Основното нещо е да изпратите копие на посочения имейл. Блог за управление на проекти. Писмо с искане за плащане за друга организация

Тамара Воротинцева - директор по развитието на учебната компания "БИЗНЕС ПАРТНЬОР" (Москва). Практикуващ бизнес треньор, автор на книгата „Изграждане на система за обучение на персонал“ и публикации в бизнес издания в Русия, Казахстан и Украйна. Създател на интернет бюлетина: „Кореспонденция по електронна поща в бизнеса“ на сървъра subscribe.ru! Книгата е практическо ръководство за бизнесмени, които водят активна кореспонденция с клиенти и партньори. Той представя инструменти, които ще помогнат за ефективната, оптимална по време и резултати електронната комуникация и максимално съобразена с нормите и правилата, приети в съвременната бизнес общност. Авторът дава практически съвети, илюстрира наблюденията си със случаи от реалния живот и дава аргументирани заключения. Текстът на книгата е богат на разпознаваеми примери от реални делова кореспонденция. Авторът споделя своите наблюдения, техники, „трикове“, които могат значително да повлияят на ефективността и ефективността на бизнеса електронна поща. Ако сте делови човек и за вас е важно да пишете бързо, кратко, компетентно, в съответствие с правилата на добрите бизнес нрави, тази книга ще бъде ваш надежден помощник.

Книга:

Когато работите с полетата To, Cc и Bcc, не забравяйте, че това е важна част от имейла, която засяга по-нататъшни действияучастници в кореспонденцията.

„На кого“ („Това“).Това поле съдържа адреса на получателя, до когото е директно адресирано писмото и съдържащата се в него информация. Авторът на писмото очаква отговор от основния получател. Ако в това поле са поставени двама получатели, тогава авторът на писмото чака отговор от всеки или някои от тях (имайте това предвид, ако името ви е в списъка с получатели). В същото време (ако вие сте подателят), имайте предвид, че не е много препоръчително да включвате повече от един адресат в полето „До“ („До“). Писмо, изпратено до няколко получатели, може да не получи нито един отговор, тъй като всеки ще мисли, че другият ще отговори.

Ако писмото е адресирано до вас, но съдържа копия на други получатели, не забравяйте да използвате бутона „Отговор на ВСИЧКИ“, когато отговаряте! Това ще ви позволи да поддържате кръга от получатели, посочени от инициатора на кореспонденцията.

„Копиране“ („Cs“). INВ това поле поставете адресите на получателите, които според вас трябва да знаят за кореспонденция по този въпрос. Тези получатели получават информация само „за ваша информация“. Получателят на cc обикновено не трябва да отговаря на писмото, но може да го направи, ако е необходимо.

ЗАБЕЛЕЖКА. ВАЖНО Е!

Ако името ви е в полето „Cc“ („CC“), тогава, когато влизате в кореспонденция, не забравяйте, че има ситуации, когато е изключително важно да бъдете учтиви. Използвайте фразите: „Позволете ми да се присъединя към дискусията“ или „Позволете ми да се присъединя към вашия диалог“ или „Позволете ми да изразя мнението си“.

„Скрито копие“ („Bcc“).Това поле е забранено за използване в някои компании, тъй като е инструмент, който противоречи на етичните стандарти за комуникация. Целта на това поле е да покани получателя да стане „таен свидетел“.

Ако вашата бизнес практика е да използвате това поле в работата си, помислете за следното. Получателят на BCC остава невидим за основния получател и получателите на BCC. Понякога е полезно изпращачът и „тайният получател“ да имат предварителна договореност (или последваща информираност) за причината и целта на този метод на информация.

ЗАБЕЛЕЖКА. ВАЖНО Е!

„Скритият“ получател абсолютно не трябва да влиза в кореспонденция от това поле.

Добро време! Днес ще говорим за архивиране SMS, като изпратите всички съобщения от вашия смартфон към имейл. Това може да е необходимо просто с цел запазване на кореспонденция или за по-нататъшна обработка на съобщения, например търсене на необходимата информация в съобщения (контакти, имена, цени и др.) приложения на трети страни, които от своя страна работят с E-Mail. Нека да разгледаме вариант за такова копиране с помощта на смартфон с Android.

Създайте пощенска кутия

За да изпращате и запазвате всички съобщения по имейл, първо трябва да регистрирате пощенска кутия; пощата от yandex.ru е идеална за това. Можете също да използвате съществуващата си пощенска кутия, но препоръчвам да регистрирате нова. Първо, с течение на времето в него ще се натрупат голям брой SMS съобщения, които могат да попречат на работата редовни букви, и второ, ако свържете пощенската си кутия към услуга на трета страна за анализ, не посочвайте данните за вход и паролата за основния имейл в нея.

Инсталирайте приложението SMS Backup + на вашия смартфон с Android

За да изпращате всички SMS съобщения до вашата пощенска кутия, ще трябва да инсталирате и конфигурирате специалното SMS Backup + приложение, което можете да изтеглите от play.goole.com или apk-dl.com (алтернатива за смартфони, които не използват Google Play) или .

Приложението е тествано на Android: 3.xx, 4.xx, 5.xx, 6.xx; Декларира се поддръжка за версия 2.xx.

Настройка на SMS Backup +

Стартирайте приложението;
След като стартирате приложението, в менюто, което се отваря, изберете елемента: Разширени настройки;
След това отидете на Настройки за архивиране;
Поставете отметка в квадратчетата за Архивиране на SMS и Префикс за тема на имейл, махнете отметките от квадратчетата за Архивиране на MMS, Архивиране на регистъра на обажданията (не се нуждаем от MMS и история на обажданията, въпреки че можете да архивирате и тях);
Върнете се в предишното меню и отидете в секцията с настройки на IMAP сървъра;
Изберете елемента от менюто Удостоверяване,

задайте стойността на параметъра на Обикновен текст;
Изберете елемента от менюто Адрес на сървъра, въведете стойността: imap.yandex.ru:993
Изберете елемента от менюто Защита и въведете стойността: SSL
Изберете елемента от менюто Вход (Вашият IMAP акаунт), посочете вашето потребителско име, след което изберете елемента от менюто Парола (Вашата парола за IMAP акаунт), посочете паролата за пощата на yandex.ru;
В главното меню поставете отметка в квадратчето за Автоматично архивиране;
След това отидете на настройките за автоматично архивиране, изберете елемента от менюто Редовен график и задайте интервала от време, в който SMS ще се изпраща до акаунта на пощенската кутия, който посочихме (например на всеки 2 часа).

Приложението SMS Backup + ви позволява не само да правите резервни копиякъм имейл, но и за възстановяване на съобщения от него. Съответните настройки за възстановяване могат да бъдат намерени в раздела Разширени настройки -> Възстановяване на настройките.

След като изпратите съобщения по имейл, всички те ще бъдат поставени в папка, наречена: SMS.

Анализиране на SMS, изпратен до имейл

След като получите списъка с SMS съобщения на вашия имейл адрес, можете да използвате специален софтуеранализират данните, които съдържат. Например, можете да проследявате SMS от банката със съобщения за парични постъпления и дебити, въз основа на които можете да поддържате финансови записи автоматично. Подобно решениереализиран от мен за „сайта“ съвместни покупки„Когато всички SMS съобщения от Банката, получени от Организаторите на СП, се съберат на едно място, анализират и въз основа на тях системата извежда данни в контролния панел за това кой потребител, който е направил поръчката, е извършил плащането.

Бизнес комуникацията е свой собствен свят със свои закони. Много зависи от това как спазваме тези закони: впечатлението, което правим на колегите и партньорите, производителността на труда и дори напредъка в кариерата.

Особено място в бизнес комуникацията заема бизнес кореспонденцията, която е ежедневна отговорност на повечето офис служители и не само. Умението за правилно водене на бизнес кореспонденция може да бъде добра помощ за сключване на изгодни сделки и изграждане на вашия бизнес имидж.

Нека да разгледаме някои характеристики на бизнес писмото. И така, бизнес кореспонденцията е:

използване на шаблонни фрази и клишета
емоционална неутралност,
семантична точност и сбитост на изложението,
добре изградена аргументация.

Бизнес кореспонденцията на английски е същият набор от правила и клишета, някои от които препоръчваме да използват за всеки, който работи с чуждестранни партньори или в международни компании. Предлагаме на вашето внимание няколко полезни фрази, които ще украсят вашата бизнес кореспонденция. Тези фрази ще подчертаят вашия професионализъм и ще помогнат за формирането на образа на бизнес човек. Нека да започнем!

1.Моля, намерете приложено

Да започнем с класиката. Често трябва да прикачите различни документи или други файлове към писмо. За да уведомите получателя за наличието на прикачен файл, тази фраза е идеална. В крайна сметка думата „Прикачен файл“ в превод означава „привързаност“. Фразата трябва да се използва в края на писмото.

Ето няколко примера за използване:

Моля, вижте приложено моето портфолио.
Моля, вижте приложено копие на споразумението/договора.

2. Препратих

Тази фраза може да се използва, ако трябва да препратите имейл до други получатели. За да уведомите получателя за това, фразата „Препратих“ е идеална. Например:

Изпратих ви автобиографията на Анна.
Препратих ви имейла на Джон.

3. Получих копие

Човек, който не е посветен във всички тайни на особеностите на бизнес кореспонденцията, може да не разбере какво означава това странно съкращение. Но ние сме професионалисти. „I’ve cc’ed“ е съкращение, което означава, че съм копирал. Фразата означава „да копираш някого, за да получаваш писма“.

Така че, ако трябва да информирате някого, че сте копирали други получатели, не се колебайте да използвате тази фраза. например:

Изпратих копие до Сара на този имейл.
Изпратих копие на Джак и Джими на тези имейли.

Що се отнася до съкращенията, които не могат да се използват в бизнес кореспонденцията, обикновено се прави изключение за този случай.

4. За повече подробности

Тази фраза е доказан начин да завършите учтиво писмото си на английски. „За повече подробности“ означава „за повече подробна информация", "в детайли". Примери за използване:

За повече подробности се свържете с мен по всяко време.
За повече информация пишете на нашия мениджър продажби.

Друга фраза, която ще ви помогне да завършите учтиво, е „Ако имате въпроси, моля, не се колебайте да се свържете с мен“. В превод това означава „Ако имате въпроси, не се колебайте да ми пишете.“

5. Очаквам с нетърпение

Изразът „гледам напред“ означава „да гледам напред“. Така че, ако очаквате с нетърпение отговор или някакво друго действие от страна на получателя, тогава би било съвсем подходящо да използвате тази фраза. например:

Очаквам с нетърпение вашия отговор.
Очаквам с нетърпение вашия отговор.

Фразата е най-добре да се използва в края на писмото.

Когато пишете писмо, трябва да сте учтиви, дори когато наистина не ви се иска. Способността да пишете компетентни писма във всяка ситуация отразява вашия професионализъм, добри обноски и познаване на бизнес етиката. В заключение, нека ви напомним, че в бизнес кореспонденцията трябва да покажете прецизност на формулировката и безупречна грамотност. Използването на съкращения също е неприемливо (с редки изключения).

Пишете имейли на английски правилно, скъпи приятели! Късмет!

Как да изпратите документ чрез електронна пощаза манекени, три прости начина.

Искате ли да знаете как постоянно да печелите пари онлайн от 500 рубли на ден?
Изтеглете безплатната ми книга
=>>

С развитие World Wide WebПоявиха се повече начини за комуникация между хората от разстояние. Сега можете не само да се обадите на някого, без да напускате дома си, но и да изпратите имейл.

В същото време, използвайки електронна поща, можете да изпращате писма с прикачени файлове под формата на различни текстови документи, презентации, снимки, видео и др. Разбира се, целият процес на изпращане на имейл с прикачен файл е доста прост.

Понякога обаче за начинаещите потребители е трудно да се справят с тази задача без външна помощ. Тази статия ще разгледа по-отблизо изпращането на имейли с прикачени файлове.

Как да изпратите документ по имейл

Въпреки многото различни услуги, които предоставят възможност за изпращане на писма до в електронен форматчрез интернет (Yandex.Mail, Gmail, Mail.ru, Yahoo, Rambler и други), всички те работят по един и същ алгоритъм.

Само прикачването на файл в такива услуги може да варира леко. Но като цяло, за да изпратите имейл с прикачен файл, можете да следвате следната процедура:

Първо, трябва да влезете в акаунта си в услугата и да кликнете върху „Писане“ или друг бутон, предоставен от услугата за електронна поща за писане на писмо по електронен път.
След това посочете в реда „До“. имейл адреспощата на адресата.
Ако е необходимо, можете да посочите темата на вашето писмо в полето „Тема“.
След това, в допълнение към обикновен текст, ако трябва да изпратите документ или друг файл от компютър, трябва да намерите инструмента, който отговаря за това в услугата, която използвате, и да щракнете върху него. Например, ако използвате Yandex.Mail, Gmail или Yahoo за тези цели, тогава трябва да кликнете върху иконата под формата на кламер, а на Mail.ru и Rambler има бутон „Прикачване на файл“.
След като намерите документа, който искате да изпратите, кликнете върху него с мишката, за да го изберете и щракнете върху бутона „Отвори“.
След качване на файлове в Пощенска услуга, проверете дали писмото е форматирано правилно (на кого го изпращате и какво точно). Ако има повече документи, отколкото ви трябват или сте избрали грешното нещо, тогава до него, като правило, се появява икона на кошче от дясната страна, щракването върху което го изтрива ненужен файл. За да добавите документ, щракнете отново или върху кламера, или върху „Прикачване на файл“.
За да изпратите имейл до получателя, щракнете върху бутона „Изпрати“.

Също така си струва да се отбележи, че при използване мобилна версия пощенски кутии, алгоритъмът на действията е подобен на разширения. Тоест, ако сте на път и необходим документналични на вашия телефон или таблет, след това, ако са налични мобилно приложение, може да се изпрати и по имейл.

В този случай също попълнете всички задължителни полета и след това щракнете върху кламер или „Прикачи файл“, като по този начин добавите документа и го изпратите. Както можете да видите, всичко е доста просто и удобно.

Изпрати линк

Ако вашият документ се съхранява на облачни услуги, като Google Drive, Yandex Drive и други, или сте създали документ в Google Doc, тогава можете да изпратите връзка към документа.

За да направите това, отворете документа, щракнете върху настройките за достъп и копирайте връзката, която можете да изпратите в имейл. Ако това са документи, съхранявани в Диск, тогава можете да ги изтеглите на вашия компютър; ако това е документ в Google Документи, тогава можете съвместно да го редактирате, да правите промени, коментари и т.н.

Слово

Ако използвате програмата Word за създаване и редактиране на документи, можете да настроите функцията за изпращане на имейл веднъж и след това да я използвате.

Инструкции:

обръщам внимание на горен панел, а именно в раздела - поща. Там трябва да се появи нова икона с името, което сте й дали.

Сега, след като създадете или редактирате документ, щракнете върху тази икона. Необходимо е само да посочите имейла на получателя и документът ще бъде изпратен на посочения адрес.

Как да изпратите документ по имейл, резюме

Показах ви три начина за изпращане на документ по имейл, изберете най-удобния за вас. След като изпратите писмо, ще разберете, че в този процес няма нищо сложно.

Основното нещо, което трябва да разберете е, че вие не изпращате хартиения документ, той остава при вас. изпращате го електронно копие, а получателят ще го разпечата сам, ако е необходимо.

Но за да изпратите хартиения оригинал на всеки документ, трябва да използвате нашата редовна, обичайна поща и да изпратите документа с препоръчана поща.

Полезни статии:

P.S.Прилагам екранна снимка на моите приходи в партньорски програми. И ви напомням, че всеки може да печели пари по този начин, дори и начинаещ! Основното нещо е да го направите правилно, което означава да се учите от тези, които вече печелят пари, тоест от професионалисти в интернет бизнеса.

Вземете списък с доказани партньорски програми през 2018 г., които плащат пари!

Изтеглете контролния списък и ценните бонуси безплатно
=>> „Най-добрите партньорски програми за 2018 г.“

Бизнес комуникацията чрез имейл е неразделна част от живота на всеки. модерен човек: Пишем на колеги, ръководство, клиенти, бизнес партньори, хора, които ни познават, и тези, които все още не ни познават. Какво е бизнес етика в електронната кореспонденция и колко е необходима за успешен бизнес?

Всяка буква е наша визиткаи отражение на бизнес позицията. И ако за нас е важно тази визитна картичка да изглежда прилично и бизнес позицията да допринася за комфорта и продуктивността на комуникацията, тогава познаването на основните правила на добрите нрави и спазването им в ежедневната кореспонденция е най-важното условиеуспех.

По отношение на електронната бизнес кореспонденция се прилагат същите правила и разпоредби, както бизнес общността работи във всички други форми на бизнес взаимодействие: при комуникация по телефона, преговори и др. Според мен етиката на бизнес кореспонденцията по имейл се основава на няколко непоклатими принципа:

Взаимно уважение между опонентите към личността и бизнес позицията на другия.
Внимание към бизнес интересите на опонента.
Разбиране на важността на проблемите с поверителността.
Точност в обмена на информация.

Нека разгледаме практически инструменти за прилагане на тези принципи

1. Компетентно и ясно проектирано поле „Тема“ / „Тема“.

Посочването на тема спестява време на адресата, като му позволява незабавно да оцени съдържанието на писмото, което получава, и бързо да вземе решение за неговия приоритет при четенето му.

2. Поздрави и лично обръщение към адресата/получателите

Създава доверие и придава на писмото индивидуален щрих. Игнорирането на името на адресата се възприема като некоректност.

3. Точност на адресиране

Правилното попълване на полетата „До“, „Як“ и „Скрито копие“ е най-важният инструмент за ефективна и етична комуникация. За да избегнете грешки при работа с тези полета, трябва да знаете тяхното предназначение, което е общоприето в съвременната бизнес среда:

ако вашето име е в полето за директен адресат („До“), това означава, че подателят на писмото очаква отговор на въпроса си от вас;
ако в това поле са поставени няколко адресата, това означава, че подателят на писмото чака отговор от всеки или от някой от адресатите;
Ако вашето име е поставено в полето "Cc", това означава, че подателят иска да сте наясно с проблема, но не очаква отговор от вас. Не трябва да въвеждате темата на кореспонденцията, ако името ви е в полето „Копия“. Ако все пак решите да влезете в кореспонденция, знак за добро възпитание би било да започнете писмото с една от следните фрази: „Нека и аз да се включа в дискусията този проблем...”, „Извинете, че се намесвам...”, „Нека изкажа моето мнение...”.

Особено внимание от гледна точка на етиката принадлежи на полето „Сляпо копие“. Това е най-„уязвимият“ имейл инструмент от гледна точка на бизнес етиката, защото... това поле обикновено се възприема като инструмент за таен контрол и информация. Получателите на Ск не се виждат от другите получатели. Някои компании, които са чувствителни към етичните въпроси, забраняват използването на този инструмент в корпоративна кореспонденция. Изключение правят масовите изпращания (например покани). Те се изпращат до голям брой получатели, но имейл адресите не трябва да са видими за всички.

Има компании, които се отнасят по-спокойно към полето „Bcc“, като се придържат към следните универсални правила:

в полето „Скрито копие” се поставят получатели (скрити адресати), които трябва да са запознати с кореспонденцията, но тяхната информираност не трябва да е очевидна за преките адресати;
изпращането на писмо с попълнено поле „Bccdc“ предполага предварително съгласие или последващо познаване на автора на писмото и скрити получателиза причината и целите на тази форма на осъзнаване;
скрития получател не трябва да въвежда темата на кореспонденцията от полето BCC.

4. Бързина на реакцията

Времето за отговор на писмо е един от показателите за вашата позиция спрямо бизнес интересите на партньори и клиенти. Компаниите имат различни стандарти в това отношение. Приемливото време за отговор/реакция на писмо е в рамките на два до три часа. Ако, след като сте получили писмо и сте го прочели, разберете, че не можете да му отговорите в рамките на 24 часа, тогава правилото за добра форма би било да изпратите на адресата информация, че сте получили неговото писмо и ще му отговорите: „Получих писмо. Ще отговоря днес през деня"или „Получих писмо. За да отговорите трябва Допълнителна информация. Ще се опитам да отговоря не по-късно от...”

Ние предлагаме

5. Правилна работа с информация (обем, език, структура, формат)

Естеството и особеностите на представянето на информацията в текста на писмото също е инструмент и индикатор за вашата способност и желание да водите кореспонденция възможно най-коректно и уважително към вашия адресат:

максимален комфорт при четене на обема на писмото, което се побира „в един екран“, максимално – в обема на текста на един лист формат А-4;
обемът на изпратените прикачени файлове не трябва да надвишава 3 MB (по-големите файлове може да създадат проблеми, тъй като може да не преминат пощенски сървърадресат);
По-добре е да „опаковате“ изпратените файлове в универсални кодировки: Zip или rar (други разширения могат да бъдат блокирани или отрязани по време на препращане и да създадат проблеми за получателя);
когато отговаряте на писмо от адресата, текстът на вашия отговор трябва да бъде поставен в горната част (в началото) на писмото, а не в долната част (това спестява на адресата необходимостта да „превърта“ през предишния текст на кореспонденцията в търсене на отговора, който сте написали);
Не трябва да започвате отговор на писмото на адресата като ново писмо (без да запазите историята на кореспонденцията). Такъв отговор ще принуди получаващия получател да губи време в търсене на оригиналното съобщение;
Необходимо е да се пише на език, който е възможно най-разбираем за адресата. Във всеки конкретен случай въпросът за целесъобразността на използването на професионална, вътрешнофирмена лексика, жаргон, съкращения и англицизми (заимствани от на английскина някой друг език).

Ако използването на жаргон и съкращения увеличава скоростта и ефективността на кореспонденцията, тогава използването на жаргон е приемливо и етично. По този начин вътрешната кореспонденция в една компания почти винаги е пълна с жаргон: тя е позната и разбираема за всички участници в кореспонденцията и ви позволява да спестите време. Но в кореспонденцията с външни бизнес партньори/клиенти това е въпрос, който изисква повишено внимание.

Случва се да не можете без терминология. Например, една компания предоставя на клиентите продукт/услуга като онлайн реклама и понятия като „медиен контекстуален банер“, „ключови думи“, „отрицателни думи“, „ctr“ не могат да бъдат заменени с нищо, те трябва да бъдат въведени в бизнес контекста и научете клиента да работи с тях. В този случай е важно и двете страни да имат търпение и желание да обясняват и учат.

Въпреки това, има случаи, когато използването на съкращения и термини може и трябва да се избягва.

ПРИМЕР:

Един мой приятел прекара 2 дни в търсене на отговор на въпроса: какво е ASAP. Тя подготвяше материали за издателството и в последното си писмо й писаха: „ Маша, моля, изпратете всичките си материали възможно най-скоро" Маша реши, че това е обозначение на непознат за нея формат, в който текстът трябва да бъде „преведен“. Времето, което Маша отдели за „дешифриране“ и удовлетворяване на заявката на издателя, отне 2 дни. Представете си раздразнението на Машината, когато след 2 дни установи, че зад мистериозното “asap” се крие широко използвано в англоезичната среда съкращение “ възможно най-скоро» – « възможно най-бързо».

СЪВЕТ:не злоупотребявайте с англицизми, специални термини и вътрешни съкращения в кореспонденция с външни клиенти и партньори.

6. Наличие на подпис и информация за контакт

Това е необходим атрибут, който трябва да завършва всяка ваша буква. Следното трябва да бъде поставено в блока за подпис:

Вашето име и фамилия.

Това прави кореспонденцията персонализирана, което се отразява на ефективността и психологическия комфорт на комуникацията. Не трябва да използвате съкращения в подписа си. Вместо Т.Л. Воротинцева в подписа си ще напиша Тамара Леонидовна Воротинцева (или Тамара Воротинцева), за да може адресатът да разбере как да се свърже с мен в писмо за отговор.

Посочете вашата позиция.

Правейки това, позволявате на получателя да разбере границите на вашите правомощия и професионална компетентност при разрешаването на проблеми.

Координати за контакт (телефон, имейл, име и адрес на фирмата, уебсайт).

По този начин ще предоставите на получателя възможност за допълнителна оперативна комуникация при необходимост.

Обобщавайки всичко по-горе и притежаващ дългогодишен опит в наблюдението на кореспонденцията в различни компании, мога уверено да кажа следното: етичните стандарти в съвременната бизнес общност са не само и не толкова номинални атрибути на правилата на добрите нрави, те са практически инструменти, вдъхновени на живот, които позволяват бизнес комуникацията да бъде коректна, бърза, удобна и , в крайна сметка, ефективен.

Обърнете внимание на обучението, проведено от Тамара Воротинцева.

Статии