Намалете размера на вашата пощенска кутия и файловете с данни на Outlook (PST и OST). Решаване на проблеми в Outlook Express II. Настройка и архивиране на имейли

За да освободите място в пощенската кутия, когато квотата е надвишена, трябва или да изтриете някои съобщения, или да ги преместите в локален файл с данни. Съобщенията могат да се прехвърлят в локален файл с данни ръчно или автоматично чрез архивиране. Архивиране - преместване на пощенски елементи от вашия пощенска кутияна сървъра към локален файл с данни на вашия компютър.

Основното предимство на архивирането е, че при надвишаване на квотата няма нужда да изтривате съобщения - те остават напълно достъпни в архивните папки, а когато настроите автоматично архивиране - автоматично почистване на вашата пощенска кутия по график. Но си струва да се има предвид, че файлът с архивирани данни се съхранява локално – т.е. директно на компютъра, така че кога използвайки OutlookУеб достъп или Exchange Active Sync (на комуникатори) за достъп до вашата пощенска кутия, данните за съобщенията няма да бъдат достъпни. Освен това, когато сменяте компютър / влизате в друг компютър, използвайки вашия акаунт (например при командировка в друг клон), за да получите достъп до вашите архивни папки, трябва да прехвърлите от изходен компютърфайл с архивни папки.

Съдържание на инструкциите:

1. Информация за хранилището на сървъра на пощенската кутия.
2. Информация за локалния файл с данни.

- Задаване на парола създаден файлданни
- Задаване на парола за съществуващ файл с данни
II. Настройка и архивиране на имейли
- ръчно архивиране с помощта на менюто “Архив”.
- настройка на автоматично архивиране

1) В Outlook 2003
2) В Outlook 2007
3) В Outlook 2010
IV. Как да прехвърлите и свържете локален файл с данни към друг компютър.
V. Ако по някаква причина не е възможно да използвате архива/локалния файл.

аз Главна информацияотносно файловете с данни на Outlook

1. Информация за хранилището на сървъра на пощенската кутия.

Стандартната сървърна квота за вашата пощенска кутия е както следва:

Когато размерът достигне 141 MB, се изпраща предупреждение „Вашата пощенска кутия е почти пълна“.

Когато размерът достигне 146 MB, получаването на писма все още е възможно, изпращането на писма става недостъпно;

Когато размерът достигне 150 MB, получаването и изпращането на писма стават недостъпни.

Как да видите текущия размер на вашата пощенска кутия: за да направите това в Outlook, трябва да щракнете с десния бутон върху „Пощенска кутия-пълно име“:

Ще бъдат показани размерите на всяка папка във вашата пощенска кутия (в килобайти), а в раздела „Локални данни“ - размерите на локалното копие, във втория раздел „данни на сървъра“ - съответно пощенската кутия на сървъра. Ако размерът на локалното копие се различава с повече от 2 MB от данните на сървъра и причината за това са съществуващите писма в пощенската кутия на сървъра в папката „Изходящи“, оставете заявка за почистване на тази папка.

По абсолютно същия начин можете да определите размера на локалния файл с данни (архивни папки).

В Outlook 2010 информацията за размера на пощенската кутия също се показва в раздела Файл в раздела Почистване на пощенската кутия:

2. Подробности за файл с локални данни:

Файловият формат е .pst.

Максималният размер на файла за Outlook 2003/2007 е 20 GB, за Outlook 2010 – 50 GB. В същото време, ако свържете файл с данни, създаден в Outlook 2003-2007 към Outlook 2010, тогава ограничението за него ще остане 20 GB, т.е. Ограничението от 50 GB се прилага за файлове с данни, създадени директно в Outlook 2010.

Местоположение на файла с данни по подразбиране:

Windows XP Outlook 2003/2007: C:Документи и настройки Вашият акаунт Локални настройки Данни за приложението MicrosoftOutlook (за показване на локални настройки понякога трябва да настроите дисплея скрити файловев Explorer в менюто Folder Options->View, т.к тези папки обикновено са скрити)

Windows 7 Outlook 2003/2007: C:UsersYour AccountAppDataLocalMicrosoftOutlook

(може също така да се наложи да конфигурирате показването на скрити файлове)

Windows XP/7 Outlook 2010: Моите документи->Файлове на Outlook

3. Задаване на парола за локалния файл с данни

Според приложението. 93 прил. 2, точка 3.4: Личните (архивни) папки трябва да бъдат защитени с парола, състояща се от най-малко 6 знака, съдържащи цифри или специални знаци, букви от руската или английската азбука.

Можете да зададете парола както за новосъздадени, така и за вече създадени файлове с данни.

Задаване на парола за създадения файл с даннисе извършва по време на създаването му, когато се появи прозорецът:

В резултат на това достъпът до файла с данни без парола ще стане невъзможен; Когато отворите Outlook, ще се появи прозорец като този:

Задаване на парола за съществуващ файл с данни(както и промяна на паролата) се извършва по следния начин: трябва да щракнете с десния бутон върху желания локален файл с данни, изберете „Свойства“:

В раздела „общи“ щракнете върху „разширени“, след което щракнете върху „Промяна на паролата“:

Ще се появи прозорец за промяна на паролата.

поле " Стара парола": ако не е зададена парола при създаването на архивните папки/файла с данни, оставете го празно; ако има парола, въведете текущата парола; след това въведете нова паролав полетата „нова парола“ и „потвърждение“, след което щракнете върху OK.

II. Настройка и архивиране на имейли.

- ръчно архивиране с помощта на менюто "Архив".

В менюто „Файл“ изберете „Архив“ (или за Outlook 2010 – Файл->Инструменти за почистване->Архив):

Ще се появи прозорец:

Точка 1 – можете или ръчно да посочите какво и как ще архивираме, или да архивирате според настройките за автоматично архивиране. При тази опция ръчно избираме архивираните папки, т.е. точка в позицията „Архивирайте тази папка и всички подпапки“. По-долу, в прозореца със списък с папки, изберете папките, които трябва да бъдат архивирани. За да архивирате съдържанието на всички папки в пощенската кутия, щракнете с левия бутон върху „Пощенска кутия – пълно име“.

Точка 2 – „Архивиране на елементи, създадени преди...“ – тук трябва да изберете датата, до която всички съобщения ще бъдат преместени в архива. За да архивирате всички писма с изключение на днешните, трябва да изберете днешната дата; за да архивирате всички писма без изключение, трябва да изберете утрешната дата.

Елемент 3 – Включете елементи с флаг „Не архивирай автоматично“ – ако такъв флаг е бил зададен на съобщения, тогава избирането на този елемент ще архивира съобщенията, маркирани с флага.

Позиция 4 – архивен файл – тук се посочва пътя до файла с архивни папки. Можете или да оставите всичко по подразбиране (тогава ако файлът липсва, той ще бъде създаден стандартен файл archive.pst с името „Архивни папки“ и се намира в папката по пътя, посочен в параграф I.), или изберете ръчно мястото за съхранение и името на файла, като използвате бутона „Преглед“.

След като изберете необходимите елементи, щракнете върху OK. Ако няма архивни папки, Outlook ще ги създаде:

Фактът, че архивирането е в ход, може да се съди по надписа „Архивиране“ в долния ред на състоянието. Ако щракнете върху този надпис, можете да отмените архивирането, като използвате съответния елемент от менюто. Структурата на папките в архивните папки ще бъде създадена точно същата като в главната пощенска кутия, т.е. с всички подпапки и съответните букви в тях, както ако файлът с данни „Архивни папки“ вече съществува, така и ако е създаден нов файл.

Също така не трябва да забравяте да зададете парола за новосъздадения файл с архивна папка (вижте параграф I.3)

- настройка на автоматично архивиране

Автоархивирането е процес на извършване на архивиране по график с определени параметри. Настройките се конфигурират в Outlook в менюто Tools->Options->Advanced->AutoArchive... (или за 2010 outlook в менюто File>Options>Advanced>AutoArchive Settings)

В прозореца с опции за архивиране:

Автоматично архивиране всеки... дни – задава графика за архивиране. Колкото по-често се пълни вашата пощенска кутия, толкова по-често трябва да архивирате. Минимален период – дневно (1 ден);

Подкана преди архивиране - ако поставите отметка в това квадратче, преди автоматично архивиране Outlook ще зададе въпроса: „Искате ли да започнете автоматично архивиране сега?“;

Изтриване на артикули с изтекъл срок на годност (само по пощата) – за артикули с изтекъл срок на годност. По-добре е да премахнете отметката от това поле;

Архивирайте или изтрийте стари елементи – поставете отметка в това квадратче, в противен случай ще се извърши автоматично архивиране без преместване на имейли;

Сега определяме кои пощенски елементи се считат за стари:

Изтриване на елементи, по-стари от... дни/седмици/месеци – в този елемент изберете датата на елемента, след която елементът се счита за стар и ще бъде преместен в архивните папки при следващото автоматично архивиране. На екранната снимка: всички писма, получени преди 3 дни, ще бъдат преместени в архивни папки.

Следните 2 точки определят какво да правите със стари пощенски елементи:

Преместете стари елементи в папка<путь>- преместване на букви до посочен файлданни (в архивни папки). Можете също така да посочите/създадете друг файл с данни, като използвате бутона „Преглед“.

Изтриване на стари елементи за постоянно – изтрива елементи, без да ги премества в архивни папки.

Автоархивирането може да се стартира принудително. За да направите това, изберете „Архив“ от менюто „Файл“ (или Файл->Инструменти за почистване->Архив в 2010 outlook):

Ще се появи прозорец:

В този прозорец изберете „Архивиране на всички папки според настройките за автоматично архивиране“, след което ще започне архивирането, което ще премести всички писма, по-стари от периода, посочен в настройките му, в архивни папки.

Можете също така да премествате файлове в архивни папки ръчно от основната си пощенска кутия.

III. Избиране на локален файл като местоположение за доставка на пощата по подразбиране

Тази функция е полезна, когато почти постоянно работите с поща само на един компютър и когато пощенската кутия на сървъра не може да осигури достатъчно място за съхранение на писма (например всеки ден получавате 100 MB сканирани документи, които освен това трябва да се съхраняват за определено време) . Тези. Вашите архивни папки (или всеки създаден файл с данни с разширение .pst) се избират като местоположение по подразбиране за доставка на поща - т.е. когато Outlook изпълнява всичко входящи писманезабавно отидете на локален файл с данни, намиращ се на вашия компютър (ограничен само от размера харддиски ограничение за 1 файл от 20 или 50 GB).

Избор този методсъхранение на поща, е необходимо да се вземе предвид, че пощата се съхранява във файл на компютъра, т.к фактори като повреда на твърдия диск ще доведат до загуба на пощенския архив.

Това е конфигурирано по следния начин.

1) Outlook 2003.

В менюто на Outlook: Инструменти->Акаунти електронна поща-> Преглед или промяна на съществуващи акаунти. Ще се появи следният прозорец:

В елемента от менюто „Публикуване“ нова пощав папка:" изберете следните настройки:

Ако вече имате файл с данни, изберете го от списъка (например архивни папки), щракнете върху „Край“, след което ще се появи предупреждението „Местоположението за доставка на имейл по подразбиране е променено и т.н.“. - щракнете върху OK и рестартирайте Outlook. След рестартиране Outlook ще премести имейлите, които вече са в пощенската кутия на сървъра, в локални папки за известно време.

Ако нямате файл с данни или искате да създадете нов файлданни – щракнете върху бутона „Създаване на файл с данни на Outlook“, ще се появи прозорец

След това щракнете върху „Край“, след което ще се появи предупреждението „Местоположението за доставка на имейл по подразбиране е променено и т.н.“. - щракнете върху OK и рестартирайте Outlook. След рестартиране Outlook ще премести имейлите, които вече са в пощенската кутия на сървъра, в локални папки за известно време.

2) Outlook 2007.

В менюто на Outlook: „Инструменти->Настройки на акаунта“ отидете на раздела „Файлове с данни“. Ще се отвори списък с налични файлове с данни (със сигурност ще има поне 1 - с името „Пощенска кутия - пълно име“ - това е локално кеширано копие на пощенската кутия на сървъра, ще бъде избрано по подразбиране):

Ако вече има файл с данни в списъка с файлове с данни (например архивни папки на екранната снимка), можете да го използвате за новото местоположение за доставка на имейл. За да направите това, изберете файла, като щракнете с левия бутон върху него, след което щракнете върху бутона „По подразбиране“, ще се появи предупреждение:

Изберете „Да“, след което прозорецът „Настройки на акаунта“ може да бъде затворен и да рестартирате Outlook. След рестартиране Outlook ще премести имейлите, които вече са в пощенската кутия на сървъра, в локални папки за известно време.

Ако в списъка с файлове с данни няма друг локален файл освен „Пощенска кутия - пълно име“ или искате да създадете друг файл с данни и да го посочите като файл с данни по подразбиране, трябва да създадете файл с данни. За да направите това, щракнете върху бутона „Добавяне...“. Ще се появи прозорец:

Изберете „Личен файл“ папки на Outlook(.pst), щракнете върху OK, следващият прозорец ще предложи къде да запишете файла и неговото име (по подразбиране по пътя, посочен в параграф I.2 и името е Лични папки (1)) - щракнете върху OK, след това върху ще се появи следният прозорец:

В предупреждението, което се появява, изберете „Да“, след което прозорецът „Настройки на акаунта“ може да бъде затворен и рестартиран Outlook. След рестартиране Outlook ще премести имейлите, които вече са в пощенската кутия на сървъра, в локални папки за известно време.

3) Outlook 2010.

Стъпка 1. Отидете в раздела „Файл“, изберете „Настройки на акаунта“ -> „Настройки на акаунта“:

След това отидете в раздела „Файлове с данни“. Ще се отвори списък с налични файлове с данни (поне 1 със сигурност ще се нарича „Пощенска кутия – пълно име“ или [email protected] с етикет „Онлайн“ - това е локално кеширано копие на пощенската кутия на сървъра, ще бъде избрано по подразбиране):

Стъпка 2-1. Ако вече има файл с данни в списъка с файлове с данни (например в екранната снимка - архивни папки - Архив), можете да го използвате за новото местоположение за доставка на поща. За да направите това, изберете файла, като щракнете с левия бутон върху него, след което щракнете върху бутона „По подразбиране“, ще се появи предупреждение:

Сега свързваме файла с данни.

Outlook 2003: Трябва да затворите Outlook, след което:

Контролен панел->Поща->Файлове с данни->Добавяне->изберете „Файл с лични папки на Office Outlook (.pst)“, щракнете върху OK->намерете файла за добавяне на вашия компютър, изберете го, щракнете върху OK (ако файлът е защитен с парола, ще се покаже поискайте парола, въведете паролата за файла) -> в следващия прозорец щракнете върху OK -> затворете прозореца за редактиране на файлове с данни. След това файлът ще се появи в Outlook.

В Outlook 2007/2010 свържете файла с данни, без да затваряте Outlook. За да направите това, трябва да отидете в настройките на акаунта (Инструменти->Настройки на акаунта в Outlook 2007 и Файл->Настройки на акаунта ->Настройки на акаунта в Outlook 2010), отидете на раздела „файлове с данни“ -> „добавяне.. ”- >в прозореца, който се отваря, изберете файла с данни, който да отворите на вашия компютър; ако файлът е бил защитен с парола, ще се появи заявка за парола -> в следващия прозорец щракнете върху OK, след което затворете прозореца с настройки на акаунта, файл вече ще бъде свързан в Outlook.

V. Ако по някаква причина не е възможно да използвате архива/локалния файл.

В този случай можете да подадете заявка за увеличаване на обема на вашата пощенска кутия. След преглед на вашата кандидатура, ще бъде взето решение за увеличаване на обема на вашата пощенска кутия въз основа на анализ на входящите пощенски журнали за последния месец.

Във вашето заявление трябва да посочите причината, поради която трябва да увеличите пощенската си кутия. Например „Чести командировки, няма начин да почиствате редовно имейла“; „Пощенската кутия на този служител получава голямо количество информация, в резултат на което пощенската кутия се напълва през уикенда“ и т.н.

В какъв случай не трябва да кандидатствате за увеличаване на обема на пощенска кутия:

Опит за използване на пощенска кутия за дългосрочно съхранение на информация. Пощенската кутия не е предназначена за дългосрочно съхранение на информация. За да направите това, можете да използвате архивиране или експортиране на необходимите съобщения;

На ден пристигат голям брой писма, но обемът на писмата е малък. Ако получавате около 100 писма от 10 kb всеки ден, това не е причина да увеличавате пространството;

Голям брой писма се изпращат на ден от дадена пощенска кутия: идеята за увеличаване на обема на пощенските кутии е да не пропускате получаването на важни писма, защото... Обемът на получените писма не може да се контролира от собственика на пощенската кутия. И обемът на изпратените писма може: изпратените могат да бъдат незабавно изтрити/преместени в архивни папки. Същото важи и за папките „Изтрити елементи“, „Чернови“ и др.

Преди да кандидатствате за увеличаване на вашата квота, помислете отново дали настройването на автоматично архивиране би било добър вариант, защото... увеличаването на квотата пак няма да е твърде голямо и може да не отговаря на изискванията за пространство за съхранение.

програма Outlook Expressвключени в първоначалната инсталация операционна система Windows XP и следователно широко използвани сред потребителите. Не е необходимо да плащате допълнително за него, а Outlook Express ви позволява да извършвате основни операции с имейл и дори да поддържате адресна книга с цялата необходима информация за контакт.

Към недостатъците пощенска програмаТова може да включва лоша сигурност на съхранението на информация и липса на механизъм за архивиране. Но последният проблем може да бъде решен ръчно. На практика понякога възниква задачата за преинсталиране на операционната система, като същевременно се запази личната кореспонденция на потребителя, или задачата за прехвърляне на имейл съобщения, съхранени в Outlook Express, на друг компютър. Тук ще ви трябва ръчно архивиране на съществуващата ви кореспонденция и адресна книга с контакти.

Процесът на мигриране на имейл данни може да бъде разделен на няколко етапа:

Архивиранеимейл съобщения.

Архивиране на адресната книга.

Възстановяване на имейл съобщения.

Възстановяване на адресна книга.

Архивиране на имейл съобщения

Най-важният етап. Трябва ръчно да копирате файловете, които съхраняват всичките ви имейли, на друго устройство. Но преди всичко трябва да разберете къде се намират пощенските файлове в Outlook Express.

Архивиране на адресна книга

Ако имате голяма адресна книга или ако тя съдържа много важна информация за контакт, те, както и имейл съобщенията, трябва да бъдат запазени, за да не загубите нещо важно.

Възстановяване на имейл съобщения

Когато стартирате новия Outlook Express (след Преинсталиране на Windows XP или го направете на друг компютър), веднага след като настроите вашите имейл акаунти, можете да възстановите всички предварително запазени съобщения. За това:

Излезте от Outlook Express.

Уверете се, че имате опцията да показвате скритите файлове.

Отидете до папката по следния път "C:\Documents and Settings\Username\Local Settings\Application Data\Identities\Microsoft\Outlook Express"и копирайте съществуващите файлове, тези, които сте запазили по-рано в първия етап на тази статия.

Стартирайте Outlook Express. Папките "Входящи", "Изходящи", "Изпратени" и т.н. ще съдържат вашите стари имейли.

Възстановяване на адресна книга

Можете също да добавите контакти от адресната книга, която сте запазили в CSV файла в стъпка 2, към вашите възстановени имейл съобщения.

Дмитрий Нестеркин

Решаване на проблеми в Outlook Express

Проблемите с имейла са може би едни от най-често срещаните често срещани причинипотребителски заявки към услуги техническа поддръжкаи към системни администратори. Въпреки очевидната простота на задачата, не винаги е възможно да се намери причината за повредата и бързо да се отстрани. Нека разгледаме най общи проблемипроблеми, които възникват при работа с имейл през клиента Outlook Express.

Този стандартен работещ имейл клиент Windows системилипсва гъвкавост и надеждност. Въпреки това, наравно с Internet Explorerна софтуерчесто се избира като корпоративен стандарт от съображения за икономия и лесна конфигурация.

За разлика от "големия брат" - Outlook програмиот комплекта Microsoft Office, където обаче понякога се появяват някои от проблемите, за които ще говорим днес, Outlook Express използва опростен формат на пощенска база данни (.dbx), който е по-малко устойчив на повреди. Тази функцияе причина за много неизправности пощенски клиенти често загуба на данни. За разлика от "офис версията" на Outlook, за която Microsoft предоставя вградени инструменти за възстановяване на пощенски бази данни и архиви - помощните програми scanpst и scanost (обикновено можете да ги намерите в C:\Program files\Common files\system\msmapi\ 1033, ако имате инсталиран Outlook 2003 или C:\Program Files\Microsoft Office\Office12, ако използвате Outlook 2007), няма такива инструменти във версията Express.

По подразбиране хранилището за съобщения на Outlook Express се намира в личния профил на потребителя (в C:\Documents and Settings\<имя пользователя>\Local Settings\Application Data\Identities\(уникален идентификатор)\Microsoft\Outlook Express). Ако е необходимо, местоположението му може да бъде променено в настройките на програмата в раздела „Поддръжка“. Имейл базата данни е набор от файлове с разширение .dbx, всеки от които съответства на един от персонализирани папки. Имената на тези файлове точно повтарят имената на папките в прозореца на пощенския клиент. Има и сервизни dbx файлове, в които се съхранява регистър на получените съобщения и йерархия от подпапки.

Препълване на поща

Случва се програмата да показва съобщение с код за грешка и изключително неясно обяснение „неидентифицирана грешка“ без допълнителни коментари при проверка на пощата и нови писма не пристигат. Обратната ситуация може да възникне и когато имейлите не се преместват от папката Изходящи в папката Изпратени и се изпращат отново и отново. В повечето случаи това показва, че един или повече файлове на пощенската база данни са пълни. Причината за това е, че програмата не може да работи с файлове, по-големи от 1,99 GB. Решението е редовно да компресирате папки. Ако това не е достатъчно, трябва да създадете структура на подпапки (например по месец или тримесечие) и да преместите буквите в съответните подпапки. В резултат на това вместо един голям файлще получите няколко малки. Но какво да направите, ако вече се е случила беда? Първо, трябва да спрете всички опити за получаване или изпращане на поща, докато проблемът не бъде напълно разрешен. Това ще предотврати евентуална повреда на файловете на пощенската база данни и загуба на всички писма в проблемната папка при получаване или изпращане на малки писма. След това трябва да създадете структурата на подпапките, спомената по-горе, и или да прехвърлите всички писма ръчно (на малки порции и в идеалния случай едно по едно), или да използвате функцията за импортиране на друга програма за електронна поща (например Microsoft Office Outlook). Моля, обърнете внимание, че не всички имейл програми ви позволяват да експортирате имейли обратно в Outlook Express. Пълните файлове на базата данни не са компресирани правилно и не могат да бъдат възстановени - ще трябва да бъдат изтрити. След рестартиране Outlook Express ще създаде празни dbx файлове, за да замени изтритите, и ще получите празни съответни папки.

Възстановяване на структурата на папките и имейл базата данни

Понякога се случва случайно изтриванеили повреда на един от файловете на пощенската база данни. IN в такъв случайвъзстановяването е възможно само от сървъра или от резервно копие. Тук обаче също има подводни камъни. Програмата най-вероятно няма да получи повторно изтрити съобщения от сървъра, тъй като „знае“, че те вече са получени. Да я накарате да „забрави“ за тях е доста просто - просто намерете файла pop3uidl.dbx в потребителския профил и го изтрийте. Налице е и увреждане на файла Folders.dbx, което води до нарушаване на структурата на подпапките или изчезването на някои от тях от списъка с налични. След изтриване или преместване този файли рестартиране на Outlook Express, всички подпапки се прехвърлят към повечето Най-високо нивои губят своята йерархия. Въпреки това, „загубени“ подпапки след такава операция се появяват дори след това ръчно възстановяванейерархиите продължават да са налични.

Спонтанно изтриване на имейли от сървъра

Когато използвате споделена пощенска кутия, писмата се изтриват от сървъра, след като първият потребител ги получи, въпреки наличието на квадратчето за отметка „оставяне на копия на писма на сървъра“. Този проблем, например, се наблюдава при получаване на имейли от сървъра Communigate Pro след промяна на имейл адреса в настройките на акаунта в Outlook Express. Можете да коригирате този проблем, като изтриете и създадете сметкаотново. В този случай можете първо да го експортирате във файл и след като го изтриете, да го импортирате обратно.

Изгубени писма

Понякога голям брой имейли изчезват, обикновено за продължителен период от време (например от 3 март до 7 април). Обикновено причината за такова изчезване на писма е повреда по време на компресиране на пощенската база данни, в резултат на което някои от писмата се маркират като изтрити. В този случай писмата могат да бъдат възстановени само с помощта на софтуер на трети страни. Разбира се, ако разбирате структурата на dbx файловете, можете да опитате да възстановите буквите ръчно, но това е много трудоемък и сложен процес. За да предотвратите това, трябва постоянно да следите количеството безплатно дисково пространствои не прекъсвайте процеса на компресиране на папката.

Изрезки от писма

Корпоративните потребители също изпитват много неудобства поради неправилна обработка на писма, разделени на части, ако подателят и получателят използват различни пощенски програми, например писмото е счупено от Outlook Express, докато получателят има Lotus Notes или подателят Mozilla Thunderbird, и Получател на OutlookЕкспрес. В идеалния случай функцията за разделяне на големи букви позволява в някои случаи да се заобиколи ограничението за максимален размерписма, но много често това поражда ненужни трудности. В случай на несъвместимост, получателят вижда много номерирани, нечетливи букви. Повечето по прост начинБи било да помолите подателя да деактивира функцията за разделяне на съобщения и да изпрати отново писмото. Но какво ще стане, ако по някаква причина това е невъзможно? В този случай ще трябва да „сглобите“ писмото ръчно. Създайте нов текстов файл в Notepad и копирайте съдържанието на всички части на писмото в него от прозореца на пощенската програма. Това трябва да става последователно, без да се нарушава редът на части от съобщението и без да се създават интервали. След това файлът трябва да бъде записан с разширение .eml и отворен с Outlook Express или импортиран в програма за електронна поща на трета страна.

Изчезващ списък с контакти

Ако сте активирали показването на контакти от адресната книга, но в даден момент след добавяне на друг контакт програмата изведе съобщение, че няма контакти за показване, проверете броя на контактите чрез стандартната помощна програма за адресна книга. За съжаление, за разлика от тази помощна програма, Outlook Express не може да показва повече от 999 контакта. Следователно, за да възобновите тази функция, ще трябва да изтриете един или повече контакти.

Отпечатване на имейли в неправилно кодиране

Въпреки че решението изглежда очевидно, то може да не работи. Много потребители вярват, че Outlook Express има собствен HTML интерпретатор за създаване и обработка на имейли в HTML формат. Всъщност за тази задача в някои случаи се използва интерпретаторът на Internet Explorer, към който при отпечатване буквата се прехвърля непроменена. Ако в Internet Explorer е избрано конкретно кодиране по подразбиране вместо опцията „Автоматичен избор“, тогава може да възникне подобен проблем, ако кодирането на буквите не съвпада с опцията, зададена в Internet Explorer. Можете да го премахнете, като активирате опцията „Автоматично избиране“ през менюто „Преглед -> Кодиране“ в Internet Explorer.

В Windows Vista Outlook Express беше заменен от нов клиент – Windows Mail (“ Windows Mail"). Форматът на пощенската база данни е променен и сега всички писма се съхраняват индивидуално. В резултат на това някои от описаните тук проблеми са решени. Но, разбира се, не мина и без нови проблеми.

Надявам се, че съветите за отстраняване на неизправности, описани тук, ще ви помогнат да преодолеете проблемите си с имейла.

Колкото повече съобщения изпращате и получавате, толкова по-голяма може да нарасне вашата входяща кутия в Outlook. Големите пощенски кутии може да отнемат повече време за отваряне и търсене и много доставчици на имейл, включително Office 365, ограничават максималния размер на пощенската кутия. Ако получите съобщение, че размерът на вашата пощенска кутия надвишава ограничението, изтриването на съобщения и папки може да ви помогне, но ако запишете данните във файл с данни на Outlook (.pst), размерът на файла с данни може да не се свие автоматично.

Забележка. Ако използвате POP или IMAP акаунт, цялата информация за вашия имейл акаунт, включително папки, имейл съобщения, контакти, календар и информация за задачи, се съхранява във файл с данни на Outlook (.pst). Ако използвате акаунт в Office 365, Exchange или Outlook.com, копие на пощенската кутия ще бъде съхранено в офлайн файл с данни (OST) на Outlook.

За да намалите размера на вашия файл с данни на Outlook (PST), можете да компресирате файла с данни. Офлайн файловете с данни (OST) на Outlook не могат да бъдат компресирани. | Повече ▼ подробна информацияВижте Намаляване на размера на офлайн файл с данни (OST).

Търсене на големи съобщения

Можете да търсите всички съобщения, по-големи от определен размер, в полето за търсене на Outlook. Щракнете върху полето за търсене и въведете: размер на съобщението: >5 MB. Ще бъдат намерени всички съобщения, по-големи от 5 MB. Можете да изтриете някои или всички от тези съобщения или да ги преместите в друг файл с данни на Outlook (.pst). Допълнителна информацияЗа информация относно преместването на елементи вижте Преместване и копиране на съобщения между папки.

Ако изтриете елементи от файл с данни на Outlook (.pst), файлът автоматично се компресира в заден план, ако компютърът не се използва, ако Outlook приложениестартиран. Можете също да стартирате процеса на компактиране ръчно веднага. Компресирането на файла с данни на Outlook (.pst) може да отнеме няколко минути. Не можете да компресирате офлайн файл с данни (OST) на Outlook.

Изтрийте всички елементи, които не искате да запазите, и изпразнете „ Изтрито".

Кликнете файл >Настройки на акаунта >Създаване на акаунти.

В раздела файлове с данни Настроики.

Отворете раздела допълнително > Опции за файл с данни на Outlook.

В диалоговия прозорец Опции за файл с данни на Outlook щракнете върху Компресирайтеи след това щракнете върху бутона Добре.

Забележка:

Средства почистване на пощенска кутияИзползва се за преглед на размера на пощенската кутия и отделните папки. Можете също да архивирате стари елементи във файл с архивни данни на Outlook (PST) и да изпразните " Изтрито ".

Отворете раздела Файл.

Кликнете обслужване> Почистване на вашата пощенска кутия.

Избор на артикул Намиране на по-стари елементи, намери още елементи, изгледът е изтрит, ясноПапка „Изтрити елементи“ или празни конфликти

Намаляване на размера на файл с данни на Outlook (.pst)

Ако изтриете елементи от файл с данни на Outlook (.pst), файлът автоматично се компресира във фонов режим, когато не използвате компютъра си и Outlook работи. Можете също така веднага да изпълните командата Compact ръчно. Компресирането на файла с данни на Outlook (.pst) може да отнеме няколко минути.

Отворете раздела Файл.

Щракнете върху бутона Създаване на акаунтии изберете отбор Създаване на акаунти.

В раздела файлове с данниизберете файла с данни, който искате да компресирате, и щракнете върху бутона Настроики.

Щракнете върху бутона Компресирайте.

Забележка:След като компресирате файла с данни на Outlook (PST), не е необходимо да излизате от Outlook.

Управление на размера на пощенската кутия

Можете да използвате инструмента почистване на пощенска кутия, което ви позволява да видите размера на вашата пощенска кутия и отделни папки. Можете също да архивирате стари елементи във файл с архив на лични папки (PST) и да изпразните " Изтрито ".

В менюто ОбслужванеИзбери предмет Почистване на вашата пощенска кутия.

Изберете предмет Вижте размера на пощенската кутия, Намиране на по-стари елементи, намери още елементи, изгледът е изтрит, ясноПапка "Изтрити елементи". Вижте размера на конфликтаили празни конфликтиза изпълнение на необходимите действия на задачата.

Появата на натрапчивото съобщение „Outlook Express може да компресира съобщения, за да освободи дисково пространство“ може да раздразни повечето потребители на това полезна програма. Решението на проблема, макар и с известни резерви, се крие в използването на ресурсите на самата система Windows.

Ще имаш нужда

• - Outlook Express 5.0;
• - Outlook Express 6.0

Инструкции