Как да използвате iCloud разумно за съвместна работа по документи. Работа с данни от работен лист в OneDrive Едновременна работа с файлове в облака

Много често има ситуации, когато е необходимо да се съберат данни от няколко души в един Excel файл. Ако всички работите в една и съща организация и всички имате достъп до някои общи мрежова папка, значи няма проблеми. Но какво ще стане, ако няма такава възможност и няма време за последователно попълване? В този случай облачната услуга SkyDrive ще ни помогне, която ви позволява да съхранявате документи в облака, да позволявате на няколко потребители да работят едновременно в един документ, да ограничавате достъпа до определени хора и много други.

Как ще продължим? Като начало ще създадем шаблонен Excel файл с таблица, която ще трябва да бъде попълнена. След това ще поставим файла в облака на SkyDrive. И накрая, ще изпратим връзка към файла по пощата на всички участници в събитието и ще изчакаме, докато всички го попълнят.

В нашия пример таблицата изглежда така, където основните индикатори са разположени хоризонтално, а областите, към които ще разпределим таблицата, са вертикално.

Когато файлът е готов, трябва да го запишете в облака, за да направите това, щракнете върху раздела файл,избирам Запиши като –> Потребителско имев SkyDrive.Моля, имайте предвид, че за да спестите в облака, трябва да имате акаунт. влизане в Microsoft ID на живо.

Сега, когато нашият файл е в облака, можем да дадем достъп за модификация или само за четене. В раздела Файлизбирам Общ достъп-> Поканете други хора.Регистриране на адреси електронна пощавсички получатели, посочете нивото на достъп (четене, промяна), добавете няколко реда към нашата директива и щракнете Общ достъп.

Получателите ще получат съобщение, подобно на следното, с прикачена връзка към файла. Моля, имайте предвид, че за да отворите файла, потребителят не трябва да има инсталирано копие на Excel на своя компютър, тъй като щракването върху връзката ще отвори вашия файл с помощта на уеб клиента на Excel.

Уеб клиентът на Excel има намалена функционалност от десктоп клиента, но се справя добре с повечето ежедневни задачи.

второ - Публикувайте в в социалните мрежи, което прави възможно публикуването на линк на стената на социална мрежа. Не използвахме тази опция в нашия пример, защото трябваше да изпратим файла до конкретни хора и в такъв случайвръзката ще бъде поставена на стената на Facebook, така че всички приятели ще могат да редактират файла.

Можете да извършвате всички същите операции, без да имате инсталиран Excel на вашия компютър, като използвате браузър. Просто отидете на уебсайта на SkyDrive, където горните опции също са налични.

Светът около нас се променя. Ако по-рано дистанционна работаизглеждаше нещо напълно екзотично, но сега вече се смята за нещо нормално: според последните проучвания се оказа, че до 2020 г. една пета от всички руснаци ще работят дистанционно. И например в Съединените щати повече от една трета от всички американци вече работят дистанционно. Дистанционната ми работа обикновено беше свързана с документи на MS Word. (И понякога - с презентационни файлове.) От старите версии на Word (поне преди двадесет години), текстовият редактор на Word разполага с най-удобното средство за преглед и съвместно редактиране на документи, а в документа можете да запазите целия история на промените и винаги можете да видите кой от потребителите какви промени е направил. Между другото, според моя опит, по-голямата част от потребителите (и дори професионалните редактори) нямат представа, че такива инструменти съществуват в Word, и когато трябва да работят заедно върху документи, те го правят по старомодния начин: правят корекции към текста в движение и напишете подробни коментари в бележки.В старите времена, когато нямаше облачни услуги, документите се изпращаха по имейл (или прехвърляха на флопи дискове) и това не беше много удобно: някои версии на файлове се губеха в процеса, новите версии бяха заменени със стари - и някои от корекциите бяха загубени. Но с времето Microsoftсе появиха две много значими, които значително улесняват съвместната работа по документи. И тези иновации са следните: онлайн версия на офис пакета MS Office, който ви позволява да работите в обичайните Word, Excel и Power Point от всеки компютър с достъп до интернет, и облачната услуга OneDrive, с която можете лесно да организирате съхранението на документи, върху които работите заедно, директно в Интернет: в този случай потребителите вече изобщо не са обвързани с конкретни компютри и могат да имат достъп до необходимите документиотвсякъде. Поради естеството на работата ми като главен редактор по няколко проекта, често се налага да обяснявам подробно схемата за съвместна дистанционна работа по документи на нови автори, затова реших да представя всичко това в отделна статия: тя ще да бъде полезно за новите автори и е много вероятно на някои от тях, скъпи читатели, това да бъде полезно. Как се прави всичко това? Първо трябва да се регистрирате в облачната услуга OneDrive, която е полезна за съвместна работа и за архивиране на важни данни, и за отдалечен достъпкъм вашите документи и медийни файлове, ако вече имате акаунт в Microsoft, тогава можете да влезете в OneDrive с този акаунт, а ако не, просто създайте този акаунт: за това ще трябва да посочите някакъв работещ имейл, към който имате. имате достъп.
Принцип на действие облачна услуга OneDrive е приблизително същото като например Dropbox: имате достъп до вашето лично хранилище в Интернет (на уебсайта на OneDrive) и това хранилище може да се синхронизира със съответното хранилище на вашия работен компютър, лаптоп, таблет, смартфон. За да синхронизирате с облака, инсталирайте подходящия Приложение OneDrive, в който се правят настройки за синхронизация.
Посочвате папката, в която ще се намират папките на OneDrive, посочвате кои от тях да се синхронизират - и това е, след което OneDrive ще може да изпраща автоматично снимки и видеоклипове, които правите с вашия смартфон или таблет безплатно по подразбиране ви се разпределят 15 GB място в облака, което е достатъчно за снимки и документи. Въпреки това, ако използвате плана Office 365 (а аз го използвам буквално от първия ден на появата му - това е много удобно), където за 286 рубли на месец или 2874 рубли на година ви се предоставят Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher и Access и можете да ги инсталирате за петима потребители на пет компютъра, пет таблета и пет смартфона, тогава с този план се разпределя до 1 TB за всеки потребител в OneDrive и можете да разни слон там.

Моят OneDrive

Облачните възможности на OneDrive обаче са удобни и полезни, но сега се интересуваме от тази услуга предимно от гледна точка на организиране на съвместна отдалечена работа. И тук OneDrive, разбира се, значително превъзхожда Dropbox, защото приложенията на MS Office са добре пригодени за OneDrive и работят много, много просто. Виж. Да приемем например, че сте създали статия в MS Word. След това трябва да изпратите тази статия на редактора (шефа, колегата), за да може той да направи своите коментари и да редактира статията. За да направите това, трябва да запазите тази статия не в локална папка, а в съответната папка на OneDrive. Това може да стане буквално с едно кликване: в Word, когато записвате документ, просто изберете вашия OneDrive. (Първия път, когато влезете, OneDrive ще ви помоли да предоставите информация за вашия акаунт - имейл и парола.)

Е, тогава запазете документа си, например, в папката „Office Live Documents“. Или създавате друга папка в OneDrive за това - както ви е удобно, OneDrive се интегрира с Windows и операционната система работи с папките по същия начин, както с папките на локалния компютър.

Сега какво трябва да се направи? Дайте достъп до този документ на вашия редактор (шеф, колега). Това се прави много просто. В Word щракнете върху Файл - Общ достъп. Появява се прозорец като този.

Там въведете адреса на лицето(ата), които трябва да прочетат и редактират вашата статия, след което щракнете върху бутона „Споделяне“.

Той ще получи съответно известие по имейл, което изглежда по следния начин.

И всички поканени от вас абонати ще се появят в данните на вашия документ.

След това вашият абонат просто трябва да кликне върху връзката - и тази статия ще се появи за четене в онлайн версията на Word.
Има връзка „Редактиране на документ“: с негова помощ можете да отворите документа за редактиране в онлайн версията или в MS Word.

По-удобно е, разбира се, да работите с документ в Word, но ако сте на компютъра на някой друг, онлайн версията може да бъде изход.

Статия в онлайн редактора

Дали тези корекции да се показват на екрана или не е разрешено в съответното меню.

Човекът, който редактира документа, обикновено не показва всички корекции на екрана - това е неудобно за редактиране. Но когато авторът получи документа след редактиране, той включва режима „Всички корекции“ - и перфектно вижда във всички подробности какво е направил редакторът с неговия текст: корекции, изтривания, преформатиране и бележки.

Екранната снимка може да се кликне

Можете да отговаряте на коментари и винаги можете да видите кой какви бележки е направил.

Авторът прави необходимите корекции, редактира нещо там и го изпраща обратно на редактора. Той също така ясно показва как документът се е променил от последното му редактиране, а промените и допълненията, направени от автора, са показани в различен цвят - това е много ясно. (По принцип всеки потребител избира различен цвят за своите корекции.)

Екранната снимка може да се кликне

Освен това е достатъчно да изберете режим на показване „Без корекции“ - статията ще бъде показана така, както трябва да изглежда в завършен вид.
По същия начин, над документ (електронна таблица, презентация, база данни, график) могат да работят десетки различни хора. MS Office внимателно ще записва всички допълнения и промени и винаги можете да се върнете към някои предишни версии. Освен това системата работи съвсем нормално в режим на много потребители, тоест когато няколко души работят върху документ едновременно. . И винаги можете да видите кой в ​​момента работи по този документ с вас.

Възможността за редактиране на документ може да бъде ограничена: например, някои потребители ще имат право само да добавят бележки, други ще имат право само да четат. Можете също така да ограничите набора от разрешени за използване стилове.

Между другото, много е желателно да премахнете цялата история на редакциите и коментари от крайния документ, особено ако е предназначен за използване от други хора. Това е доста лесно да се направи: трябва да запазите документа под ново име и в менюто Преглед - Приемиизберете "Приемане на всички корекции и спиране на проследяването" - тогава ще получите окончателния текст (таблица, презентация и т.н.) без излишна информация.

Иначе знам за случаи, когато потребителите много съжаляват, че не са изтрили цялата история на промените в даден документ и особено коментарите. Така се организира дистанционната работа на няколко човека върху един документ. Както можете да видите, всичко е много просто, лесно и удобно. Microsoft акаунт, използване на OneDrive, използване на онлайн или офлайн версии на MS Office, проследяване на промените, различни видове преглед на промените. И съвместната ви работа по документи ще бъде изключително удобна и винаги ще можете да проследявате всички стъпки за промяна на документа когато например трябва да ми изпратят моя статия с някакви редакции, хората изпращат документа без да проследяват промените и аз трябва да сравня техния текст с моя, за да разбера къде и какво са коригирали. Това е просто лудост: защо трябва да са включили проследяването на промените - и тогава щях да видя всичко веднага? Така че не пренебрегвайте такива възможности, те ви позволяват да спестите много време и много ефективно да си сътрудничите от разстояние върху някои файлове .

Сред новите тенденции в екипната работа с файлове и документи е съхраняването на всички данни в облака и организирането на достъп до тях едновременно от различни устройства. Един от „пионерите“ в областта на подобна синхронизация беше Apple, която представи своя собствена „облачна“ система, наречена iCloud през юни 2011 г. Тази услуга стана повече или по-малко напълно работеща, започвайки с версията на OS X Mountain Lion, когато се появи синхронизирането на редица приложения за работа с документи.

Работата с iCloud е доста проста и днес ще разгледаме как правилно да организирате синхронизирането на данни и да си сътрудничите върху текстове и презентацииизползвайки тази облачна услуга.

Активиране на работа с документи и данни

Ако все още нямате безплатен iCloud акаунт или току-що сте започнали да го използвате, тогава трябва да прочетете, за да създадете и настроите нов iCloud акаунт. За да съхранявате вашите документи в облака, трябва също да отидете в настройките за документи и данни и да активирате синхронизацията с iCloud; и също така активирайте тази синхронизация на всичките си устройства с iOS („Настройки > iCloud“).

Намиране на съвместими приложения

Днес наборът от приложения, които поддържат работа с iCloud по отношение на съхранение на файлове и документи, е доста малък. За Mac поддръжката на iCloud е внедрена за приложения като Preview, TextEdit, iWork '09 / '11 (Pages, Numbers, Keynote), GarageBand.

Що се отнася до разработчиците на трети страни, те поддържат синхронизация текстови редактори iA Writer, Byword, Smultron; PDF редактор PDFpen; графичен редактор Pixelmator. Популярният офис пакет в момента не поддържа синхронизация на документи в iCloud.

Работим с документи в новия ни „облак“

Приложенията, които имат собствена поддръжка на iCloud, записват файлове и документи в облака доста лесно. Натиснете Command-S и изберете iCloud като място за съхранение, след това изберете име за файла и щракнете върху „Запазване“.

Достъп до такъв файл е осигурен за всички устройства, свързани с „облака“: вашия настолен Mac, вашия лаптоп и смартфон на Apple - всички те ще „виждат“ и обработват записания документ по същия начин, за да отворят файл, записан в iCloud , просто натиснете Command-O в приложение, което поддържа iCloud, след което щракнете върху иконата на iCloud.

Преместване на файлове в облака

По принцип можете да поставите във вашия „облак“ различни файловеот вашия Mac. За да направите това, отворете файла с приложение, което поддържа запис в iCloud, изберете File > Move To, след което изберете iCloud като дестинация. По този начин можете да премествате папки и файлове в облака.

Ограничения на iCloud

iCloud е чудесен начин за сътрудничествона няколко различни устройства, но проблемът е, че работата през „облака“ е възможна само поради приложенията, които сте използвали за създаване на конкретен файл. Ако например сте създали нов Текстов документкато използвате , тогава можете да запазите този документ в облака в няколко формата, включително Майкрософт Уърд. Но няма да можете да отворите този файл от „облака“ в Word. Освен това: няма да можете да преглеждате и редактирате този файл от „облака“ с нищо друго освен редактора TextEdit, в който е създаден файлът.

Разбира се, можете да запазвате локално копие на вашия Mac всеки път и да работите с него, след което да го качите обратно в облака на Apple. Но ако ви се налага често да редактирате и синхронизирате редакции между различни приложения за един и същ файл, по-добре е да използвате Dropbox и подобни универсални облачни услуги за синхронизиране, а не iCloud.

Достъп до файлове в iCloud с помощта на Finder

OS X съхранява копия на вашите iCloud документи в скрита папка. По същество, съхраняване на файлове в „облака“ на отдалечени сървъридублирани поради постоянна синхронизация с локални копия в внимателно „скрита“ директория на локалния Mac. Можете да отворите тази папка с помощта на Finder: изберете елемента от менюто Go -> Go To Folder и посочете ~/Library/Mobile Documents/ като целеви адрес. Ще се отвори прозорец и ще видите куп различни папки с всякакви странни имена, но има и папки с имената на приложенията, за които са създадени.

Ако имате нужда от достъп до файлове в iCloud, тогава е по-лесно и по-бързо да ги копирате от тази папка, вместо да ги „пускате“ през приложения всеки път.

iCloud вече може да се използва за сътрудничество между няколко устройства, надяваме се, че в бъдеще този „облак“ само ще увеличи гъвкавостта и възможностите си.

Споделяне в Microsoft Excelдава възможност на няколко потребители да работят с един файл наведнъж. Десет до двадесет души на различни компютриедновременно въвеждане на някои данни в един документ. Където се намира определена информация, работят определени формули.

„Основният потребител“ има възможност да проследява действията работна група, добавяне/премахване на участници, редактиране на противоречиви промени. Как да настроите сътрудничество в Excel.

Характеристики на работа със споделен файл

Не всички задачи могат да се изпълняват в споделена работна книга на Excel.

• Създаване на Excel таблици.
• Създавайте, редактирайте или преглеждайте скриптове.
• Изтриване на листове.
• Обединяване или разделяне на клетки.
• Работа с XML данни (импортиране, добавяне, актуализиране, изтриване и др.).

Изход: деактивиране на споделянето - изпълнение на забранена задача - активиране на достъпа отново.

Споделянето също така ограничава редица задачи за участниците:

Как да споделя Excel файл?

Първо решаваме коя книга ще „отворим“ за редактиране от няколко участници наведнъж. Ние създаваме нов файли го напълни с информация. Или отворете съществуващ.

1. Отидете в раздела „Преглед“. Диалогов прозорец за достъп до книга.
2. Контрол на достъпа до файлове – редактиране. Поставете отметка в квадратчето до „Разрешаване на няколко потребители да редактират файла едновременно“.
3. Преминете към инструмента за повече информация, за да конфигурирате вашите опции за редактиране с много потребители.
4. Натиснете OK. Ако отворим публичен достъп до нова книга, ние избираме нейното заглавие. Ако споделянето е предназначено за съществуващ файл, щракнете върху OK.
5. Отворете менюто на Microsoft Office. Изберете командата „Запиши като“. Избираме файловия формат за запазване, който ще работи на всички потребителски компютри.
6. Изберете място за запазване мрежов ресурс/ мрежова папка, която желаещите участници ще отворят. Кликнете върху „Запазване“.

внимание! Не можете да използвате уеб сървър, за да запазите споделения файл.

1. Раздел Данни. "Връзки".
2. Промяна на връзки/промяна на връзки. Ако този бутон липсва, в листа няма свързани файлове.
3. Отидете в раздела „Състояние“, за да проверите съществуващите връзки. Бутонът OK показва, че връзките работят.

Отворете споделена работна книга

1. Отворете менюто на Microsoft Office.
2. Кликнете върху „Отвори“.
3. Изберете споделена книга.
4. Когато книгата е отворена, щракнете върху бутона Microsoft Office. Отидете в раздела " Опции на Excel“ (в долната част на менюто).
5. „Общи“ - „Лични настройки“ - „Потребителско име“. Въведете идентификационна информация (име, псевдоним).

Всичко. Можете да редактирате информация или да въведете нова информация. След работа - спестявайте.

Случва се, когато отворите работна книга на Excel със споделен достъп до файл, да се появи съобщението „Файлът е заключен“. Не може да се запази. Когато го отворите отново, се оказва, че споделянето е забранено. Възможни причинипроблеми:

1. Няколко потребители редактират една и съща част от документ. Например въвеждат различни данни в една клетка. Получава се запушване.
2. Докато използвате споделен файл, се поддържа регистър на промените (кой е въвел, кога, какво е направил). Книгата расте. Започва да бъгва.
3. Премахнаха един от потребителите, но досега не са му казали за това. Тогава блокирането може да се появи само на неговия компютър.

Какво можете да направите, ако споделянето на файлове е блокирано:

1. Изчистете или изтрийте регистъра на промените.
2. Изчистване на съдържанието на файла.
3. Отменете и след това активирайте отново споделянето.
4. Отворете xls работна книга в OpenOffice. И го запазете отново в xls.

Забелязано е, че записът „Файлът е заключен“ се появява по-рядко в най-новите версии Excel.

Как да изтриете потребител

1. В раздела „Преглед“ отворете менюто „Достъп до книгата“.
2. В секцията „Редактиране“ виждаме списък с потребители.
3. Изберете име и щракнете върху „Изтриване“.

Уверете се, че потребителите са приключили с файла, преди да го изтриете.

Как да изключите режима на споделяне в Excel

1. Раздел „Преглед“ - „Корекции“ - „Избор на корекции“.
2. Задайте параметрите „Корекции“. По време – „всичко“. Квадратчетата срещу „Потребител“ и „В обхват“ не са отметнати. Напротив, „правете промени на отделен лист“ си заслужава. Натиснете OK.
3. Ще се отвори Регистърът на промените. Може и да се спаси.

За да деактивирате споделянето на файл в Excel, в раздела Преглед щракнете върху Достъп до работна книга и премахнете отметката от квадратчето до Разрешаване на няколко потребители да редактират файла.

В списъка трябва да остане един потребител - вие.

Отдавна исках да пиша за полезно и често малко известна функция- споделяне на Excel. Тази функция позволява на множество потребители да работят върху файл едновременно. В същото време се съхранява историята на операциите с всички клетки от потребителите; ако данните се въвеждат паралелно, промените се показват при запазване. Като цяло, сигурен съм, че ще намерите тази функция за полезна, единственото нещо, от което се нуждаете, е споделена мрежова папка.

Сигурен съм, че мнозина са срещали съобщението „Файлът е заключен от друг потребител“, ако друг потребител вече работи върху работен документ (намиращ се в мрежова папка). Ако трябва да въведете данни в един и същ файл едновременно, по-добре е да настроите споделяне на файлове. Моят опит показва, че хората могат да работят по един и същ файл паралелно с месеци. Количеството въведени данни може да бъде доста голямо, така че правете разлика кой какво въвежда, къде и какво. Ако всичко е направено правилно, споделеният файл работи стабилно.

Как да създадете споделяне на Excel?

Споделянето съществуваше още в легендарния Excel 2003. В съвременните версии сътрудничеството стана по-надеждно и активирането на споделянето все още е също толкова лесно. Първо поставете файла в мрежова папка, до която желаните потребители имат достъп. След това отидете в раздела Преглед на лентата с инструменти - раздел Промени.

Отваря се прозорецът за контрол на достъпа до файлове. Поставете отметка в квадратчето „Разрешаване на няколко потребители да редактират файла...“. В същия прозорец можете да видите кой в ​​момента работи във файла (в момента User). Натиснете OK. Това е всичко, дава се общ достъп и вече няколко души могат да работят върху файла едновременно. Удобен.

История на споделяне или „Не съм добавил нищо към тази клетка“

Всеки, който поне веднъж е работил с база данни, се е хванал да си мисли: „Мисля, че вече съм направил тези промени, но те не са тук.“ След такива съмнения започва работа с ИТ службата, защо информацията е изчезнала от базата данни. За да се избегнат кървави спорове, големите счетоводни програми имат т.нар. „История на промените“ или „Регистрационен журнал“, където се виждат действията, извършени от потребителите. Споделянето на Excel не е изключение - можете да покажете историята направени променикакто във файла, така и да ги покаже в отделна таблица.

За да получите промените, щракнете върху бутона Корекции - Изберете корекции

В прозореца, който се показва, конфигурирайте какво и как да извеждате

Ако оставите всички квадратчета за отметка, както е показано на снимката по-горе, тогава промените, направени след последното запазване, ще бъдат маркирани директно в таблицата, нещо подобно:

Ако поставите отметки в тези квадратчета:

Програмата ще покаже промените на отделен лист. Доста удобно, ако трябва да препратите тази информация.

Също така изберете желания потребител или диапазон, в който искате да търсите промени

Моят съвет. Не поставяйте отметки в двете квадратчета наведнъж. Изберете корекции на екрана и правете промени на отделен лист. Както и да е, промените ще бъдат показани на отделен лист. И ако има много данни, това може да доведе до замръзване на програмата.

Възможно е да конфигурирате и дори да деактивирате тази функция - вижте по-долу.

За да изтриете историята на промените си, изключете споделянето и го включете отново.

Какво още трябва да знаете за споделянето на файлове? Контрол на достъпа до файлове

В прозореца File Access Control има раздел Details, където можете да намерите много интересни неща.

Първата точка, Регистрация на промените, регулира съхранението на промените, които обсъдихме в предишния раздел. Можете да забраните съхраняването на промените в дневника или да конфигурирате броя на дните за запазване на промените.

Следващи промени в актуализацията. Както забелязахте, ако запазите файла, той ще покаже какви промени са направили съредакторите на файла. Възможно е да се увеличи честотата. Дори правете актуализации почти онлайн, на всеки 5 минути (минимум).

Често задаван въпрос е „Какви промени ще бъдат направени, мои или на съсед във файла?“ В настройките има елемент за конфликтни промени - питате се чии промени да запазите. Ако изберете „Заявка...“, тогава преди запазването ще има въпрос „Чии промени да се запазят“ за втория елемент, тези промени, които са направени по-рано, ще останат.

Е, не на последно място важен момент- Включете в лично подаване. Персонално представяне - настройки, които потребителят създава за себе си споделен файл. Ако вие сте собственик на процеса и не искате някой да променя параметрите за печат (конфигурирали сте ги предварително) или да добавяте допълнителни филтри, махнете отметките от тези квадратчета.

Какво не трябва да правите, ако файлът е споделен?

Да, все още има ограничения при работа със споделен достъп. На първо място, липсата на условно форматиране и фактът, че не можете да вмъкнете диаграма или обобщена таблица, са неудобни.

Споделянето на Excel е предназначено основно за запис на данни, така че трябва да сме чувствителни към ограниченията на функцията.

Не можете да направите същото:

• Управление и промяна на макроси
• Добавете снимки и други обекти
• Групирайте или скрийте колони или редове
• Обединяване на клетки (няма да се налага да ги разединявате по-късно :))
• Използвайте инструмента за проверка на данните, например, създайте падащ списък.
• Защитете листа
• Не може да работи с формули за масиви

Има много повече бутони, разположени в една споделена секция, те са описани по-подробно в статията: Как да защитим Excel от редактиране?

(Посетен 10 531 пъти, 1 посещения днес)

В една от статиите изучавахме техники за конвертиране на Excel листове в HTML. Днес изглежда всички се преместват в облака, така че защо сме по-лоши? Нови технологии за споделяне на достъп до Данни от Excelчрез интернет е прост метод, който предоставя много възможности и предимства, които можете да използвате.

С Excel Online вече нямате нужда от тромав HTML код, за да поставите електронните си таблици онлайн. Просто запазете своята работна книга онлайн и я достъпвайте буквално отвсякъде, споделете я с други и работете заедно върху една и съща електронна таблица. Използвайки Excel Online, можете да вмъкнете Excel листкъм уебсайт или блог и позволява на посетителите да взаимодействат с него, за да получат точно информацията, която искат да намерят.

• Изпращане на работни книги на Excel 2013 (локални) към интернет
• Създавайте онлайн листове в Excel Online
• Споделяне на Excel Online листове
• Как да заключите редактирането на избрани клетки в споделени листове на Excel
• Вградете Excel Web App в уебсайт или блог
• Комбинации на уеб приложения на Excel

Как да изпращате листове на Excel 2013 до интернет

Всички Excel Online листове се съхраняват в уеб услугата OneDrive (преди SkyDrive). Както вероятно знаете, това онлайн хранилище съществува от известно време и сега е интегрирано в Microsoft Excel като интерфейсна команда с едно щракване. Освен това гостите, т.е. Други потребители, с които споделяте вашите електронни таблици, вече не се нуждаят от собствен акаунт в Microsoft, за да преглеждат и редактират файловете на Excel, които споделяте с тях.

Ако все още нямате сметка OneDrive, можете да го създадете точно сега. Тази услуга е проста, безплатна и определено си заслужава вниманието, тъй като повечето приложения в пакета Microsoft Office 2013 (не само Excel) поддържат OneDrive. След регистрация изпълнете следните стъпки:

1. Влезте във вашия Microsoft акаунт

Уверете се, че сте влезли в акаунт в Microsoft от Excel 2013. Отворете работна книга на Excel и погледнете вдясно горен ъгъл. Ако видите вашето име и снимка там, продължете към следващата стъпка, в противен случай щракнете Впиши се(Вход).

Excel ще покаже прозорец с молба да потвърдите, че наистина искате да позволите на Office да се свърже с интернет. Кликнете да(Да) и след това въведете информацията за вашия акаунт Windows Live.

2. Запазете Excel листа в облака

За ваше собствено спокойствие се уверете, че е отворена правилната работна книга, тоест тази, която искате да споделите в Интернет. Искам да споделя книгата Списък с празнични подаръцитака че моето семейство и приятели да могат да го гледат и да допринесат

При отворена желаната работна книга отидете на раздела Файл(Файл) и щракнете Дял(Споделяне) от лявата страна на прозореца. По подразбиране опцията ще бъде избрана Поканете хора(Поканете други хора), след което трябва да щракнете Запазване в облак(Запазване в облак) от дясната страна на прозореца.

След това изберете място за запазване на Excel файла. Първият в списъка отляво е OneDrive и е избран по подразбиране. Всичко, което трябва да направите, е да посочите папката, в която да запазите файла от дясната страна на прозореца.

коментар:Ако не виждате елемента от менюто OneDrive, това означава, че нямате акаунт в OneDrive или не сте влезли в акаунта си.

Вече създадох специална папка Планиращ подаръции се показва в списъка с последните папки. Можете да изберете всяка друга папка, като щракнете върху бутона Прегледайте(Преглед) зоната по-долу Последни папки(Последни папки) или създайте нова папкакато щракнете с десния бутон и изберете контекстно меню Нов(Създаване) > Папка(Папка). Когато желаната папка е избрана, щракнете Запазване(Запазване).

3. Споделете Excel лист, запазен в Интернет

Твоята работа Работна книга на Excelвече е онлайн и можете да го видите във вашия OneDrive. Ако трябва да споделите Excel листове, запазени в Интернет, тогава ви остава само една стъпка - изберете един от методите за споделяне, предлагани от Excel 2013:

• Поканете хора(Поканете други хора). Тази опция е избрана по подразбиране. Просто предоставете имейл адреса на контакта(ите), с който искате да споделите листа в Excel. Когато започнете да го пишете, Excel AutoFill ще сравни въведеното от вас с имената и адресите във вашата адресна книга и ще ви покаже списък с опции за съвпадение, от които да избирате. Ако искате да добавите няколко контакта, въведете ги разделени с точка и запетая. Освен това можете да използвате търсенето на контакти в адресната книга, за да направите това, щракнете върху иконата Търсене в адресната книга(Търсене в адресната книга). Можете да конфигурирате разрешения за преглед или редактиране, като изберете подходящата опция от падащия списък вдясно. Ако посочите няколко контакта, разрешенията ще бъдат еднакви за всички, но по-късно можете да промените разрешенията за всеки човек поотделно. Можете също да добавите лично съобщение към поканата. Ако не въведете нищо, Excel ще добави обща подкана за вас.

  Накрая трябва да изберете дали потребителят да влезе в своя акаунт влизане в WindowsЖивейте за достъп до вашия онлайн Excel лист. Не виждам някаква конкретна причина да ги принуждавате да направят това, но зависи от вас.

  Когато всичко е готово, натиснете бутона Дял(Общ достъп). Всеки поканен ще получи имейл, съдържащ връзка към файла, който сте споделили. За да отвори вашия Excel лист онлайн, потребителят трябва само да щракне върху връзката

  

  След натискане на бутона Дял(Споделяне), Excel ще покаже списък с контакти, на които сте споделили файла. Ако искате да премахнете контакт от списъка или да промените разрешенията, щракнете с десния бутон върху името на този контакт и изберете подходящата опция в контекстното меню.

  

• Вземете връзка за споделяне(Вземете връзката). Ако искате да предоставите достъп до онлайн списъка Excel голямброй хора, тогава по-бърз начин е да им изпратите връзка към файла, например чрез списък Поща на Outlook. Изберете опция Вземете връзка за споделяне(Вземете връзка) от лявата страна на прозореца, две връзки ще се появят от дясната страна на прозореца: Преглед на връзката(Връзка за преглед) и Редактиране на връзката(Връзка към Редактиране). Можете да изпратите едното или и двете.
  
• Публикувайте в социалните мрежи(Публикуване в социалните мрежи). Името на тази опция говори само за себе си и едва ли изисква допълнително обяснение, освен може би една забележка. Ако изберете този метод, няма да намерите списък с налични социални мрежи от дясната страна на прозореца. Кликнете върху връзката Щракнете тук, за да свържете социалните мрежи(Добавете социални мрежи), за да добавите вашите акаунти във Facebook, Twitter, Google, LinkedIn и др.
  
• електронна поща(Изпратен по имейл). Ако искате да изпратите работна книга на Excel като прикачен файл (като обикновен файл Excel, PDF или XPS) или чрез интернет факс, изберете този метод от лявата страна на прозореца и подходящата опция от дясната страна.
  

съвет:Ако искате да ограничите областта на работна книга на Excel, която може да се преглежда от други потребители, отворете раздела Файл(Файл). Информация(Подробности) и натиснете Опции за преглед на браузъра(Опции за преглед на браузъра). Тук можете да конфигурирате кои листове и кои именувани елементи могат да се показват онлайн.

Това е всичко! Вашата работна книга на Excel 2013 вече е онлайн и достъпна за избрани потребители. И дори ако не обичате да работите с други, този метод ще ви позволи достъп Excel файловеот всяко място, независимо дали сте в офиса, работите вкъщи или пътувате някъде.

Работа с работни книги в Excel Online

Ако сте уверен обитател на облачната вселена, тогава можете лесно да овладеете Excel Online по време на обедната си почивка.

Как да създадете работна книга в Excel Online

За да създадете нова книга, щракнете върху малката стрелка до бутона Създавайте(Създаване) и изберете от падащия списък Работна книга на Excel(работна книга на Excel).

За да преименувате вашата онлайн книга, щракнете върху името по подразбиране и въведете ново.

За да заредите съществуваща работна книга в Excel Online, щракнете Качване(Качване) в лентата с инструменти на OneDrive и посочете необходим файл, запазени на компютъра.

Как да редактирате работни книги в Excel Online

След като отворите работна книга в Excel Online, можете да работите с нея Помощ за ExcelУеб приложение (същото като при Excel, инсталиран на персонален компютър), т.е. въвеждате данни, сортирате и филтрирате, изчислявате с помощта на формули и визуализирате данни с помощта на диаграми.

Има само една съществена разлика между уеб версията и локална версия Excel. Excel Online няма бутон Запазване(Запазване), защото записва книгата автоматично. Ако промените решението си, щракнете Ctrl+Zза отмяна на действието и Ctrl+Yза да повторите отмененото действие. За същата цел можете да използвате бутони Отмяна(Отказ) / Повторетераздел (Връщане). У дома(Начало) в секцията Отмяна(Отказ).

Ако се опитате да редактирате някои данни, но нищо не се случва, най-вероятно работната книга е отворена в режим само за четене. За да активирате режима за редактиране, щракнете Редактиране на работна книга(Редактиране на книга) > Редактирайте в Excel Web App(Редактирайте в Excel Online) и правете бързи промени направо във вашия уеб браузър. За достъп до по-разширени възможности за анализ на данни, като обобщени таблици, искрящи линии или за комуникация с външен източникданни, натиснете Редактиране в Excel(Отворете в Excel), за да превключите към Microsoft Excel на вашия компютър.

Когато запишете лист в Excel, той ще бъде записан там, където първоначално сте го създали, тоест в облачното хранилище на OneDrive.

съвет:Ако искате да направите бързи промени в няколко книги, тогава най-добрият начин е да отворите списъка с файлове във вашия OneDrive, да намерите желаната книга, да щракнете с десния бутон върху нея и да изберете необходимото действие от контекстното меню.

Как да споделяте лист с други потребители в Excel Online

... и след това изберете една от опциите:

• Поканете хора(Изпратете връзка за достъп) – и въведете имейл адреса на хората, с които искате да споделите книгата.
• Вземете линк(Вземете връзка) – и поставете тази връзка в електронна поща, публикувайте го на вашия уебсайт или социални мрежи.

Можете също така да зададете права за достъп за контакти: право само да преглеждате или да давате разрешение за редактиране на документа.

Когато няколко души редактират работен лист едновременно, Excel Online незабавно показва тяхното присъствие и актуализациите, които са направили, стига всеки да редактира документа в Excel Online, а не в локалния Excel на своя компютър. Ако щракнете върху малката стрелка до името на човек в горния десен ъгъл на листа на Excel, можете да видите коя клетка редактира този човек в момента.

Как да блокирате редактирането на определени клетки в споделен работен лист

Ако споделяте онлайн листове с вашия екип, може да искате да им дадете права за редактиране само на определени клетки, редове или колони. Excel документ. За да направите това в Excel на локален компютъртрябва да изберете диапазона(ите), който позволявате да бъдат редактирани, и след това да защитите листа.

1. Изберете диапазона от клетки, които вашите потребители могат да редактират, отворете раздела Преглед(Рецензия) и в раздела Промени(Промени) щракнете Позволете на потребителите да редактират диапазони(Разрешаване на промяна на диапазони).
2. В диалоговия прозорец Позволете на потребителите да редактират диапазони(Разрешаване на промяна на диапазони) щракнете върху бутона Нов(Ново), уверете се, че диапазонът е правилен и щракнете Защита на листа(Защитен лист). Ако искате да позволите на вашите потребители да редактират множество диапазони, щракнете върху бутона отново Нов(Създаване).
3. Въведете паролата си два пъти и качете защитения лист в OneDrive.

За повече информация относно това, моля, прочетете статията Заключване и отключване на специфични области на защитен лист.

Как да вградите Excel лист в уебсайт или блог

1. Отворете работната книга в Excel Online, щракнете Дял(Споделено) > Вграждане(Вграждане), след което щракнете върху бутона Генерирай(Създаване).
2. На Следваща стъпкаВие определяте как точно да изглежда листът в интернет. Следните опции са достъпни за вас:
   • Какво да покажа(Какво трябва да се покаже). В този раздел можете да посочите дали трябва да вградите цялата работна книга или само част от нея, например диапазон от клетки, обобщена таблица и т.н.
   • Външен вид(Външен вид). Тук можете да конфигурирате външен видкниги (показване или скриване на линии на мрежата, заглавия на колони и редове, включване на връзка за изтегляне).
   • Взаимодействие(Взаимодействие). Разрешете или забранете на потребителите да взаимодействат с вашата таблица - сортирайте, филтрирайте и въвеждайте данни в клетки. Ако разрешите въвеждане на данни, промените, направени от други в клетки онлайн, няма да бъдат запазени в оригиналната работна книга. Ако искате уеб страницата да се отваря, когато отворите специфична клетка, поставете отметка в квадратчето Винаги започвайте с тази избрана клетка(Винаги започвайте от тази клетка) и щракнете върху желаната клетка в областта Преглед (Преглед), който се намира от дясната страна на диалоговия прозорец.
   • Размери(Размери). Тук въведете ширината и височината на прозореца на таблицата в пиксели. За да видите действителните размери на прозореца, щракнете Вижте действителен размер(Действителен размер на изгледа) над прозореца Преглед(Преглед). Не забравяйте, че можете да зададете размера да бъде не по-малко от 200 x 100 пиксела и не повече от 640 x 655 пиксела. Ако трябва да получите различен размер, който надхвърля тези ограничения, по-късно можете да промените кода във всеки HTML редактор, директно на вашия уебсайт или блог.
3. Всичко, което трябва да направите, е да щракнете копие(Копиране) под раздела Код за вграждане(Код за вграждане) и поставете HTML (или JavaScript) кода във вашия блог или уебсайт.

коментар:Кодът за вграждане е iframe, така че се уверете, че вашият сайт поддържа този маркер и вашият блог позволява използването му в публикации.

Внедрено Excel Web App

Това, което виждате по-долу, е интерактивен лист в Excel, който демонстрира описаната техника в действие. Тази таблица изчислява колко дни остават до следващия ви рожден ден, годишнина или друго събитие и оцветява интервалите в различни нюанси на зелено, жълто и червено. В Excel Web App просто въвеждате вашите събития в първата колона, след което се опитвате да промените съответните дати и гледате резултатите.

Ако сте любопитни относно използваната тук формула, моля, вижте статията Как да настроите условно форматиране на дата в Excel.

Бележка на преводача:В някои браузъри този iframe може да не се показва правилно или изобщо да не се показва.

Комбинации в Excel Web App

Ако искате да създадете по-голямо взаимодействие между вашите уеб листове в Excel и други уеб приложения или услуги, можете да използвате API на JavaScript, наличен в OneDrive, за да създадете интерактивни комбинации от вашите данни.

По-долу можете да видите mashup Destination Explorer, създаден от екипа на Excel Web App като пример за това, което разработчиците могат да създадат за вашия сайт или блог. Тази комбинация използва JavaScript API на Excel Services и Bing Maps, за да помогне на посетителите на сайта да изберат своя маршрут за пътуване. Можете да изберете местоположение на картата и смесването ще ви покаже времето в това местоположение или броя на туристите, посещаващи тези места. Екранната снимка по-долу показва нашето местоположение

Както можете да видите, работата в Excel Online е изключително проста. Сега, след като разгледахме основите, можете да продължите да изследвате функциите му и да работите с вашите работни листове с лекота и увереност!

Урокът е подготвен за вас от екипа на сайта office-guru.ru

Потребителите и фирмите ще продължат да се отдалечават от обемистите и скъпи сървъри и вместо това ще изберат облака за съхранение на файлове. Като се има предвид разнообразието от налични опции за съхранение, трябва да избирате внимателно.

Lifehacker предлага да се обърне внимание на услуги, които осигуряват максимално свободно пространство с надеждна защита на данните и висококачествено обслужване. Показаните цени са само за стартови планове.

• Цена: 2GB безплатно, 1TB за $8,25 на месец. Стандартният абонамент за Dropbox Business струва $12,50 на месец на потребител.
• Приложения:
• Поддръжка на руски език:Има.

Първоначално този облачен гигант за съхранение дава достъп само до 2 GB свободно пространство. Но може лесно да се разшири до 16 GB: просто свържете акаунти в социалните мрежи и предложете препоръчана връзка на няколко приятели.

Абонаментът за Dropbox Business ви позволява да използвате вашия корпоративен акаунт за сътрудничество и също така ви дава неограничено пространство за вашия личен акаунт. Освен това получавате редица разширени функции като възстановяване на файлове и персонализиране на нивата на достъп.

• Цена: 15 GB безплатно, 100 GB за 139 рубли на месец.
• Приложения: Windows, macOS, iOS, Android.
• Поддръжка на руски език:Има.

Една от най-очевидните опции за собствениците на работещи устройства Android управление, тъй като приложението първоначално се инсталира на смартфони и таблети, базирани на Google OS. Въпреки това, поради значителното количество безплатно съхранение, услугата може да бъде привлекателна и за собствениците на други устройства.

Сред недостатъците е, че интерфейсът на версията на браузъра не е от най-простите. Но Потребители на Windowsи macOS може да изтегли много по-удобно приложение.

3. Мега

• Цена: 50 GB безплатно, 200 GB за 4,99 евро на месец.
• Приложения:
• Поддръжка на руски език:Има.

Друга услуга с щедър безплатен плани интерфейс, който поддържа файлове с плъзгане и пускане. Мега има удобен мобилно приложениеза изтегляне на файлове, както и десктоп клиенти за синхронизирането им.

Според компанията всички данни са криптирани на вашето устройство, преди да се озоват на сървърите. Изходният код на Mega client е наличен в GitHub и може да бъде прегледан от всеки експерт. Следователно изявлението вдъхва доверие.

• Цена: 10 GB безплатно, още 10 GB за 30 рубли на месец.
• Приложения: Windows, macOS, Linux, iOS, Android, LG Smart TV.
• Поддръжка на руски език:Има.

Облакът от Yandex работи бързо и стабилно и непрекъснато придобива нови функции. Сервизът има висока скоростсинхронизация Възможностите на платформата са вградени в някои приложения на трети страни.

Въпреки наличието на клиенти за всички популярни настолни и мобилни платформи, интерфейсът на браузъра Yandex.Disk също е много практичен. Услугата има и много добри възможности за разширяване на пространството чрез партньорства с компании. Например, ако сте московчанин и използвате тарифния план OnLime от Rostelecom, тогава капацитетът на диска се увеличава със 100 GB.

• Цена: 5 GB безплатно, 50 GB за 140 рубли на месец, 1 TB за 269 или 339 рубли, когато се регистрирате съответно за личен или семеен абонамент за Office 365.
• Приложения: Windows, macOS, iOS, Android, Windows Phone, Xbox.
• Поддръжка на руски език:Има.

Бившият SkyDrive е вграден стандартен проводник Windows 10. Няма нужда да изтегляте приложение - всичко вече е изтеглено вместо вас.

Вграден операционна системаПриложението Снимки може да използва OneDrive, за да синхронизира всички ваши снимки между устройства.

Когато инсталирате клиент за macOS, трябва да имате предвид някои неща: положителни отзивиза него.

В допълнение към редовните планове за ценообразуване, Microsoft има Office 365 Personal и Office 365 Home. И двата абонамента включват 1 TB облачно хранилище, пълни версии Офис приложенияза Windows и macOS и цял набор от други предимства. Втората опция дава 1 TB на петима потребители наведнъж.

• Цена: 8 GB безплатно, 64 GB за 69 рубли на месец.
• Приложения: Windows, macOS, Linux, iOS, Android, Windows Phone.
• Поддръжка на руски език:Има.

Най-близкият аналог на Yandex.Disk по отношение на наличните функции, интерфейса на уеб версията и поддържаните платформи. Губи от основния си конкурент поради обширната си програма за препоръки. Сред предимствата - по-голям обембезплатно съхранение.

Освен всичко друго, услугата има инструмент за бързо създаване и запазване на екранни снимки в облака.

• Цена: 5 GB безплатно, 50 GB за 59 рубли на месец.
• Приложения: Windows.
• Поддръжка на руски език:Има.

5 GB свободно пространство може да не са достатъчни, но iCloud е най-много удобен начинсъздавам резервни копияснимки от iPhone.

Услугата е интегрирана в програмата Finder на macOS – работния плот на всички MacBook. Документите, създадени чрез офис пакета iWork, също се записват в iCloud и могат да се синхронизират между устройствата. Платформата има официален клиентза Windows, с който можете да поддържате файловете на вашия компютър актуални.

8. Кутия

• Цена: 10 GB безплатно, 100 GB за 8 евро на месец. Бизнес абонаментът струва 12 евро на месец.
• Приложения: Windows, macOS, iOS, Android.
• Поддръжка на руски език:Има.

Платформата бързо набира популярност и се поддържа от редица популярни работни услуги, като Google Docs и Office 365. Box настолните клиенти ви позволяват не само да синхронизирате, но и да редактирате файлове.

Компанията активно популяризира бизнес абонамента. Той е този, който се появява в центъра на екрана, когато щракнете върху бутона за регистрация. Тарифен планДава ви достъп до разширени функции за сътрудничество и неограничено облачно пространство.

• Цена: Безплатна настройка и използване, цените на пространството варират според хостинг доставчика. Nextcloud Box струва 70 евро.
• Приложения: Windows, macOS, Linux, iOS, Android.
• Поддръжка на руски език:Не.

Самата фирма не е доставчик съхранение в облака, но предлага безплатно софтуерза да конфигурирате облака на вашия собствен сървър. Основното предимство на тази опция е скоростта. Можете също така да активирате криптиране и да не се притеснявате, че файловете напускат вашата домашна мрежа.

Ако нямате опит в настройването на сървъри, можете да закупите предварително конфигурирана опция - Nextcloud Box. Вътре в устройството - HDDза 1 TB. Лесно се свързва към евтин едноплатков компютър. Вярно е, че за да се сдобиете с мини-сървър, ще трябва да използвате услугите на трети страни: няма директна доставка до Русия и страните от ОНД.

• Цена: 2 GB безплатно, 250 GB за $9 на месец.
• Приложения: Windows, macOS, Linux, iOS, Android.
• Поддръжка на руски език:Не.

Друга англоезична платформа, която отдавна работи по протокол с нулево знание. Подразбираше се, че компанията взаимодейства с потребителски данни, без да разкрива съдържанието им по никакъв начин. Наскоро се оказа, че тук има някои уговорки и SpiderOak изостави основната си функция. Но това не ни попречи да се стремим да предоставяме файлове.

Хранилището има клиенти за всички популярни настолни и мобилни платформи. Можете да използвате уеб клиента, но за защитниците на поверителността това е най-малко предпочитаната опция, тъй като излага вашата парола на служителите на SpiderOak.

• Цена: 5 GB безплатно, 2 TB за $52,12 на година специална оферта, след това - 69,5 долара.
• Приложения: Windows, macOS, Linux, iOS, Android, Windows Phone.
• Поддръжка на руски език:Не.

Продуктът поддържа всички ваши файлове в постоянна синхронизация - дори тези, които се съхраняват на мрежови устройства. Уеб интерфейсът ви позволява да споделяте данни по пощата, Facebook и Twitter.

Предимството на IDrive е, че файловете, изтрити от компютъра от облака, не изчезват автоматично. Компанията има и услуга, наречена IDrive Express: ако загубите всичките си данни, те ще ви доставят твърд диск за бързо възстановяване.

• Цена: 10 GB безплатно, 500 GB за $3,99 на месец, pCloud Crypto цена за криптиране: $3,99 на месец.
• Приложения: Windows, macOS, Linux, iOS, Android.
• Поддръжка на руски език:Има.

Услугата има ограничения за скоростта на изтегляне на файлове, но няма ограничение за техния размер. Хранилището може да се използва от всяка платформа – чрез приложение или уебсайт.

Компанията е регистрирана в Швейцария, страна, известна със строгите си закони за поверителност. Срещу допълнителна сума можете да използвате услугата pCloud Crypto за криптиране на отделни файлове.