Совместное редактирование документов. Управление правами доступа. Создание диаграмм и схем

При использовании Office и OneDrive или SharePoint можно работать над документами Word, таблицами Excel и презентациями PowerPoint вместе с другими людьми. Совместное редактирование означает, что над документом одновременно работают несколько авторов.

Что нужно для совместного редактирования?

Совместное редактирование поддерживается для документов, сохраненных в OneDrive или SharePoint.

Для совместной работы с другими пользователями требуется следующее:

Общее хранилище . Для совместного редактирования можно хранить документы в OneDrive, OneDrive для бизнеса, на SharePoint Online или SharePoint Server.

Приложения, поддерживающие совместное редактирование Word и PowerPoint на всех устройствах и версиях, более поздних, чем Office 2010, поддерживающих совместное редактирование. Мобильные приложения Excel и Excel 2016 с Office 365 также поддерживают совместное редактирование.

Подходящий документ. Совместное редактирование поддерживается только в файлах современных форматов, включая DOCX (Word), PPTX (PowerPoint) и XLSX (Excel).

Разрешения на редактирование. у всех авторов должно быть разрешение на чтение и изменение документов.

Создание и открытие документов для совместного редактирования

Вы можете создавать документы в классических версиях Office Online или Office. Дополнительные сведения о том, как совместно редактировать документы, см. в следующих статьях:

Предоставление общего доступа к документам для совместной работы

Прежде чем начинать совместную работу над документами, необходимо предоставить к ним общий доступ. В приложениях SharePoint, OneDrive и Office можно делиться файлами с другими пользователями.

Дополнительные сведения об общем доступе к документам в OneDrive и SharePoint см. в следующих статьях:

Можно ли работать совместно в автономном режиме?

Если вы открываете общий документ в классическом или мобильном приложении, вы можете работать над ним, даже если нет подключения к сети. Другие авторы не будут видеть изменения, которые вы вносите в автономном режиме. Когда вы подключитесь к Интернету, вы получите уведомления о любых новых правках, а ваши изменения станут доступны другим.

При работе в Word абзац, над которым вы работаете, блокируется, чтобы другие пользователи не могли перезаписать ваши изменения. Если вы находитесь в автономном режиме, может случиться так, что кто-то еще изменит тот же абзац. При сохранении изменений появится всплывающее сообщение о том, что возник конфликт. Вы можете просмотреть конфликтующие изменения и решить, какие из них следует оставить.

Устранение конфликта в Word 2016

Если вы работаете над файлом, который находится в папке синхронизации (такой как OneDrive или OneDrive для бизнеса), он синхронизируется при восстановлении подключения к Интернету независимо от того, запущено ли приложение (Word, PowerPoint). При повторном подключении файл автоматически синхронизируется. При наличии конфликтов вы получите оповещение. Дополнительные сведения см. в статье Синхронизация файлов с помощью клиента синхронизации OneDrive в Windows .

Кто может участвовать в совместном редактировании

По умолчанию в SharePoint группы и разрешения, назначенные для библиотеки, в которой хранится или создается документ, наследуются всеми документами в ней. Например, на сайте группы, где у всех пользователей есть разрешения на чтение и запись, любой из них может участвовать в совместном редактировании. Несмотря на то, что библиотека документов SharePoint Online с разрешениями только для чтения позволяет пользователей для добавления только просматривать документы, но ни один автор может вносить изменения, если только они не будут явно приглашены.

Разрешения SharePoint наследуются, но вы можете задать другие разрешения для определенных пользователей. Если к библиотеке SharePoint открыт общий доступ только на чтение, вы можете предоставить разрешение на изменение некоторым пользователям. Однако если в библиотеке разрешено редактирование для всех пользователей, вы не сможете ограничить разрешения некоторых из них только просмотром. Унаследованные разрешения можно переопределить с помощью разрешения более высокого, но не более низкого уровня. Дополнительные сведения о разрешениях см. в статье Уровни разрешений в SharePoint .

При использовании личного сайта SharePoint, личной библиотеки OneDrive для бизнеса или личного хранилища OneDrive к файлам необходимо предоставлять доступ явным образом. По умолчанию их может изменять и просматривать только владелец библиотеки. Вы можете решить, кто сможет редактировать отдельные файлы, предоставив общий доступ на изменение пользователям или группам. Дополнительные сведения об общем доступе см. в статье Общий доступ к файлам и папкам в Office 365 .

Можно ли редактировать документы совместно с пользователями Office 2007 и более ранних версий?

Несмотря на то что вы можете отправлять файлы с помощью Word и PowerPoint 2007 или более ранней версии в SharePoint Online или OneDrive, и вы можете открыть их для редактирования, вы не сможете совместно создавать эти документы с помощью этих устаревших приложений. Когда пользователь открывает документ с помощью Word или PowerPoint 2007,SharePoint Online или OneDrive создает блокировку для документа и запрещает другим пользователям в Office редактировать этот документ. Для совместного редактирования в Word или PowerPoint всем участникам рекомендуется использовать хотя бы классическую версию Office 2010, Office Online, последние версии для Mac OS или мобильное приложение.

Можно ли использовать другое хранилище вместо SharePoint или OneDrive?

Да, десятки партнеров Майкрософт по всему миру поддерживают совместное редактирование через Office Online. Проверьте, не поддерживается ли совместное редактирование с помощью Office Online на вашем поставщике хранилища.

Однако при использовании сторонних хранилищ документы нельзя совместно редактировать с помощью классических приложений Office и на других платформах. Кроме того, не поддерживается совместное редактирование документов, которые хранятся на Google Диске.

Работать с документами приходится практически всем, и зачастую это отнимает очень много времени. Однако существует немало программ и онлайновых сервисов, которые могут упростить и ускорить решение ряда офисных задач. Так, если воспользоваться OCR-системой - отсканировать документ и распознать через нее текст, - это потребует гораздо меньше усилий и времени, нежели ввод соответствующего текста с клавиатуры. Если предварительно конвертировать PDF-документы в форматы Word/Excel, то после копирования фрагментов таких документов в собственные материалы (например, для подтверждения тезисов статистическими и аналитическими данными) уже не придется приводить их к нормальному виду, что потребовалось бы при копировании напрямую из PDF-файлов. Если процесс сравнения разных версий документов на предмет различий поручить компьютеру (а не просматривать тексты вручную), то опять же удастся выиграть немало времени, да и избежать досадных ошибок. И это далеко не всё - подобных примеров оптимизации можно привести множество.

Вопрос лишь в том, чему отдать предпочтение - офлайновым решениям или онлайновым сервисам. Спору нет, функциональность специализированных приложений для работы с документами, как правило, оказывается на порядок выше, чем у онлайновых сервисов, но и освоить их сложнее, да и цена таких приложений обычно впечатляет. В свою очередь, преимущество онлайновых сервисов заключается в простоте применения и, нередко, бесплатности. Кроме того, воспользоваться подобным сервисом можно с любого подключенного к Интернету компьютера, что актуально, ведь многим приходится работать на разных компьютерах (и не на всех нужное ПО установлено). Есть и еще один важный нюанс - сервисы существенно упрощают обмен документами, что важно при совместной работе над ними.

Обмен документами и совместная работа над ними

В современном мире связанные в разных проектах сотрудники (или просто объединенные некой целью друзья) нередко находятся далеко друг от друга (в разных городах и даже странах), что вызывает определенные сложности при необходимости обсуждения и согласования документов. В принципе, существует немало способов быстрого обмена документами в Сети - можно отправлять файлы по электронной почте, хранить их на FTP-серверах, размещать в файлообменниках либо онлайновых хранилищах и пр. Однако все эти варианты, по сути, предполагают одну и ту же технологию работы: одним пользователем создается исходный документ, тем или иным способом он предоставляется второму пользователю, который загружает соответствующее приложение (например, MS Word), вносит правки в режиме рецензирования и тем же способом переправляет документ своему коллеге. Затем всё повторяется по кругу. Разумеется, при серьезных правках со сложным форматированием данный подход оправдан. Однако чаще согласовывать, причем многократно, приходится не элементы форматирования, а какието конкретные формулировки текста и цифры. Подобное согласование правок может быть организовано более оперативно: через онлайновые сервисы, предназначенные для совместной работы над документами, например Google Docs (https://docs.google.com/) или Zoho Docs (http://docs.zoho.com/).

Такие сервисы обладают всем необходимым функционалом для организации совместной работы над документами в рамках конкретных проектов. Принцип работы, как правило, следующий - документы хранятся не на локальных компьютерах, а на специальных серверах и доступны только тем пользователям, для которых авторами документов были установлены соответствующие права (на чтение либо редактирование). Для чтения и правки документа нет необходимости загружать соответствующее программное обеспечение - это можно осуществить, используя функционал сервиса. Более того, допускается не только редактирование, но и комментирование различных расчетов, данных, фрагментов таблиц и пр., что часто требуется в ходе совместной работы. При этом работать с документами можно на любом компьютере с доступом к Интернету, что актуально для мобильных пользователей. Кроме того, полностью исключена какая-либо путаница с разными версиями одного и того же документа, ведь всем пользователям доступна одна и та же (всегда последняя) копия документа. В итоге время на совместную работу с документами заметно сокращается.

Сервис Google Docs изначально предназначался исключительно для работы с офисными документами и обеспечивал возможность создания и редактирования текстовых документов, таблиц и презентаций с рисунками (загруженными либо созданными в среде простейшего графического редактора прямо на сервисе). Теперь, помимо офисных документов, разрешается хранить фотографии и видеоматериалы. Документы размещаются в коллекциях (рис. 1) и могут создаваться с нуля либо загружаться уже в готовом виде в популярных файловых форматах, включая DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV, PPT и пр. Возможности форматирования создаваемых документов минимальны, но вполне достаточны для согласования материалов.

Рис. 1. Организация документов на Google Docs

Доступ к файлам может быть приватным, по ссылке и публичным в случае их публикации. Для безопасной совместной работы с документами оптимальным является приватный доступ, при котором для избранных пользователей настраиваются права доступа (редактирование или чтение) к конкретным документам либо коллекциям. Наряду с обычным редактированием предусмотрена возможность вставки комментариев (рис. 2). Устанавливать доступ по ссылке имеет смысл при необходимости открытия доступа к информации большой группе пользователей - например преподаватель может таким способом предоставить учебные материалы студентам курса. Публикация открывает доступ к документам всем пользователям без исключения.

Рис. 2. Добавление комментария к документу через Google Docs

Общий объем предоставляемого на сервисе Google Docs пространства ограничен одним гигабайтом - дополнительное пространство оплачивается (20 Гбайт - 5 долл. ежегодно, 80 Гбайт - 20 долл. ежегодно и т.д.).

Сервис Zoho Docs позволяет не только создавать текстовые документы, электронные таблицы и презентации и обмениваться ими, но также может использоваться в качестве онлайнового хранилища, куда можно загрузить фотографии, музыкальные композиции и видео. Спектр разрешенных для закачивания форматов очень широк - можно загружать даже ZIP-архивы с последующей их распаковкой средствами Zoho Docs и импортировать документы, хранимые на сервисе Google Docs. Размещаются документы и прочие материалы по папкам и рабочим областям (workspace). Папки необходимы для эффективной организации персональных документов (рис. 3), а рабочие области предназначены для совместной работы над документами (для удобства ориентации внутри рабочих областей также могут создаваться папки). В плане организации предусмотрена возможность назначения файлам тэгов, что может оказаться полезным для их быстрого поиска в дальнейшем. Что касается форматирования, то возможности здесь куда внушительнее, чем на сервисе Google Docs, хотя, на наш взгляд, это не очень принципиально, поскольку создавать эффектно оформленные документы гораздо удобнее в традиционных программных решениях (в частности, в продуктах MS Office), а онлайновые сервисы разумнее использовать для обмена документами и быстрого их согласования.

Рис. 3. Управление документами в среде Zoho Docs

Любые файлы и папки, хранимые на сервисе Zoho Docs, можно расшаривать для обеспечения совместной работы с документами, причем открывать доступ к ним разрешается не только для конкретных пользователей, но и для целых групп. Последнее очень удобно, когда требуется обеспечить доступ к серии документов сразу нескольким пользователям, совместно работающим в рамках конкретного проекта. Еще удобнее при работе над определенными проектами использовать рабочие области (для каждого проекта свою), открывая доступ к ним группам коллег. В таком случае все пользователи группы будут получать доступ к вновь добавляемым в рабочую область документам автоматически, упрощается и организация доступа к документам для новых участников групп, ведь достаточно будет просто внести нового сотрудника в состав группы. В зависимости от уровня доступа пользователи получают возможность чтения открытых ими документов либо их редактирования, в ходе редактирования возможно внесение комментариев (рис. 4).

Рис. 4. Комментирование документа в среде Zoho

Размер предоставляемого на сервисе Zoho Docs пространства и количество рабочих областей зависят от выбранного тарифа. В случае бесплатного тарифа Free отводится 1 Гбайт пространства и разрешается создать лишь одну рабочую область. В коммерческих тарифах Standard (3 долл. в месяц) и Premium (5 долл. в месяц) бесплатно выделяется всё тот же 1 Гбайт, но количество рабочих областей уже может достигать 10 и 20 соответственно, а кроме того, допускается увеличение предоставляемого пространства под файлы за дополнительную плату.

Распознавание текста

Бывают случаи, когда при подготовке документов в электронном виде приходится вставлять в них фрагменты из бумажных документов - например добавлять обширные цитаты в рефераты, курсовые работы или диссертации, вносить изменения в бумажные документы, не набирая их заново на клавиатуре, и пр. Если под рукой имеется сканер или фотоаппарат, то быстрее (хотя тут всё зависит от объема текста) может оказаться отсканировать (сфотографировать) документ и распознать текст через OCR-систему, воспользовавшись соответствующим онлайновым сервисом. С помощью подобных сервисов можно быстро конвертировать изображения документов (отсканированных или сфотографированных) в редактируемые текстовые форматы.

Онлайновых сервисов, предлагающих соответствующие возможности, в Сети довольно много, включая ресурсы, поддерживающие распознавание русскоязычных текстов. Одни ресурсы полностью бесплатны, но чаще всего имеют определенные ограничения на объем изображений и количество распознанных за фиксированный промежуток времени материалов. В других требуется постраничная оплата - чисто символическая в сравнении со стоимостью офлайновых OCR-систем, в большинстве своем рассчитанных на корпоративных пользователей.

К сожалению, большинство протестированных нами ресурсов с распознаванием русскоязычного текста справлялось плохо, причем даже идеальных с точки зрения исходного качества материалов. В качестве «идеального» документа мы взяли обычный скриншот с текстом, а на роль сложного для распознавания материала выбрали посредственно отсканированное изображение (документ был отсканирован под наклоном и содержал немало «мусора») - рис. 5.

Рис. 5. Исходные документы

Перебрав больше десятка онлайновых сервисов, мы остановились всего на трех ресурсах: Ocr Terminal (https://ocrterminal.com/), Online OCR (http://www.onlineocr.net/) и FineReader Online (http://finereader.abbyyonline.com/ru). Первый из названных сервисов поддерживает 20 языков и позволяет бесплатно распознавать до 20 страниц в месяц - если нужно больше, то придется платить от 4 до 9 центов за страницу (в зависимости от общего количества страниц). Сервис Online OCR понимает 32 языка, полностью бесплатен и позволяет распознавать до 15 документов в час. В FineReader Online поддерживается 37 языков распознавания, но разрешается бесплатно распознать всего три страницы. Все последующие страницы покупаются; расценки определяются общим количеством страниц (20 страниц - 3 долл., 50 страниц - 5 долл. и т.д.).

Технология распознавания текста через онлайновые OCR-сервисы теоретически никаких сложностей не вызывает: требуется загрузить исходный файл, выбрать язык и формат сохранения документа и запустить процесс распознавания (рис. 6).

Рис. 6. Распознавание документа с помощью FineReader Online

Все три названных сервиса хорошо (и в целом на равных) справились с распознаванием скриншота с текстом (рис. 7), а вот болееменее корректно распознать сложный документ удалось только первым двум из них (рис. 8), в то время как результаты FineReader Online оказались неудовлетворительными (рис. 9).

Рис. 7. Результат распознавания простого текста в FineReader Online

Рис. 8. Результат распознавания сложного текста через Ocr Terminal

Рис. 9. Результат распознавания сложного текста с помощью FineReader Online

Справедливости ради нужно отметить, что пользователям уже упоминавшегося онлайнового сервиса Google Docs теперь также предоставляется возможность оптического распознавания файлов, загружаемых на сервис. Распознаваться могут графические файлы (JPG, PNG и GIF) и PDF-документы. Поддержка русскоязычных документов сегодня уже реализована, однако качество распознавания пока оставляет желать лучшего (рис. 10).

Рис. 10. Результат распознавания простого документа через сервис Google Docs

Конвертирование PDF-документов в форматы Word и Excel

Нередко при подготовке материалов приходится использовать данные из PDF-документов. Увы, при копировании через буфер обмена фрагментов из таких документов пользователям гарантирована дополнительная работа по приведению скопированных фрагментов в божеский вид, поскольку оформление исходного PDF-документа теряется.

Поэтому гораздо разумнее вначале обработать файл в PDF-формате специальным конвертором, в частности онлайновым, и получить на выходе вполне читабельный документ в формате MS Word или MS Excel. В качестве примера подобных онлайновых инструментов можно привести сервисы PDFConverter (http://www.freepdfconvert.com/), Pdftoword.com (http://www.pdftoword.com/) и Zamzar.com (http:// www.zamzar.com/). С их помощью осуществить подобное конвертирование проще простого (рис. 11) - достаточно загрузить на сервис интересующий вас PDF-файл, выбрать желаемый формат, указать свой адрес электронной почты и запустить процесс конвертирования. После этого буквально через пару минут пользователю придет почтовое сообщение с конвертированным документом либо ссылкой на него (вариант зависит от сервиса).

Рис. 11. Конвертирование PDF-документа через сервис PDFConverter

PDFConverter умеет преобразовывать PDF-документы в форматы DOC, RTF и XLS, причем результаты конвертирования просто идеальны (рис. 12) - никаких прямоугольных блоков с отдельными фрагментами текста (что нередко получается после работы ряда программ-конверторов) и даже таблицы оказываются редактируемыми.

Рис. 12. Документ в формате DOC, полученный с помощью сервиса PDFConverter

Pdftoword.com умеет преобразовывать PDF-документы в форматы DOC или RTF, очень корректно распознавая текстовые блоки, однако таблицы он преобразует в изображения, что делает невозможным в дальнейшем редактирование табличной информации.

Сервис Zamzar.com может использоваться не только для конвертирования PDF-файлов в форматы DOC или RTF, но и для других направлений конвертирования (скажем, изображений и музыки из одного формата в другой) и поддерживает пакетный режим обработки данных. Однако полученные из PDF-файлов с его помощью Word-документы имеют не столь высокое качество (как в PDFConverter), поскольку могут (хотя далеко не всегда) включать прямоугольные блоки данных. Кроме того, таблицы при обработке документов на сервисе Zamzar.com воспринимаются как текст, дополненный графикой, - в итоге они получаются нередактируемыми, хотя внешний вид таблиц полностью корректен и столбцы со значениями отображаются без какихлибо смещений (рис. 13).

Рис. 13. Вид документа MS Word, созданного сервисом Zamzar.com

Быстрое сравнение документов

Зачастую в процессе работы приходится сравнивать между собой на предмет изменений различные версии документов - например исходную и измененную редакции материалов, подготовленных в Word, рабочую и обновленные версии прайслистов с изменившимися ценами в Excel, разные версии текстовых документов (в частности, программного кода) и т.п. Сравнивать документы вручную - процесс долгий и утомительный, при этом всегда существует вероятность при просмотре не заметить различия в какихто важных данных.

Для быстрого решения проблемы можно обратиться к специализированным сервисам быстрого сравнения, которые позволяют сравнивать два блока текста прямо в интернет-браузере. Если речь идет о выявлении различий в текстах англоязычных документов, то подойдет любой сервис - с русскоязычными текстами (из-за проблем с кодировкой) и таблицами (вследствие неудачного отображения итоговых данных) сложнее. Перебрав множество соответствующих ресурсов, мы остановились на трех: Text-Compare (http://text-compare.com/), TextDiff (http:// www.textdiff.com/) и Quick Diff (http://www.quickdiff.com/), с помощью которых можно сравнивать фрагменты текста, таблицы и программный код.

Для сравнения двух фрагментов с помощью упомянутых сервисов достаточно скопировать их в соответствующие окна, а затем запустить процесс сравнения, по окончании которого различающиеся (в том числе отсутствующие в одном из документов) фрагменты текста в сравниваемых документах окажутся выделенными. В случае Text-Compare оба исходных фрагмента после завершения операции вновь выводятся на экран и отличающиеся элементы в них выделяются цветом (рис. 14), при этом в таблицах (рис. 15) и программном коде дополнительно отмечаются строки с отличиями.

Рис. 14. Сравнение текста через сервис Text-Compare

Рис. 15. Сравнение таблиц с помощью сервиса Text-Compare

Результаты отображения процесса сравнения через сервис TextDiff выглядят иначе: на экран выводится только один результирующий фрагмент, в котором зеленым цветом выделяется текст, появившийся во втором фрагменте (то есть отсутствующий в первом), а красным - удаленный текст. При сравнении текстовых блоков это окажется удобным (рис. 16), в случае небольших фрагментов таблиц - приемлемым (рис. 17), однако использовать данный ресурс для сравнения больших таблиц вряд ли оправданно, поскольку найденные различия отображаются построчно в текстовом формате (без номеров строк и сохранения видимости столбцов).

Рис. 16. Сравнение текстов через сервис TextDiff

Рис. 17. Сравнение таблиц с помощью сервиса TextDiff

Принцип представления результатов в Quick Diff точно такой же, как и в TextDiff, за исключением того, что удаленные из второго фрагмента данные не только отображаются другим цветом, но еще и зачеркиваются (рис. 18). При этом к сложностям сравнения больших таблиц (вызванным построчным отображением данных) добавляется еще одна проблема - некорректное распознавание кириллицы.

Рис. 18. Сравнение программного кода через сервис Quick Diff

Таким образом, сервис Text-Compare может использоваться для сравнения текстов, таблиц и программного кода безо всяких ограничений. Сервисы TextDiff и Quick Diff прекрасно сравнивают тексты (в случае Quick Diff не на русском языке) и программный код и могут быть использованы для сравнения небольших табличных фрагментов.

Справедливости ради нужно отметить, что сервис Google Docs теоретически также позволяет выявлять различия в текстах - путем сравнения версий документа (меню File -> See Revision History ). Однако для сравнения документов это неудобно, поскольку соответствующая возможность предназначена не для сравнения, а для возврата к предыдущей версии документа.

Перевод фрагментов текста

В настоящее время нередко приходится иметь дело с документами на иностранных языках. Если речь идет о небольших фрагментах текста, то устанавливать солидную систему машинного перевода необязательно - проще воспользоваться услугами онлайнового переводчика, тем более что на просторах Сети таких переводчиков сегодня довольно много.

В их числе можно назвать сервис перевода Google Translate (http://translate.google.com/), систему машинного перевода Babel Fish (http://babelfish.altavista.com/), онлайн-переводчик PROMT Translate.Ru (http://www.translate.ru/) и др. Для перевода текста в этих системах нужно скопировать в соответствующее окно исходный текст, задать направление перевода и запустить процесс. После этого (обычно в расположенном рядом окне) будет отображен переведенный текст (рис. 19).

Рис. 19. Перевод текста с помощью Google Translate

Заметим, что на онлайновых сервисах могут быть ограничения в отношении объемов переводимых фрагментов - к примеру в онлайн-переводчике ПРОМТ за один раз разрешается переводить тексты объемом не более 3 тыс. символов, включая пробелы и знаки конца параграфа (либо 10 тыс. для зарегистрированных пользователей - регистрация бесплатна).

Кроме того, есть еще один нюанс - результаты машинного перевода, как правило, сразу использовать нельзя (всетаки перевод далек от идеального). В итоге приходится довольно внимательно сопоставлять исходный и переведенный тексты, а это возможно только для сравнительно небольших фрагментов, ведь размеры окон с текстами в интернет-браузере ограниченны.

Создание диаграмм и схем

Gliffy - это сервис для создания разного рода диаграмм и схем: организационных и бизнес-диаграмм, планов-графиков, схем компьютерных сетей и телекоммуникаций, блок-схем, расписания проектов и т.п. Строятся такие диаграммы с чистого листа либо на базе встроенных (рис. 20) или самостоятельно созданных шаблонов из объектов-заготовок путем визуального конструирования (рис. 21). Готовые документы сохраняются на сервере либо экспортируются в графические форматы изображений (JPG, PNG и SVG) с последующим сохранением их на компьютере пользователя. Возможен экспорт в формат MS Visio и вывод на печать с подгонкой диаграммы на один лист либо разбиением на несколько листов. Диаграммы могут быть публичными и приватными, возможна организация совместной работы над диаграммами нескольких пользователей.

Рис. 20. Выбор шаблона организационной диаграммы на сервисе Gliffy

Рис. 21. Визуальное конструирование диаграммы в среде Gliffy

Размер предоставляемого на сервисе Gliffy пространства и количество создаваемых диаграмм зависят от выбранного тарифа. В бесплатном тарифе Basic отводится 2 Мбайт пространства и разрешается создать всего пять публичных диаграмм. В коммерческом тарифе Premium (5 долл. в месяц) объем предоставляемого пространства и количество диаграмм (публичных и приватных) неограниченно.

Сервис DiagramAnywhere также предназначен для создания блок-схем, организационных диаграмм, схем компьютерных сетей и иных типов диаграмм, планов и схем с чистого листа или на базе шаблонов (рис. 22). Принцип построения их такой же, как и на сервисе Gliffy, за исключением одного нюанса: нужный шаблон диаграммы придется предварительно скопировать в свой аккаунт. Готовые документы сохраняются на сервере, выводятся на печать и/или экспортируются в графические форматы изображений (JPG, PNG, TIFF и GIF) либо в формат PDF с сохранением на компьютере пользователя. Созданные на сервисе DiagramAnywhere диаграммы могут быть приватными (тогда они доступны только автору) или публичными (окажутся видимыми другим пользователям по ссылкам). Предусмотрена возможность копирования HTML-кода на диаграмму для вставки его в блог, форум или вебстраницу.

Рис. 22. Создание диаграммы по шаблону с помощью сервиса DiagramAnywhere

На сервисе DiagramAnywhere предусмотрены два тарифа: бесплатный демонстрационный Free (на 30 дней) и коммерческий Premium (30 долл. в год). В случае бесплатного тарифа объем предоставляемого пространства ограничивается 10 Мбайт и разрешается создать всего три диаграммы (публичные или приватные). Тариф Premium позволяет занимать под свои документы до 1 Гбайт пространства и создавать неограниченное количество диаграмм (как публичных, так и приватных).

Мир вокруг нас меняется. Если раньше удаленная работа казалась чем-то совершенно экзотическим, то сейчас это уже считается в порядке вещей: по недавно проведенным исследованиям выяснилось, что к 2020 году одна пятая часть всех россиян будут работать удаленно. А, например, в США уже сейчас удаленно работают больше трети всех американцев. У меня удаленная работа обычно была связана с документами формата MS Word. (Ну и изредка - с файлами презентаций.) В текстовом редакторе Word еще со старых версий (минимум лет двадцать назад) присутствовали удобнейшие средства рецензирования и совместного редактирования документов, причем в документе можно было сохранять всю историю внесения изменений и вы всегда могли посмотреть, кто из пользователей какие именно изменения производил.Кстати, по моей практике подавляющее большинство пользователей (и даже профессиональных редакторов) понятия не имеют о том, что в Word существуют подобные средства, и, когда им приходится совместно работать над документами, делают это по старинке: вносят исправления в текст по живому и пишут подробные комментарии в примечаниях. В старые времена, когда не было облачных сервисов, документы пересылались по электронной почте (или передавались на дискетах) и это было не очень удобно: какие-то версии файлов в процессе терялись, новые версии замещались старыми - и при этом терялась часть исправлений. Но со временем у компании Microsoft появилось два очень существенных , значительно облегчающих совместную работу над документами. А новшества эти следующие: онлайновая версия офисного пакета MS Office , позволяющая работать в привычных Word, Excel и Power Point с любого компьютера, имеющего доступ в Интернет, и облачный сервис OneDrive , с помощью которого можно легко организовать хранение документов, над которыми ведется совместная работа, прямо в Интернете: при этом пользователи уже вообще никак не привязаны к конкретным компьютерам и могут иметь доступ к нужным документам откуда угодно. Мне по роду работы главным редактором в нескольких проектах нередко приходится в подробностях объяснять схему совместной удаленной работы над документами новым авторам, поэтому я решил изложить это все в отдельной статье: оно пригодится и для новых авторов, да и, вполне возможно, кто-то из вас, дорогие читатели, для себя найдет это полезным. Как это все делается? Для начала нужно зарегистрироваться в облачном сервисе OneDrive , который пригодится и для совместной работы, и для архивирования важных данных, и для удаленного доступа к вашим документам и медиафайлам.Если у вас уже есть учетная запись Microsoft, то в OneDrive можно войти с этой учетной записью, а если нет - просто создайте эту учетную запись: для этого потребуется указать какой-нибудь работающий e-mail, к которому у вас есть доступ.
Принцип работы облачного сервиса OneDrive примерно такой же, как и у, например, Dropbox : вы имеете доступ к вашему персональному хранилищу в Интернете (на сайте OneDrive) и это хранилище можно синхронизировать с соответствующим хранилищем на рабочем компьютере, ноутбуке, планшете, смартфоне. Для синхронизации с облаком на компьютер (ноутбук, планшет, смартфон) устанавливается соответствующее приложение OneDrive, в котором производятся настройки синхронизации.
Указываете папку, где будут располагаться папки OneDrive, указываете, какие из них должны синхронизироваться, - и все, дальше OneDrive все будет делать самостоятельно.Также OneDrive умеет автоматически отправлять в облако фотографии и видео, которые вы делаете вашим смартфоном или планшетом.По умолчанию бесплатно вам выделяют в облаке 15 Гб пространства, что вполне хватит для фото и документов. Однако если вы используете план Office 365 (а я именно его и использую буквально с первого дня появления - это очень удобно), где за 286 рублей в месяц или 2874 рубля в год вам предоставляются Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher и Access, причем вы можете их устанавливать для пяти пользователей на пяти компьютерах, пяти планшетах и пяти смартфонах, то с этим планом для каждого пользователя в OneDrive выделяется аж 1 Тб, а уж туда слона можно запихнуть.

Мой OneDrive

Впрочем, облачные возможности OneDrive - это удобно и полезно, однако нас сейчас этот сервис интересует прежде всего с точки зрения организации совместной удаленной работы. И тут OneDrive, конечно, заметно выигрывает у Dropbox, потому что именно под OneDrive хорошо заточены приложения MS Office.И работает это очень и очень просто. Смотрите. Например, создали вы в MS Word какую-то статью. Эту статью вам потом нужно отправить редактору (начальнику, коллеге), чтобы он сделал там свои замечания и статью подредактировал.Для этого вам данную статью нужно сохранить не в локальной папке, а в соответствующей папке OneDrive. Делается это буквально в один клик: в Word при сохранении документа просто выбираете свой OneDrive. (При первом доступе OneDrive попросит указать ваши данные учетной записи - e-mail и пароль.)

Ну и далее сохраняете свой документ, например, в папке "Документы Office Live". Или создаете в OneDrive для этого какую-то другую папку - как вам удобно.OneDrive интегрируется с Windows, и операционная система работает с его папками точно так же, как с локальными папками компьютера.

Теперь что нужно сделать? Дать доступ к этому документу вашему редактору (начальнику, коллеге). Это делается очень просто. В Word нажимаете Файл - Общий доступ . Появляется вот такое окно.

Там введите адрес того человека (людей), который должен прочитать и отредактировать вашу статью, после чего нажмите кнопку "Общий доступ".

Ему на e-mail придет соответствующее уведомление примерно такого вида.

А у вас в данных документа появятся все абоненты, которых вы пригласили.

Далее вашему абоненту остается просто щелкнуть по ссылке - и у него эта статья появится для чтения в онлайновой версии Word.
Там есть ссылка "Редактировать документ": с ее помощью документ можно открыть для редактирования в онлайновой версии или в MS Word.

Удобнее, конечно, работать с документом в Word, однако, в случае когда вы находитесь за чужим компьютером, онлайновая версия может стать выходом из положения.

Статья в онлайновом редакторе

Отображать или не отображать эти исправления на экране - включается в соответствующем меню.

Тот, кто редактирует документ, обычно все исправления на экране не отображает - так редактировать неудобно. Зато, когда автор получает документ после редактирования, он включает режим "Все исправления" - и прекрасно во всех мелочах видит то, что с его текстом делал редактор: и исправления, и удаления, и переформатирования, и примечания.

Скриншот кликабелен

На примечания можно отвечать, и там всегда видно, кто какие примечания делал.

Автор делает требуемые исправления, что-то там редактирует - и снова отправляет это редактору. У того тоже прекрасно видно, как изменился документ со времени его последнего редактирования, причем изменения и дополнения, сделанные автором, показываются другим цветом - это очень наглядно. (Вообще, для исправлений каждого пользователя выбирается какой-то свой цвет.)

Скриншот кликабелен

Причем достаточно выбрать режим показа "Без исправлений" - статья будет показана так, как должна выглядеть в законченном виде.
Подобным образом над документом (электронной таблицей, презентацией, базой данных, расписанием) могут работать десятки различных людей. MS Office будет бережно записывать все дополнения и изменения, и там всегда можно будет откатываться на какие-то предыдущие версии.Причем система вполне нормально работает в многопользовательском режиме, то есть когда над документом одновременно трудятся несколько человек. И вы всегда можете увидеть, кто в данный момент вместе с вами работает над этим документом.

Возможности редактирования документа могут ограничиваться: например, одним пользователям будет разрешено только добавлять примечания, другим вообще разрешить только чтение. Также можно ограничивать набор разрешенных к применению стилей.

Кстати, в окончательном документе крайне желательно убрать всю историю изменений и комментарии, особенно если он предназначен для использования какими-то другими людьми. Сделать это довольно просто: нужно документ сохранить под новым именем и в меню Рецензирование - Принять выбрать пункт "Принять все исправления и прекратить отслеживание" - тогда вы получите окончательный текст (таблицу, презентацию и так далее) без всякой лишней информации.

А то я знаю случаи, когда пользователи очень жалели, что не стерли всю историю изменений в документе, а особенно - комментарии.Вот как-то так организуется удаленная работа нескольких человек над одним документом. Как видите, все очень просто, легко и удобно. Учетная запись Microsoft, использование OneDrive, использование онлайновых или офлайновых версий пакета MS Office, отслеживание изменений, различные виды просмотра изменений. И ваша совместная работа над документами будет крайне удобной, и всегда можно будет отслеживать любые шаги по изменению документа.Вроде бы все это вещи общеизвестные, но я, как ни странно, очень часто сталкиваюсь с тем, что, когда, например, мне должны прислать мою статью с какими-то правками, люди присылают документ без отслеживания изменений и я должен сличать их текст с моим, чтобы понять, где и что они понаисправляли. Да это же просто дикость какая-то: что им стоило включить отслеживание изменений - и я бы потом все мгновенно увидел?!!Так что не пренебрегайте подобными возможностями, они позволяют очень сильно экономить время и очень эффективно совместно удаленно работать над какими-то файлами.

2017. Google Docs порадовал любителей совместных правок

Вообще-то онлайн редактор Google Docs изначально делал упор на совместное редактирование документов в режиме реального времени. Но иногда бывает, что нужно совместно поработать над документом в асинхронном режиме. И вот тогда в игру вступают исправления, принятие/отклонение, версии документа. Теперь этот режим редактирования (обычный для Word) доступен и в Google Docs. Причем, правки можно вносить/принимать и в мобильном приложении. И в отличии от Word, в Google Docs лучше видно, кто вносил изменения. Также появилась возможность именовать версии документов, что очень удобно. Например, после утверждения первой части документа, можно назвать версию "1 часть утверждена" вместо "Версия от 3 августа".

2017. Приложение Dropbox Paper доступно на русском языке

Dropbox объявил о глобальном запуске своего приложения Paper на 21 языках, в т.ч. на русском. Это инструмент для совместной работы - нечто среднее между Evernote, Google Docs и Slack. Вы создаете страничку, приглашаете коллег (зарегистрированных в Dropbox) и можете совместно создавать и редактировать контент. При этом, видно кто что редактирует в данный момент. На страничку можно добавлять картинки, файлы, видео, списки задач и комментарии. Работать со страничкой можно в браузере или мобильном приложении. По окончании работы страничка сохраняется в вашем аккаунте Dropbox. На данный момент приложение Paper - бесплатно.

2015. Dropbox запустил сервис для онлайн заметок и совместной работы

Dropbox тихо запустил новый сервис Dropbox Notes . Он представляет собой простой текстовый редактор, с помощью которого вы можете создать заметку (или простой документ) и сохранить ее в своем онлайн хранилище. Текст можно немного форматировать, добавлять картинки и таблицы. К заметкам можно прикреплять файлы и задачи (to-do листы). Кроме того, странички можно расшаривать для коллег и совместно редактировать их в реальном времени. При этом вы видите, кто сейчас еще редактирует страничку и где находится его курсор. Конечно, этот редактор не будет конкурировать с Word, он предназначен для простой организации совместной работы. Тем более, что недавно Dropbox получил полноценную интеграцию с Microsoft Office.

2015. Dropbox позволяет совместно редактировать документы MS Office

Несколько лет назад, когда все уже думали, что будущее документов - в том, что они будут храниться только в онлайне, появился Dropbox и придумал синхронизировать копию документа между многими устройствами. Теперь, когда все уже смирились с тем, что для совместного редактирования документа нужен онлайн редактор типа Google Docs, Dropbox предлагает не паниковать и пользоваться привычными Word, Excel и PowerPoint, просто установив небольшой плагин для совместной работы. Этот плагин Dropbox badge позволяет в реальном времени синхронизировать копии одного и того-же документа на компьютерах сотрудников. При этом, вы можете видеть, кто в данный момент работает над данным документом, определить, последняя ли у вас версия, обновиться до самой свежей версии и быстро отправить коллеге ссылку на документ. Новая фича будет доступна сначала в бизнес-версии Dropbox for Business.

2012. Salesforce Stypi - онлайн блокнот для совместной работы в реальном времени

Допустим, вам с коллегами или партнерами нужно поработать над какой-то задачей, требующей писанины. Например, составить план проекта или написать коммерческое предложение клиенту. Если все участники совещания присутствуют в офисе, вы их просто собираете за одним столом, берете бумажку или флипчарт и записываете умные мысли. Но если участники совещания находятся в разных уголках планеты? Конечно есть Google Docs, Online Word или Zoho, но в них нужно всем регистрироваться, и они очень громоздкие для написания простых списков. (Иногда какие-то мелочи отталкивают людей от использования сервиса). Так вот, для таких онлайн совещаний отлично подойдет сервис Stypi . Это простой онлайн блокнот с чатом, в котором могут работать несколько человек одновременно. ***

2011. Google+ Hangouts превратился в полноценный сервис web-конференций

Хак ливанского программиста, который позволял совместно редактировать текст в Google+ Hangouts недолго оставался хаком. Сегодняшнее обновление Google+ добавило в сервис Hangouts гораздо больше новых возможностей. Во-первых, это возможность расшаривать свой экран (Screen-sharing). Во-вторых, это возможность совместно рисовать на экране (Whiteboard). В-третьих, это возможность совместно редактировать документы Google Docs. В-четвертых, это возможность устраивать видеотрансляции (вебинары) на неограниченное количество зрителей (число активных участников может быть до 10). В-пятых, видеочат Google Hangouts работает теперь и на Android-смартфонах. И наконец, в-шестых, Google открыл официальный API для Hangouts, так что теперь не нужно извращаться, как ливанский программист, чтобы создать собственное приложение для Hangouts. Кстати, социальная сеть Google+ теперь открыта для всех. Ваша компания уже к этому?

2011. Совместное редактирование текста/кода в Google+ Hangouts

Некий разработчик Мохамед Мансур создал расширение к Google+ Hangouts - Hangout Pad for Google+ , которое позволяет совместно работать над текстом (или программным кодом), общаясь по видеосвязи. Хотя это расширение пока содержит кучу багов, оно интересно сразу по нескольким причинам. Во-первых, оно не использует официальный Google+ API (по той простой причине, что его еще не существует). Hangout Pad представляет собой плагин к браузеру Google Chrome и встраивается в видеочат Hangouts посредством хака (сервиса Google Shared Spaces и протокола Google Wave). Тем не менее, этот инструмент уже сейчас показывает возможности расширения Google Hangouts (берегись Skype!). Окно для совместной работы (в данном случае редактор кода) расположено над видеопотоками пользователей и в нем может быть все что угодно. Кроме того, это наглядная демонстрация будущей интеграции Google Hangouts с Google Docs.

2011. В TeamLab появился текстовый редактор и электронные таблицы

Сервис для совместной работы Teamlab продолжает удивлять. Хотя недавно в нем наконец-то появилась платная версия, основной функционал остается абсолютно бесплатным и не ограниченным по количеству пользователей. И при этом у разработчиков есть время, деньги и желание на создание таких новых фич, как онлайн редакторы документов. Да, они решили не интегрировать уже готовые редакторы Google Docs или Zoho Docs, а создать свои собственные (конкурирующие) приложения. Текстовый редактор и редактор электронных таблиц уже доступны, в т.ч. в бесплатной версии. Скоро появится и редактор презентаций. Конечно, функционал этих приложений пока далек от Word, Excel и даже от Google Docs, в них есть только базовые функции. Но для большинства ежедневных операций по совместной работе с документами - они вполне подойдут. Созданные в Teamlab документы можно скачать в форматах DOC, XLS и отправить контрагентам. Можно также загружать документы в этих форматах и редактировать их в онлайне.

Сервис для совместной работы и управления проектами Teamlab получил новый модуль - Documents, который предназначен для хранения и совместного доступа к файлам и документам. Документы можно легко импортировать из Google Docs, Zoho Docs и Box.net, а для их редактирования можно использовать OpenOffice + специальный плагин Teamlab, которые позволяют открыть любой документ прямо из браузера. У каждого пользователя есть персональное хранилище документов и расшаренная папка, в которой происходит совместная работа. Кроме модуля документов в Teamlab появились шаблоны проектов (для быстрого создания типовых проектов), история переписки, мультичат и групповая рассылка в мессенджере TeamLab Talk, страница Мои задачи, сроки задач и кнопка-напоминание.

OffiSync - это плагин для редакторов MS Office, который позволяет сохранять офисные документы в аккаунте Google Docs, а затем их оттуда открывать. Т.е. идея сервиса - объединение функциональных редакторов MS Office с возможностями совместной работы Google Docs. C момента нашего последнего обзора, создатели прикрутили интеграцию с Google Sites (т.е. документ из MS Office можно сохранять как аттачмент к выбранной страничке в Google Sites и открывать документы оттуда). А вчера появилась еще более интересная фича - возможность одновременно редактировать один документ, работая в любой версии MS Office (2003, 2007, 2010) или в онлайн редакторе Google Docs. Конечно, это выглядит не так, круто, как в новой (вчерашней) версии Google Docs , зато объединяет пользователей обоих решений.

2010. Zoho Business позволяет ограничить доступ к приложениям по IP

Конечно, возможность доступа к бизнес-приложениям из любого места в мире - это стратегическое преимущество Zoho и других SaaS сервисов. Но с точки зрения безопасности, это может привести к большим проблемам. В Zoho решили устранить этот недостаток и для пользователей Zoho Business вводят возможность ограничить доступ к аккаунту по IP адресу. В контрольной панели появилась закладка, в которой можно ввести список разрешенных IP адресов - обычно это адреса офисов или домашние адреса сотрудников/фрилансеров. Т.к. приложения из Zoho Business часто предполагают доступ внешних контрагентов (клиентов, партнеров), то можно для них не запрещать доступ полностью, а лишь ограничить их права доступа. Напомним, Zoho Business - это пакет офисных приложений для работы с электронной почтой, документами и создания внутреннего портала для совместной работы.

2010. Box.net обновил мобильную версию для iPhone

Box.net был одним из первых сервисов, который создал клиент для iPhone. И теперь он продолжает совершенствовать свой мобильный клиент. Мобильный Box.net 2.0 добавил просмотрщик файлов (который недавно появился в web-версии), возможность комментировать файлы и папки, расшаривать файлы и папки и просматривать общую ленту событий. Кроме того, новый мобильный клиент интегрировали с редакторами документов Quickoffice для iPhone, так что документы а формате Word и Excel можно будет открывать и редактировать на iPhone. В свете недавнего появления эта возможность выглядит особенно привлекательно.

2010. Box.net достойно ответил Google Docs

Наверное, создатели Box.net были не очень рады узнать, что сервис Google Docs превратился в онлайн файлохранилище, а значит, стал их прямым конкурентом. Но их ответный ход не заставил себя долго ждать. На днях Box.net представил универсальный Flash-просмотрщик файлов, напоминающий Scribd , который позволяет просмотреть практически любой файл, хранящийся в Box.net аккаунте - прямо в онлайне, не загружая его на компьютер. Это может быть офисный документ, картинка, флэш, аудио или видео (всего 20 форматов). Кроме того, вы можете опубликовать любой файл (в flash-просмотрщике) на своем сайте или предоставить к нему доступ определенным сотрудникам и контрагентам, чтобы они могли с ним ознакомиться и оставить свои комментарии. Пожалуй, это идеальное решение, когда вы хотите отправить клиенту презентацию, схему, техническую документацию или макет дизайна. Вам не нужно заботиться о том, чтоб у клиента было установлено определенное ПО для того, чтоб открыть файл. ***

2009. Google купил EtherPad и вспомнил об имидже SaaS

Итак, онлайн сервис совместного редактирования документов в режиме реального времени EtherPad , созданный бывшими сотрудниками Гугла, возвращается туда, где он был рожден - в Google. Цель этой покупки - использовать некоторые технологии EtherPad для Google Wave и привлечь талантливых сотрудников обратно в компанию для работы над проектом, который должен изменить мир. Вчера, как только сделка была оформлена, создатели EtherPad (очевидно, по просьбе новых владельцев) отписали в своем блоге, что с этого момента создавать новые документы на сервисе нельзя, а 31 марта EtherPad будет закрыт. Разумеется, пользователи сервиса были несколько разочарованы таким положением вещей и высказали все что об этом думают в коментах. И тут в Гугле вспомнили об одной штуке, которая для них намного важнее, чем новое приобретение - доверие к SaaS. ***

2009. EtherPad имитирует функцию PlayBack из Google Wave

30 сентября Google начнет раздачу 100000 приглашений в Google Wave . С момента презентации этого суперсервиса прошло всего 3 месяца, но за это время сторонние разработчики уже успели воплотить в жизнь некоторые его оригинальные идеи. Недавно мы говорили о Zenbe, который реализовал идею "волны ", а сегодня сервис для совместного редактирования документов, EtherPad представил фичу "PlayBack", которая является одним из самых замечательных изобретений в Google Wave. Смысл ее в том, что в любой момент можно проиграть всю историю изменения документа, подобно как вы смотрите фильм. ***

2009. OffiSync: Google Docs и MS Office - не конкуренты

У большинства пользователей, наверно, сложился стереотип, что Google Docs и MS Office - принципиальные конкуренты. Продвинутые пользователи онлайн сервисов постоянно спорят со сторонниками Microsoft о том, что ценнее, многофункциональный и мощный редактор, или возможность глобального доступа и совместной работы в онлайне. Свежим взглядом на этот вопрос посмотрели ребята из OffiSync . Они подумали, ведь все равно почти у всех есть MS Office, и любой юзер может без проблем создать себе аккаунт в Google Docs. Почему бы не использовать эти офисные пакеты вместе, объединяя их преимущества?

2009. DocVerse - оперативная совместная работа в MS Office

Два бывших сотрудника Microsoft создали вспомогательный вэб-сервис (+ плагин) DocVerse , предназначенный для совместной работы над документами MS Office через интернет. Зачем они это сделали? Быть может им нечем занять себя? Ведь у Microsoft уже есть (бесплатный) сервис, предлагающий подобную функциональность - Office Live Workspace . А кроме того, Microsoft уже показала онлайн версии своих редакторов и объявила, что следующий Office 14 будет web-ориентированным. И вряд-ли эти ребята надеятся, что Microsoft купит их проект, иначе бы не строили его на вражеской платформе Adobe AIR.

2008. EtherPad - текстовый редактор для совместной работы в Real Time

Преимущества онлайн редакторов типа Google Docs или Zoho Writer над десктопным Вордом до сих пор сомнительна. В первую очередь из-за их неспособности (пока) обеспечить полную совместимость с форматом.doc (что очень важно для обмена файлами с контрагентами). На этом фоне очень умным кажется стартап EtherPad , создатели которого решили забить на совместимость и форматирование и сосредоточиться на том факторе, который делает онлайн-редактор намного более ценным, чем Word - совместная работа в режиме реального времени.

2008. Gobby - сделаем вместе

Что такое Gobby? Gobby - свободный совместный (коллаборативный) редактор, поддерживающий множество открытых документов для одной сессии и многопользовательский чат. Он может работать в Windows, Mac OSX, Linux. Редактор позволяет нескольким пользователям одновременно редактировать один и тот же документ. ***

2007. Новые возможности служб Google доступны уже сегодня

IMAP для Gmail, документы Google для мобильных устройств, новые функции для электронных таблиц, новые возможности в Профессиональном пакете и в Пакете для учебных заведений и многое другое в официальном релизе. ***

2007. Google запустит wiki-приложение: Google Wiki

В Сети появилась информация о том, что Google готовится перезапустить сервис Jotspot, который был куплен компанией в 2006 г. Jotspot является приложением, которое предназначено для работы с онлайновыми wiki-сервисами - базами данных наподобие Wikipedia.После сделки с Google сервис Jotspot не позволял регистрироваться новым пользователям, однако старые клиенты сохранили доступ к своим аккаунтам. Как сообщает Google Blogoscoped, сервис Jotspot войдет в набор онлайновых приложений для офиса Google Apps под названием Google Wiki.О новом названии говорит также и логотип Google Wiki, который появляется при попытке войти на сайт.Представители Google не давали официальных комментариев по поводу этой информации.

2007. Central Desktop интегрировал электронные таблицы

Только недавно мы написали о сильном конкуренте Google Spreadsheets - . А сегодня (видимо прочитав этот пост) Central Desktop объявил об интеграции этого сервиса в свою офисную платформу. Так что теперь пользователи Central Desktop получили возможности: ***

2006. Коллективный редактор зарабатывает на вики-технологиях

Американская компания Numanila разработала сервис Approver , призванный облегчить работу над одним документом нескольких пользователей. Для начала работы нужно загрузить документ на сайт и выбрать из списка своих контактов тех людей, которые будут над ним работать. Таким образом, вместо организации почтовой рассылки с прикрепленным к нему документом и дальнейшей переписки по электронной почте, можно просмотреть на одной странице всю нужную информацию. Сервис покажет, кто и когда вносил в документ правки, кто уже утвердил его, а также напомнит всем участникам работы о сроках «дедлайна».В тестовом режиме пользователь может создать только один документ и принимать участие в работе над неограниченным количеством чужих документов. Для того, чтобы получить возможность создания большего количества документов (до 50-ти), необходимо купить платный аккаунт за $6 в месяц или 40$ в год. При этом сервис работает только на ОС Mac и Windows, и только с браузерами Internet Explorer и Firefox.

2006. Writeboard - работаем вместе

Коллективное создание текстовых документов не является чем-то из ряда вон выходящим: многим из нас это приходилось делать не раз в условиях офисной работы. Но что делать, если соавторы находятся вне интранет сети и даже более того - живут в другой стране или вообще на другом континенте? Обмен рабочими материалами посредством электронной почты рано или поздно приведёт к такой путанице, что можно легко потерять несколько важных дополнений, сделанных коллегами. Конечно, можно найти массу способов избежать проблем и организовать коллективную работу через интернет, но все они будут связаны с определёнными затратами времени и сил. Поэтому предлагаем познакомиться с проектом под названием Writeboard , позволяющим легко и непринуждённо готовить несложные текстовые документы с участием неограниченного числа соавторов.Для начала работы достаточно пройти несложную регистрацию, после чего можно сразу переходить к собственно работе над документом. Средства форматирования предоставляются довольно аскетичные: пара типов заголовков, два вида списков, жирный и наклонный шрифт, вставка текстового блока. Доступно также добавление в документ гиперссылок и изображений. Правда, не без неудобств: картинки предварительно нужно выложить в интернет, т.к. в текст помещается только ссылка на изображение. Редактировать местоположение и размер графических объектов невозможно, поэтому лучше заранее подготовить рабочие материалы, чтобы в дальнейшем готовый вариант статьи выглядел более эстетично. Правка документа не составляет труда, кириллические тексты выглядят вполне прилично как во время редактирования, так и в готовом документе (впрочем, это заслуга, скорее, браузера, чем собственно Writeboard, т.к. выбор шрифтов в программе отсутствует):Готовый документ сохраняется на сервере разработчиков и становится доступным для редактирования другим пользователям. Для отслеживания внесённых изменений предусмотрена система, аналогичная той, что используется в системах Wiki, поэтому находить правки, сделанные другими участниками проекта, можно очень легко. Также остаются доступными и промежуточные версии рабочего документа, благодаря чему всегда можно вернуться к любой из предыдущих версий. Особо следует отметить способ выделения изменённого текста: это позволяет сразу обнаруживать свежие правки, а не искать их по тексту всего документа.Для обсуждения текущих рабочих моментов вы можете обмениваться с коллегами текстовыми сообщениями, организованными в виде комментариев. Выделение промежуточных версий документа, которые являются своего рода отправными точками для начала следующего этапа редактирования, или просто оказались удачными, но не совсем готовыми к финальному релизу версиями, можно осуществлять с помощью установки соответствующих флагов. Если кто-то соавторов ещё не в курсе о том, что над документом уже вовсю кипит работа, в которой его помощь очень даже приветствуется, можно переслать ему приглашение по электронной почте. В сообщении будет содержаться ссылка на текущую версию документа, а также необходимый для доступа к функции редактирования пароль.Помимо вышеперечисленных действий над документом, можно переслать рабочие материалы любому адресату по электронной почте. Для того, чтобы не заниматься рассылками постянно, можно использовать RSS. Если же понадобится копия документа на локальном компьютере, её можно скачать с сервера разработчиков Writeboard, при этом документ автоматически конвертируется в один из двух форматов: простой текст или HTML. Невозможность помещения графических объектов непосредственно в текст создаваемого документа на данном этапе окажет своё негативное влияние: если в тексте присутствовали изображения, то экспортированный вариант будет содержать лишь ссылки на них.Каких-либо особых средств шифрования документов разработчиками Writeboard не предусмотрено, поэтому осуществлять с помощью подобного инструмента внутренний документооборот компании, конечно, не стоит. Но найдётся немало проектов, которым данный сервис окажется как нельзя кстати. Авторы ресурса предлагают воспользоваться своим детищем таким категориям пользователей, как студенты и поэты, свободные журналисты и PR-менеджеры. В любом случае, раз подобный проект предлагает свои услуги - почему бы не попробовать им воспользоваться?

2002. Протокол WebDAV для управления файлами в Web

Компания Software AG выпустила WebDAV - набор расширений протокола HTTP, обеспечивающего функции совместного редактирования и управления файлами на удаленных Web-серверах. Протокол WebDAV дает офисным работникам возможность мгновенно размещать в Web информацию при помощи обычных офисных программ. Сервер Tamino WebDAV Server интегрирует XML-базу данных Tamino в Windows-приложения

Решили отправить организаторам TechEd Russia 2012 коллективный отзыв о конференции. Сегодня я расскажу о том, как мы организовали совместную работу над ним с помощью OneDrive.

Первоначальное обсуждение, конечно, велось в почте. Когда все желающие высказались, я собрал все отзывы в документ Word и загрузил его на OneDrive. Теперь нужно было предоставить коллегам возможность просмотреть документ и внести в него правки.

Примечание . Статья написана до переименования SkyDrive в OneDrive, отсюда и старое название на снимках экрана.

Сегодня в программе

Предоставление общего доступа к файлам и папкам OneDrive

В OneDrive разрешения на доступ к файлу регулируются на уровне папок и файлов. Когда вы делаете папку общедоступной или выдаете разрешение на доступ в нее конкретным людям, эти параметры распространятся также и на все вложенные папки и файлы, если не задавать им другие разрешения.

Я загрузил файл в личную папку и перешел к выдаче прав на него своим коллегам.

Вообще, в столбце «Общий доступ» видно, когда на файл или папку изменены права. По сути, в облачном хранилище Microsoft три варианта предоставления доступа, и я начну с самых простых.

Создание ссылки на файл

Из картинки ниже понятно, что любой обладатель ссылки сможет просмотреть или отредактировать документ. Менее очевидно, что для того чтобы сделать папку или файл публичными, надо создать соответствующую ссылку (она называется «Предоставить общий доступ»).

Конечно, публичный доступ, равно как и доступ по ссылке с правами редактирования, можно прекратить в любой момент. Причем при повторном создании ссылки для редактирования в URL будет уже другой ключ.

Отправка почтового сообщения

Эта опция более интересна, поскольку здесь есть возможность потребовать авторизацию с учетной записью Microsoft . Причем это единственный вариант, позволяющий предоставить доступ к файлу только определенным людям.

Ваши адресаты получат письмо от учетной записи, с которой вы вошли в OneDrive (т.е. нельзя отправить письмо с произвольного адреса). В этом случае тоже создается ссылка, но требование входа в службу ограничивает доступ к файлу или папке адресатами письма. Безусловно, получатели письма могут скачать и передать файл кому угодно каким-либо другим способом.

Интересно, что в случае, когда связано несколько учетных записей, разрешение предоставляется только тому аккаунту, с которого доступ был осуществлен в первый раз. Кстати, когда вам кто-то предоставил доступ к файлу, вы можете перейти к нему из раздела Общие в левой панели OneDrive.

Управление правами доступа

В нашей переписке участвовал Артем, подкидывая хорошие темы для отзывов. Однако он не является MVP, поэтому права на редактирование файла ему были ни к чему. Выслав письмо, я поправил права доступа, управление которыми осуществляется в правой панели.

На рисунке видно, что Артем может только просматривать документ, в то время как все остальные могут его редактировать в локальном приложении Word или прямо в OneDrive с помощью Word Web App. Здесь же можно лишить доступа любого человека или всех обладателей ссылки на просмотр или редактирование файла.

Совместная работа над документами Office

Важно! Открывайте файлы из офисных программ напрямую с OneDrive (Ctrl + O → OneDrive), а не из синхронизируемой папки на локальном диске. Иначе при одновременной работе нескольких человек возникнет конфликт, результатом которого будут копии обновленных файлов с именем ПК в названии.

Вы можете открывать файлы Word, Excel, PowerPoint и OneNote и работать над ними как в локальных приложениях Microsoft Office, так и в их веб-версиях прямо в браузере. В обоих случаях поддерживается совместная работа над документом нескольких человек. Максимальное количество одновременных редакторов нигде не прописано, но восемь человек успешно работали (спасибо за проверку Оксане).

В OneDrive это работает очень удобно! Я открыл наш отзыв в Word 2013 и начал править первый абзац.

Абзац моментально заблокировался, чтобы кто-то другой случайно не внес в мой фрагмент перекрывающие изменения. Оксана, вносившая свои правки одновременно со мной, увидела это в веб-приложении (она предпочитает английский интерфейс).

Здесь я хочу обратить ваше внимание на несколько моментов.

Четко обозначается, какой абзац я редактирую (мое имя отображается при наведении).
Этот абзац действительно защищен от чужих правок. Сейчас курсор установлен в нем, и на рисунке видно, что в ленте заблокированы все опции форматирования.
Можно посмотреть список всех людей, выполняющих правки в данный момент.
Известно, что кто-то уже изменил документ, т.е. после обновления можно увидеть их правки (синхронизации в реальном времени нет, с сожалению).

В OneDrive можно посмотреть, кто редактировал документ последним.

Но интереснее другое — OneDrive автоматически отслеживает версии документов. Вы можете перейти к журналу версий из контекстного меню или из верхнего меню «Управление» (на рисунке выше оно скрыто за тремя точками ввиду малого размера окна).

Здесь можно восстановить или загрузить любую из предыдущих версий. По имеющейся у меня информации, на OneDrive сохраняется до 25 версий документа. Однако версии создаются только при редактировании файлов. Если вы загрузите новый файл с тем же именем, перезаписав старый, история версий не сохранится.

Опрос и дискуссия

Как видите, управление правами в OneDrive осуществляется очень просто, хотя некоторые моменты не вполне очевидны. При этом можно создавать и изменять документы Word, книги Excel, презентации PowerPoint и заметки OneNote, не покидая браузера. Конечно, веб-версии приложений Office не обладают всеми функциями их аналогов из пакета Office, но для множества пользователей их возможностей более чем достаточно.

Вы можете работать над файлами Office индивидуально и совместно, используя как минимум 7 Гб личного дискового пространства. Ах да, это все совершенно бесплатно;)

А вы храните файлы и документы в облаке? Приведите в комментариях несколько самых любимых возможностей своего облачного хранилища!