройките за публикуване на вашия блог (хостинг доставчик, потребителско име или парола, име на блог и идентификатор на блог). Това може да стане в секцията Настройки на блога, показани в раздела са често срещанистраници Настройки.

Ако документът, за който сте отворили раздел Публикация,вече публикуван, тогава вместо бутона Публикувайте в блогще видите бутони Повторно публикуване на съобщениеИ Премахване от блога.Използвайки първия, можете да замените публикувания документ с текущата му версия. Щракването върху втория бутон отменя публикуването на документа.

Работа с документи

Можете не само да качвате документи в проекта на Google Документи, но и да ги създавате директно в него, както и да ги редактирате с помощта на прост онлайн WYSIWYG редактор за форматиране на документи, проверка на правописа и т.н.

Можете да редактирате документи не само самостоятелно, но и заедно с други потребители. За да направите това, можете да предложите редактиране или преглед на вашите документи и таблици определени потребителичрез имейл. В долния ляв ъгъл на екрана се появява списък с имена на всички потребители, които в момента редактират документ с вас. Моля, имайте предвид, че не повече от десет потребители могат да редактират един документ едновременно.

Освен това можете да разглеждате и да се връщате към предишни версиидокументи и таблици.

Можете също да публикувате документи онлайн като уеб страници или да публикувате документи във вашия блог.

В табл 3.2 можете да видите списък с клавишни комбинации, използвани в проекта Google Документи за работа с документи.

Таблица 3.2.Клавишни комбинации на Google Документи за работа с документи

Работа с таблици

Таблиците могат да бъдат импортирани в проект на Google Документи и редактирани в него. В същото време проектът осигурява лесен достъп до елементите за форматиране и редактора на формули в таблици.

Освен това можете да комуникирате в реално време с всички потребители, които редактират вашите таблици (до 50 потребители могат да редактират и преглеждат таблица едновременно). Ако таблицата в момента се редактира или преглежда от няколко потребители, ще се отвори раздел Обсъдете,на които са посочени имената им.

Можете също така да вградите таблица или част от таблица във вашия блог или уебсайт.

В табл 3.3 можете да видите списък с клавишни комбинации, използвани в проекта Google Документи за работа с таблици.

Таблица 3.3.Клавишни комбинации за проект на Google Документи за работа с таблици

Работа с презентации

Презентациите могат не само да се импортират, редактират и създават с помощта на прост онлайн WYSIWYG редактор, но и да се експортират с помощта на Запазете като Zipменю Файл.

Можете да използвате клавишна комбинация, когато работите с презентации Ctrl+Mкойто при щракване вмъква нов слайд в презентацията.

Подобно на други видове документи, презентациите са достъпни за съвместно редактиране. В долния десен ъгъл на екрана се появява списък с всички сътрудници, които в момента редактират вашата презентация (до десет потребители могат да редактират презентация едновременно). Ако в момента няколко души имат достъп до презентацията в Вижте презентацията(наличен в горния десен ъгъл на страницата за редактиране), ще се отвори прозорец за чат за комуникация със съавторите на презентацията.

Вашите презентации също могат да бъдат публикувани на уебсайта, което ги прави достъпни за по-широка аудитория.

„Услуги на Google“

Услугите на Google са колекция от проекти на Google Portal, които могат да бъдат внедрени в домейна на вашата организация. С други думи, ако вие (или вашият шеф/администратор) по някаква причина не искате да използвате възможностите на проекта Google Docs поради факта, че ще трябва да съхранявате данните си на сървър на някой друг, тогава можете да разположите някои на проектите на Google на вашия собствен сайт или домейн.

Услугите на Google включват следващи проекти: Gmail (прегледана по-рано услуга за електронна поща), Google Talk (клиент за незабавна комуникация), Google Календар, начална страница (начална страницаза достъп до фирмения уебсайт, проекти, вградени в услугите на Google, както и търсачка Google Docs, Page Creator (инструмент за създаване и публикуване на уеб страници) и контролен панел, API и помощ на Google Services.

Проектът Google Docs, който е част от услугите на Google, практически не се различава от интернет проекта Google Docs, обсъден по-рано. Единствената разлика е няколко допълнителни функциитози проект от Google Apps. Например, администраторът може да попречи на потребителите да изпращат и получават документи, електронни таблици и презентации извън домейна (това се отнася само за файлове, създадени в домейна).

Можете да научите повече за версиите на услугите на Google, както и да се регистрирате за една от тях, на страницата http://www.google.com/a/help/intl/ru/admins/editions_spe.html.

ЗАБЕЛЕЖКА

Ако вече използвате проекта Google Docs и сега искате да преминете към използване на Google Apps, препоръчително е да създадете сметкасъс същото име като в проекта Google Документи. По този начин можете лесно да премествате документи, електронни таблици и презентации между два акаунта. За да направите това, просто влезте в акаунта си за проект Google Документи Google Приложения и изберете Настройки в горния десен ъгъл. След това в раздела Общи щракнете върху връзката Преместете вашите документи и таблици и в прозореца за потвърждение, който се показва, щракнете върху Да. Това автоматично ще премести документи, електронни таблици и презентации, до които преди сте имали достъп в публичния си акаунт в Google Документи, в акаунта на този проект в Google Apps.

Microsoft Office Groove 2007

Избор къде да поставите Описание на Microsoft Office Groove 2007 беше доста сложен. На пръв поглед не можете да кажете точно какви функции поддържа тази програма и дали те са достатъчни, за да я считате за една от избраните, които са удостоени със званието да предоставят възможност за сътрудничество по документи. Но в крайна сметка, след получаване на добра сума като подкуп, беше решено тази програма да се класифицира като програма за сътрудничество.

Microsoft Office Groove 2007 е част от пакета Microsoft Office 2007 и включва незабавни съобщения, чат, функции за синхронизиране и съвместна работа с документи. Можете да го отворите с помощта на иконата на Microsoft Office Groove 2007, намираща се в Всички програми? Microsoft Officeменю Започнете.

Създаване на акаунт в Groove

Ако за първи път стартирате Microsoft Office Groove 2007, ще ви бъде представен съветник Съветник за настройка на акаунт – Microsoft Office Groove.

В първата стъпка този съветник ще ви попита дали искате да създадете нов акаунт или вече имате акаунт, създаден на друг компютър и искате да го използвате за влизане.

След това съветникът ще ви попита дали имате код за конфигурация на Groove акаунт. Ако мрежовият администратор не ви е казал нищо за конфигурационния код, задайте превключвателя на Нямам конфигурационния код на акаунта в Groove.

В следващата стъпка съветникът ще ви помоли да предоставите име, имейл адрес и парола за достъп до акаунта, който създавате.

И в последната стъпка на съветника ще видите падащ списък, с който можете да определите дали създаденият акаунт ще бъде добавен към споделената директория на Groove. Регистрирането в публичната директория на Groove ще улесни другите да намират информация за вас и да взаимодействат с вас.

Създаване на работни пространства

След като създадете нов акаунт, ще видите основния прозорец на програмата (фиг. 3.13), състоящ се от два раздела: Работни пространстваИ Контакти.

Работната зона може да се сравни с отделна чат стая или среща в програмата Windows конферентна зала.С други думи, Работно пространствое място, създадено от един от потребителите, в което други потребители се събират, за да обсъдят определен проблем.

Потребителят, създал работното пространство, се счита за негов мениджър. Той има права да кани и премахва други потребители, да свързва и изключва инструменти, да променя ролята на конкретен член на работното пространство и да извършва други операции по управление на работното пространство.

Освен понятието мениджър, при работа в програмата Groove се използват и понятия като напр участникИ Гостработна среда. Участник може да добави нови ленти с инструменти и да покани нови участници в работното пространство. На госта не се дава никакво разрешение.

Ориз. 3.13.Главен прозорец на програмата

За да създадете ново работно пространство, трябва да използвате връзката Създайте работно пространстворазположен на раздела Работни пространства.След това ще се отвори прозорец Създайте ново работно пространство(фиг. 3.14).

Ориз. 3.14.Прозорец за създаване на работно пространство

Има три стандартен типработни зони, които се различават една от друга по броя и набора от инструменти.

? Стандартен– състои се от раздели ДискусияИ файлове.Раздел Дискусияе предназначен за комуникация между участниците в работното пространство, докато таб файловеизползвани за хостване на файлове за споделяне.

? Споделете файл– позволява ви да създадете работно пространство, състоящо се от папка, чието съдържание ще бъде споделено с други участници в работното пространство.

ЗАБЕЛЕЖКА

Можете също така да създадете работно пространство от типа Споделяне на файлове, като използвате елемента за синхронизиране на папка Groove в контекстното меню на папката, въз основа на съдържанието на което искате да създадете работното пространство.

? проба– ако използвате този тип работно пространство, изберете елемента от падащия списък Възможност за персонализиране(по подразбиране той е единственият в списъка), след което ще се отвори прозорец за избор на онези инструменти, за които вашето работно пространство ще се състои от раздели. По подразбиране можете да изберете следните инструменти.

Албум– добавя раздел, който предоставя възможности за рисуване. Всички промени, които някой от участниците направи в този раздел, автоматично ще се появят в раздела Албум

Тетрадка– позволява ви да добавите раздел, в който можете да създавате кратки бележки. За да създадете бележка, просто щракнете върху връзката. Създайте бележка,след това въведете името на бележката и нейния текст. След като натиснете бутона Запази и затворисъздадената бележка ще се покаже в раздела Тетрадкадруги участници в работното пространство.

Календар– добавя раздел, показващ календар с възможност за създаване на ежедневие и задаване на дата за среща. Всички посочени от вас дати автоматично ще се появят в календарите на другите участници в работното пространство.

Възможност за персонализиране– създава работно пространство без раздели. След това участниците в работното пространство сами ще създадат необходимите инструменти.

Проследяване на въпроси– добавя раздел, предназначен за водене на диалози в стил въпрос-отговор.

чертежи– добавя раздел, съдържащ възможност за добавяне на нови изображения и преглед на изображения, вече добавени от участниците в работното пространство.

Срещи– добавя раздел, с който можете да зададете дневен ред, инструкции, както и да поддържате протокол от срещата.

SharePoint файлове– позволява ви да работите съвместно върху документи от библиотека или папка Microsoft приложения Office SharePoint Server 2007.

Когато свържете този инструмент, ще бъдете помолени да изберете библиотека или папка, чието съдържание ще се покаже в нов раздел.

Форми– показва раздел, с който можете да създавате специални приложения за събиране и преглед на данни.

Формуляри на InfoPath– позволява ви да добавяте шаблони от Програми на Microsoft InfoPath 2007.

Шах– добавя раздел за игра на шах.

В бъдеще винаги можете да добавите правилният инструменткъм вече създаденото работно пространство. Ако сте мениджър на работното пространство, можете също да премахнете добавени преди това инструменти.

След като създадете работно пространство, неговият прозорец ще се появи пред вас (фиг. 3.15). Състои се от основна зона, която заема по-голямата част от прозореца, и три панела от дясната страна. Основната област показва текущия отворен инструмент. Можете обаче да навигирате през всички добавени инструменти, като използвате разделите, показани под основната област. Освен това забележете, че вдясно от разделите има икона с лист хартия и знак +. Използвайки тази икона, можете бързо да добавите допълнителни раздели с инструменти към вашето работно пространство.

Ориз. 3.15.Създаден прозорец на работното пространство

Вдясно се показват три панела, с които можете да видите списъка с участници в работното пространство (Участници в работното пространство),достъп до основни команди (Отбори),и също така използвайте полето за чат за незабавна комуникация с всички участници (Говоря).

ЗАБЕЛЕЖКА

Ако искате да разговаряте с определен член на работното пространство, просто щракнете двукратно върху името му в панела Участници в работното пространство. След това ще видите прозореца Изпращане на съобщение - Microsoft Office Groove, с който можете да изпратите текст или гласово съобщение, както и файла като прикачен файл.

Поканване на нови членове

Но трябва да признаете, че е доста трудно да се разберат възможностите само на прозореца на работното пространство. Това означава, че е време да поканите нови участници в създаденото работно пространство. Това може да стане по няколко начина.

Първо, ако потребителят, който искате да поканите, присъства в списъка ви с контакти, просто отидете в раздела Контактии използвайте точката Покана в работното пространствоконтекстното меню на желания потребител. След това пред вас ще се появи прозорец, в който трябва да изберете работното пространство, на което искате да поканите потребителя.

Ако потребителят, който искате да поканите, не е в списъка ви с контакти, тогава трябва да използвате елемента Покана в работното пространствоконтекстното меню на работното пространство, към което искате да поканите потребителя.

Можете също да използвате падащия списък, за да поканите потребител в работното пространство Поканисамия прозорец на работното пространство. За да направите това, трябва или да изберете желания потребител от този списък, или да въведете името му там сами. След това трябва да натиснете бутона Отивам.

Независимо от метода за покана на нов потребител, пред вас ще се появи прозорец Изпращане на покана – Microsoft Office Groove,в който трябва да въведете текста на поканата или да създадете гласова покана и след това да натиснете бутона Покани.

Веднага щом изпратената покана пристигне до потребителя, неговата програма Groove ще го уведоми за това. Ако потребителят приеме вашата покана, създаденото от вас работно пространство ще се появи в раздела Работни пространствапрозореца на програмата Groove на потребителя.