Как грамотно использовать iCloud для совместной работы над документами. Работа с данными листа в OneDrive Одновременная работа с файлами в облаке

Очень часто случаются ситуации, когда необходимо собрать данные от нескольких людей в одном файле Excel. Если вы все работаете в одной организации и у вас у всех есть доступ к какой-нибудь общей сетевой папке, тогда проблем не возникает. Но что если таковой возможности нет, и время на последовательное заполнение отсутствует? В таком случае нам поможет облачный сервис SkyDrive, который позволяет хранить документы на облаке, работать нескольким пользователям одновременно в одном документе, разграничивать доступ определенным людям и многое другое.

Как мы будем действовать? Для начала мы создадим шаблонный файл Excel с таблицей, которую необходимо будет заполнить. Затем разместим файл на облаке SkyDrive. И наконец, разошлем ссылку на файл по почте всем участникам события и дождемся пока все его заполнят.

В нашем примере таблица выглядит следующим образом, где по горизонтали находятся ключевые показатели, а по вертикали – округа, по которым мы будем рассылать таблицу.

Когда файл будет готов, его необходимо сохранить на облаке, для этого щелкаем по вкладке Файл, выбираем Сохранить как –> Имя_пользователя в SkyDrive. Обратите внимание, чтобы сохраниться на облаке, вам необходимо иметь учетную запись Microsoft Live ID.

Теперь, когда наш файл находится на облаке, мы можем дать доступ на изменение, или только на чтение. На вкладке Файл выбираем Общий доступ -> Пригласить других людей. Прописываем адреса электронной почты всех получателей, указываем уровень доступа (чтение, изменение), добавляем пару строк к нашей директиве и щелкаем Общий доступ.

Адресаты получат, примерно следующее сообщение, с вложенной ссылкой на файл. Обратите внимание, чтобы открыть файл, пользователю не обязательно иметь установленную копию Excel на своем компьютере, так как щелкнув по ссылке ваш файл будет открыт с помощью веб-клиента Excel.

Веб-клиент Excel имеет урезанный функционал нежели настольный, но с выполнением большинства повседневных задач он отлично справляется.

Второй — Опубликовать в социальных сетях, который дает возможность размещения ссылки на стене социальной сети. Мы не использовали эту опцию в нашем примере, так как нам требовалось отправить файл конкретным людям, а в данном случае ссылка будет помещена на стену в Facebook, соответственно все друзья смогут редактировать файл.

Все те же самые операции вы можете проделать и не имея установленного Excel на своем компьютере, с помощью браузера. Достаточно перейти на сайт SkyDrive , где вышеописанные опции тоже доступны.

Мир вокруг нас меняется. Если раньше удаленная работа казалась чем-то совершенно экзотическим, то сейчас это уже считается в порядке вещей: по недавно проведенным исследованиям выяснилось, что к 2020 году одна пятая часть всех россиян будут работать удаленно. А, например, в США уже сейчас удаленно работают больше трети всех американцев. У меня удаленная работа обычно была связана с документами формата MS Word. (Ну и изредка - с файлами презентаций.) В текстовом редакторе Word еще со старых версий (минимум лет двадцать назад) присутствовали удобнейшие средства рецензирования и совместного редактирования документов, причем в документе можно было сохранять всю историю внесения изменений и вы всегда могли посмотреть, кто из пользователей какие именно изменения производил.Кстати, по моей практике подавляющее большинство пользователей (и даже профессиональных редакторов) понятия не имеют о том, что в Word существуют подобные средства, и, когда им приходится совместно работать над документами, делают это по старинке: вносят исправления в текст по живому и пишут подробные комментарии в примечаниях. В старые времена, когда не было облачных сервисов, документы пересылались по электронной почте (или передавались на дискетах) и это было не очень удобно: какие-то версии файлов в процессе терялись, новые версии замещались старыми - и при этом терялась часть исправлений. Но со временем у компании Microsoft появилось два очень существенных , значительно облегчающих совместную работу над документами. А новшества эти следующие: онлайновая версия офисного пакета MS Office , позволяющая работать в привычных Word, Excel и Power Point с любого компьютера, имеющего доступ в Интернет, и облачный сервис OneDrive , с помощью которого можно легко организовать хранение документов, над которыми ведется совместная работа, прямо в Интернете: при этом пользователи уже вообще никак не привязаны к конкретным компьютерам и могут иметь доступ к нужным документам откуда угодно. Мне по роду работы главным редактором в нескольких проектах нередко приходится в подробностях объяснять схему совместной удаленной работы над документами новым авторам, поэтому я решил изложить это все в отдельной статье: оно пригодится и для новых авторов, да и, вполне возможно, кто-то из вас, дорогие читатели, для себя найдет это полезным. Как это все делается? Для начала нужно зарегистрироваться в облачном сервисе OneDrive , который пригодится и для совместной работы, и для архивирования важных данных, и для удаленного доступа к вашим документам и медиафайлам.Если у вас уже есть учетная запись Microsoft, то в OneDrive можно войти с этой учетной записью, а если нет - просто создайте эту учетную запись: для этого потребуется указать какой-нибудь работающий e-mail, к которому у вас есть доступ.
Принцип работы облачного сервиса OneDrive примерно такой же, как и у, например, Dropbox : вы имеете доступ к вашему персональному хранилищу в Интернете (на сайте OneDrive) и это хранилище можно синхронизировать с соответствующим хранилищем на рабочем компьютере, ноутбуке, планшете, смартфоне. Для синхронизации с облаком на компьютер (ноутбук, планшет, смартфон) устанавливается соответствующее приложение OneDrive, в котором производятся настройки синхронизации.
Указываете папку, где будут располагаться папки OneDrive, указываете, какие из них должны синхронизироваться, - и все, дальше OneDrive все будет делать самостоятельно.Также OneDrive умеет автоматически отправлять в облако фотографии и видео, которые вы делаете вашим смартфоном или планшетом.По умолчанию бесплатно вам выделяют в облаке 15 Гб пространства, что вполне хватит для фото и документов. Однако если вы используете план Office 365 (а я именно его и использую буквально с первого дня появления - это очень удобно), где за 286 рублей в месяц или 2874 рубля в год вам предоставляются Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher и Access, причем вы можете их устанавливать для пяти пользователей на пяти компьютерах, пяти планшетах и пяти смартфонах, то с этим планом для каждого пользователя в OneDrive выделяется аж 1 Тб, а уж туда слона можно запихнуть.

Мой OneDrive

Впрочем, облачные возможности OneDrive - это удобно и полезно, однако нас сейчас этот сервис интересует прежде всего с точки зрения организации совместной удаленной работы. И тут OneDrive, конечно, заметно выигрывает у Dropbox, потому что именно под OneDrive хорошо заточены приложения MS Office.И работает это очень и очень просто. Смотрите. Например, создали вы в MS Word какую-то статью. Эту статью вам потом нужно отправить редактору (начальнику, коллеге), чтобы он сделал там свои замечания и статью подредактировал.Для этого вам данную статью нужно сохранить не в локальной папке, а в соответствующей папке OneDrive. Делается это буквально в один клик: в Word при сохранении документа просто выбираете свой OneDrive. (При первом доступе OneDrive попросит указать ваши данные учетной записи - e-mail и пароль.)

Ну и далее сохраняете свой документ, например, в папке "Документы Office Live". Или создаете в OneDrive для этого какую-то другую папку - как вам удобно.OneDrive интегрируется с Windows, и операционная система работает с его папками точно так же, как с локальными папками компьютера.

Теперь что нужно сделать? Дать доступ к этому документу вашему редактору (начальнику, коллеге). Это делается очень просто. В Word нажимаете Файл - Общий доступ . Появляется вот такое окно.

Там введите адрес того человека (людей), который должен прочитать и отредактировать вашу статью, после чего нажмите кнопку "Общий доступ".

Ему на e-mail придет соответствующее уведомление примерно такого вида.

А у вас в данных документа появятся все абоненты, которых вы пригласили.

Далее вашему абоненту остается просто щелкнуть по ссылке - и у него эта статья появится для чтения в онлайновой версии Word.
Там есть ссылка "Редактировать документ": с ее помощью документ можно открыть для редактирования в онлайновой версии или в MS Word.

Удобнее, конечно, работать с документом в Word, однако, в случае когда вы находитесь за чужим компьютером, онлайновая версия может стать выходом из положения.

Статья в онлайновом редакторе

Отображать или не отображать эти исправления на экране - включается в соответствующем меню.

Тот, кто редактирует документ, обычно все исправления на экране не отображает - так редактировать неудобно. Зато, когда автор получает документ после редактирования, он включает режим "Все исправления" - и прекрасно во всех мелочах видит то, что с его текстом делал редактор: и исправления, и удаления, и переформатирования, и примечания.

Скриншот кликабелен

На примечания можно отвечать, и там всегда видно, кто какие примечания делал.

Автор делает требуемые исправления, что-то там редактирует - и снова отправляет это редактору. У того тоже прекрасно видно, как изменился документ со времени его последнего редактирования, причем изменения и дополнения, сделанные автором, показываются другим цветом - это очень наглядно. (Вообще, для исправлений каждого пользователя выбирается какой-то свой цвет.)

Скриншот кликабелен

Причем достаточно выбрать режим показа "Без исправлений" - статья будет показана так, как должна выглядеть в законченном виде.
Подобным образом над документом (электронной таблицей, презентацией, базой данных, расписанием) могут работать десятки различных людей. MS Office будет бережно записывать все дополнения и изменения, и там всегда можно будет откатываться на какие-то предыдущие версии.Причем система вполне нормально работает в многопользовательском режиме, то есть когда над документом одновременно трудятся несколько человек. И вы всегда можете увидеть, кто в данный момент вместе с вами работает над этим документом.

Возможности редактирования документа могут ограничиваться: например, одним пользователям будет разрешено только добавлять примечания, другим вообще разрешить только чтение. Также можно ограничивать набор разрешенных к применению стилей.

Кстати, в окончательном документе крайне желательно убрать всю историю изменений и комментарии, особенно если он предназначен для использования какими-то другими людьми. Сделать это довольно просто: нужно документ сохранить под новым именем и в меню Рецензирование - Принять выбрать пункт "Принять все исправления и прекратить отслеживание" - тогда вы получите окончательный текст (таблицу, презентацию и так далее) без всякой лишней информации.

А то я знаю случаи, когда пользователи очень жалели, что не стерли всю историю изменений в документе, а особенно - комментарии.Вот как-то так организуется удаленная работа нескольких человек над одним документом. Как видите, все очень просто, легко и удобно. Учетная запись Microsoft, использование OneDrive, использование онлайновых или офлайновых версий пакета MS Office, отслеживание изменений, различные виды просмотра изменений. И ваша совместная работа над документами будет крайне удобной, и всегда можно будет отслеживать любые шаги по изменению документа.Вроде бы все это вещи общеизвестные, но я, как ни странно, очень часто сталкиваюсь с тем, что, когда, например, мне должны прислать мою статью с какими-то правками, люди присылают документ без отслеживания изменений и я должен сличать их текст с моим, чтобы понять, где и что они понаисправляли. Да это же просто дикость какая-то: что им стоило включить отслеживание изменений - и я бы потом все мгновенно увидел?!!Так что не пренебрегайте подобными возможностями, они позволяют очень сильно экономить время и очень эффективно совместно удаленно работать над какими-то файлами.

Среди новых тенденций в командной работе над файлами и документами — хранение всех данных в “облаке” и организация доступа к ним одновременно с разных устройств. Одним из “пионеров” в области такой синхронизации стала компания Apple, которая представила собственный “облачный” под названием iCloud в июне 2011 года. Более-менее полноценной работа этого сервиса стала, начина с версии OS X Mountain Lion, когда появилась синхронизация ряда приложений для работы с документами.

Работа с iCloud достаточно проста, и сегодня мы рассмотрим, как правильно организовать синхронизацию данных и совместно работать над текстами и презентациями с применением этого “облачного” сервиса.

Активируем работу с документами и данными

Если у вас еще нет бесплатной учетной записи в iCloud или вы только начали ею пользоваться, то вам стоит прочесть , чтобы создать и настроить новую учетку в iCloud. Для хранения своих документов в “облаке” надо также зайти в настройки документов и данных и активировать синхронизацию с iCloud; а также включить эту синхронизацию на всех ваших iOS-устройствах (“Settings > iCloud”).

Находим совместимые приложения

На сегодняшний день круг приложений, которые поддерживают работу с iCloud в плане хранения файлов и документов, достаточно невелик. Для Mac поддержка iCloud реализована для таких приложений, как Preview, TextEdit, iWork ’09 / ‘11 (Pages, Numbers, Keynote), GarageBand.

Что касается сторонних разработчиков, то синхронизацию поддерживают текстовые редакторы iA Writer, Byword, Smultron; PDF-редактор PDFpen; графический редактор Pixelmator. Популярный офисный пакет на данный момент не поддерживает синхронизацию документов в iCloud.

Работаем с документами в нашем новом “облаке”

Приложения, у которых есть нативная поддержка iCloud, сохраняют файлы и документы в облако достаточно просто. Нажимаем Command-S, — и указываем в качестве места для хранения iCloud, затем выбираем название для файла и нажимаем “Сохранить”.

Доступ к такому файлу реализован для всех устройств, подключенных к “облаку”: ваш настольный Mac, ваш ноутбук и смартфон от Apple — все они будут одинаково “видеть” и обрабатывать сохраненный документ, Чтобы открыть файл, сохраненный в iCloud, просто нажмите Command-O в приложении, которое поддерживает iCloud, а далее нажмите на иконку с iCloud.

Перемещаем файлы в “облако”

В принципе, вы в свое “облако” можете поместить разные файлы со своего Mac, Для этого откройте файл тем приложением, которое поддерживает сохранение в iCloud, выберите File > Move To, далее выберите iCloud в качестве пункта назначения. Так можно переместить папки и файлы в “облако”.

Ограничения iCloud

iCloud — отличный способ для совместной работы на нескольких разных устройствах, но проблема в том, что работу через “облако” возможна только за счет тех приложений, которые вы использовали для создания конкретного файла. Если вы, к примеру, создали новый текстовый документ с помощью , то сохранить этот документ в облаке можно в нескольких форматах, включая формат Microsoft Word. Но открыть этот файл из “облака” в Word вы не сможете. Более того: вы не сможете из “облака” просматривать и править этот файл ничем, кроме редактора TextEdit, в котором файл и был создан.

Конечно, можно сохранять каждый раз локальную копию на своем Mac и работать с ней, а потом загружать ее обратно в “яблочное облако.” Но если вам приходится часто править и синхронизировать правки между разными приложениями для одного и того же файла, вам лучше использовать не iCloud, а Dropbox и аналогичные универсальные сервисы “облачной” синхронизации.

Получаем доступ к файлам в iCloud с помощью Finder

OS X хранит копии ваших документов из iCloud в скрытой папке. По сути, хранение файлов в “облаке” на удаленных серверах дублируется за счет постоянной синхронизации с локальными копиями в тщательно “запрятанном” каталоге на локальном Mac. Открыть эту папку можно с помощью Finder: выберите пункт меню Go -> Go To Folder и укажите в качестве целевого адреса ~/Library/Mobile Documents/. Откроется окошко, и вы увидите кучу разных папок со всякими странными названиями, но здесь есть и папки с названиями приложений, для которых они были созданы.

Если вам нужно получить доступ к любым файлам в iCloud, то их проще и быстрее скопировать из этой папки, а не “прогонять” каждый раз через приложения.

iCloud уже сейчас можно использовать для совместной работы между несколькими устройствами, надеемся, что в будущем гибкости и возможностей этому “облаку” только добавится.

Совместный доступ в Microsoft Excel дает возможность работать с одним файлом сразу нескольким пользователям. Десять-двадцать человек на разных компьютерах одновременно вносят какие-то данные в один документ. Где находится определенная информация, работают определенные формулы.

«Главный пользователь» имеет возможность отслеживать действия рабочей группы, добавлять/удалять участников, редактировать противоречивые изменения. Как настроить совместную работу в Excel.

Особенности работы с общим файлом

В книге Excel со совместным доступом не все задачи можно выполнять.

• Создавать таблицы Excel.
• Создавать, менять или просматривать сценарии.
• Удалять листы.
• Объединять либо разделять ячейки.
• Работать с XML-данными (импортировать, добавлять, обновлять, удалять и т.д.).

Выход: отключить общий доступ – выполнить запрещенную задачу – снова включить доступ.

Совместное пользование ограничивает для участников еще ряд задач:

Как сделать совместный доступ к файлу Excel?

Сначала определяемся, какую книгу мы «откроем» для редактирования сразу несколькими участниками. Создаем новый файл и наполняем его информацией. Либо открываем существующий.

1. Переходим на вкладку «Рецензирование». Диалоговое окно «Доступ к книге».
2. Управление доступом к файлу – правка. Ставим галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно».
3. Переходим к инструменту «Подробнее», чтобы настроить параметры многопользовательского редактирования.
4. Нажимаем ОК. Если мы открываем общий доступ к новой книге, то выбираем ей название. Если совместное пользование предполагается для существующего файла – жмем ОК.
5. Открываем меню Microsoft Office. Выбираем команду «Сохранить как». Выбираем тот формат файла сохранения, который «пойдет» на всех пользовательских компьютерах.
6. Местом сохранения выбираем сетевой ресурс / сетевую папку, которую откроют предполагаемые участники. Нажимаем «Сохранить».

Внимание! Нельзя использовать для сохранения общего файла веб-сервер.

1. Вкладка «Данные». «Подключения».
2. Изменить ссылки / изменить связи. Если такая кнопка отсутствует, в листе нет связанных файлов.
3. Переходим на вкладку «Состояние», чтобы проверить имеющиеся связи. На работоспособность связей указывает кнопка ОК.

Открытие книги с совместным доступом

1. Открываем меню Microsoft Office.
2. Нажимаем «Открыть».
3. Выбираем общую книгу.
4. Когда книга открыта, нажимаем на кнопку Microsoft Office. Переходим на вкладку «Параметры Excel» (в нижней части меню).
5. «Общие» - «Личная настройка» - «Имя пользователя». Вводим опознавательную информацию (имя, ник-нейм).

Все. Можно редактировать информацию, вводить новую. После работы – сохранить.

Случается, что при открытии книги Excel с совместным доступом к файлу появляется запись «Файл заблокирован». Сохранить не получается. При последующем открытии оказывается, что общий доступ отключен. Возможные причины проблемы:

1. Одну и ту же часть документа редактируют несколько пользователей. К примеру, вбивают разные данные в одну ячейку. Возникает блокировка.
2. Во время пользования совместным файлом ведется журнал изменений (кто входил, когда, что делал). Книга увеличивается. Начинает «глючить».
3. Удалили кого-то из пользователей, но пока ему не сказали об этом. Тогда блокировка может появиться только на его компьютере.

Что можно сделать, если совместный доступ к файлу файл заблокирован:

1. Почистить либо удалить журнал изменений.
2. Почистить содержимое файла.
3. Отменить, а потом снова активировать совместный доступ.
4. Открыть книгу xls в OpenOffice. И снова сохранить ее в xls.

Замечено, что запись «Файл заблокирован» реже появляется в новейших версиях Excel.

Как удалить пользователя

1. На вкладке «Рецензирование» открываем меню «Доступ к книге».
2. В разделе «Правка» мы видим перечень пользователей.
3. Выбираем имя – нажимаем «Удалить».

Перед удалением проверьте, что пользователи закончили работу с файлом.

Как отключить режим совместного доступа в Excel

1. Вкладка «Рецензирование» - «Исправления» - «Выделить исправления».
2. Устанавливаем параметры «Исправлений». По времени – «все». Галочки напротив «Пользователем» и «В диапазоне» сняты. Напротив «вносить изменения на отдельный лист» - стоит. Жмем ОК.
3. Откроется Журнал изменений. Его можно сохранить либо.

Чтобы отключить совместный доступ к файлу Excel, на вкладке «Рецензирование» нажать «Доступ к книге» и снять галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».

В списке должен остаться один пользователь – Вы.

Давно хотел написать о полезной и зачастую малоизвестной функции - общий доступ Excel. Эта возможность позволяет сразу нескольким пользователям одновременно работать в файле. При этом хранится история операций со всеми ячейками от пользователей, при параллельном внесение данных изменения показываются при сохранении. В общем, уверен вам пригодится такая функция, единственное что необходимо - общая сетевая папка.

Уверен, многие сталкивались с надписью «Файл заблокирован другим пользователем», если в рабочем документе (размещенном в сетевой папке) уже работает другой пользователь. Если вам необходимо вносить данные в один и тот же файл единовременно, лучше настроить общий доступ к файлу. Мой опыт показывает, что люди могут работать в одном файле параллельно месяцами. Количество вносимых данных бывает довольно большое, поэтому разграничьте кто, куда и что заносит. Если все делать правильно, общий файл работает стабильно.

Как создать общий доступ Excel?

Общий доступ существовал еще в легендарном Excel 2003. В современных версиях, работать совместно стало надежнее, а включить общий доступ все так же просто. Сперва разместите файл в сетевой папке, доступ к которой есть у нужных пользователей. Затем пройдите на панели инструментов во вкладку Рецензирование - раздел Изменения.

Откроется окно Управление доступом к файлу. Ставьте галочку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям…». В этом же окне вы сможете увидеть, кто сейчас работает в файле (сейчас User). Жмете ОК. Все, общий доступ дан и теперь в файле может работать сразу несколько человек. Удобно.

История общего доступа или «я в эту ячейку ничего не вносил»

Кто работал с базой данных, хоть один раз, ловил себя на мысли «вроде эти изменения я уже вносил, а их тут нет». После таких сомнений начинается работа с ИТ службой, почему пропала информация из базы. Чтобы избежать кровопролитных споров, в крупных учетных программах есть т.н. «История изменений» или «Журнал регистрации», где видны действия, совершенные пользователями. Общий доступ Excel не исключение - вы можете как показать историю внесенных изменений как внутри файла, так и вывести их в отдельную таблицу.

Чтобы получить изменения, нажмите на кнопку Исправления - Выделить исправления

В появившимся окне настройте что и как выводить

Если оставите все галочки как показано на картинке выше, то изменения созданные со времени последнего сохранения выделяться прямо в таблице примерно вот так:

Если отметите такие галочки:

То программа выведет изменения на отдельный лист. Довольно удобно, если нужно переслать эту информацию.

Так же выбирете нужного пользователя или диапазон в котором необходимо искать изменения

Мой совет. Не выделяйте сразу обе галочки Выделять исправления на экране и вносить изменения на отдельный лист. Все равно, изменения будут показаны на отдельном листе. А если данных много, может вызвать зависание программы.

Есть возможность настроить, и даже отключить эту функцию - смотрите ниже.

Чтобы удалить историю изменений, отключите и включите заново совместный доступ.

Что нужно знать еще о совместном доступе к файлу? Управление доступом к файлу

В окне Управление доступом к файлу, есть вкладка Подробнее, где найдется много интересного.

Первый пункт - это Регистрация изменений - регулирует хранение изменений, что мы разбирали в предыдущем разделе. Можно отключить хранение изменений в журнале или настроить количество дней сохранения.

Далее Обновлять изменения. Как вы заметили, если сохраните файл, то будет показано, какие изменения внесли соредакторы файла. Есть возможность увеличить частоту. Даже сделать обновления почти он-лайн, каждые 5 минут (минимальный показатель).

Часто задаваемый вопрос - «Какие изменения занесутся, мои или соседа по файлу?». В настройках существует пункт Для противоречивых изменений - у вас спрашивают, чьи изменения оставить. Если выберите «Запрашивать…», то перед сохранением будет вопрос «Чьи изменения оставить», для второго пункта останутся те изменения, которые сделаны ранее.

Ну и последний, но не менее важный пункт - Включить в личное представление. Личное представление - настройки, которые пользователь создает под себя в общем файле. Если вы владелец процесса и не хотите, чтобы кто-то изменял параметры печати (вы их настроили заранее) или добавлял дополнительные фильтры - снимите эти галочки.

Что нельзя делать, если файл находится в общем доступе?

Да, существуют еще ограничения при работе с общим доступом. В первую очередь неудобно отсутствие условного форматирования и то что нельзя вставлять диаграмму или сводную таблицу.

Общий доступ Excel предназначен в первую очередь для занесения данных, поэтому мы должны относиться к недостаткам возможности с пониманием.

Так же нельзя делать:

• Управление и изменение макросов
• Добавлять рисунки и другие объекты
• Группировать или скрывать столбца или строки
• Делать объединение ячеек (не придется потом снимать объединение:))
• Пользоваться инструментом «Проверка данных», например создавать выпадающий список.
• Делать защиту листа
• Невозможна работа с формулами массива

В одном разделе с общим доступом, расположено еще много кнопочек, подробнее о них рассказывается в статье: Как защитить Excel от редактирования?

(Visited 10 531 times, 1 visits today)

В одной из статей мы изучали техники преобразования листов Excel в HTML. Сегодня, кажется, все переезжают в облачные хранилища, так чем мы хуже? Новые технологии предоставления общего доступа к данным Excel через интернет – это простой способ, дающий множество возможностей и преимуществ, которые Вы можете использовать.

С появлением Excel Online Вам больше не нужен громоздкий код HTML, чтобы разместить электронные таблицы в сети интернет. Просто сохраните рабочую книгу онлайн и получайте доступ к ней буквально из любого места, откройте к ней доступ другим пользователям и работайте вместе над одной и той же таблицей. Используя Excel Online, Вы можете вставить лист Excel в веб-сайт или в блог и позволить посетителям взаимодействовать с ней, чтобы получить именно ту информацию, которую они хотят найти.

• Отправляем книги Excel 2013 (локальные) в интернет
• Создаём онлайн-листы в Excel Online
• Открываем общий доступ к листам Excel Online
• Как заблокировать редактирование избранных ячеек на листах Excel с общим доступом
• Встраиваем Excel Web App в веб-сайт или в блог
• Мэшапы Excel Web App

Как отправить листы Excel 2013 в интернет

Все листы Excel Online хранятся в веб-сервисе OneDrive (бывший SkyDrive). Как Вы, вероятно, знаете, это онлайн-хранилище появилось уже некоторое время назад, а теперь оно интегрировано в Microsoft Excel, как доступная в один клик команда интерфейса. Кроме того, гостям, т.е. другим пользователям, с которыми Вы делитесь своими таблицами, теперь не нужна собственная учётная запись Microsoft для того, чтобы просматривать и редактировать те файлы Excel, которыми Вы с ними поделились.

Если у Вас до сих пор нет учётной записи OneDrive, Вы можете создать её прямо сейчас. Этот сервис прост, бесплатен и определённо заслуживает Вашего внимания, поскольку большинство приложений пакета Microsoft Office 2013 (не только Excel), поддерживают OneDrive. После регистрации, выполните следующие шаги:

1. Войдите в Вашу учётную запись Microsoft

Убедитесь, что Вы вошли в учётную запись Microsoft из Excel 2013. Откройте рабочую книгу Excel и посмотрите в её правый верхний угол. Если увидите там свое имя и фото, то переходите к следующему шагу, иначе нажмите Sign in (Вход).

Excel покажет окно с предложением подтвердить, что Вы действительно хотите позволить Office соединиться с интернетом. Нажмите Yes (Да) и затем введите данные учётной записи Windows Live.

2. Сохраните лист Excel в облаке

Убедитесь, для Вашего же спокойствия, что открыта нужная рабочая книга, то есть именно та, к которой требуется открыть общий доступ в интернете. Я хочу открыть общий доступ к книге Holiday Gift List , чтобы члены моей семьи и мои друзья могли посмотреть её и посодействовать

Открыв нужную рабочую книгу, перейдите на вкладку File (Файл) и нажмите Share (Общий доступ) в левой части окна. По умолчанию будет выбран вариант Invite People (Пригласить других людей), далее Вам нужно нажать Save To Cloud (Сохранить в облаке) в правой части окна.

После этого выберите место для сохранения файла Excel. Первым в списке слева стоит OneDrive, и он выбран по умолчанию. Вам остаётся только указать папку для сохранения файла в правой части окна.

Замечание: Если Вы не видите пункт меню OneDrive, значит у Вас нет учётной записи OneDrive, либо Вы не вошли в свою учётную запись.

У меня уже создана специальная папка Gift Planner , и она показана в списке последних папок. Вы можете выбрать любую другую папку, нажав кнопку Browse (Обзор) ниже области Recent Folders (Последние папки), или создать новую папку, кликнув правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню New (Создать) > Folder (Папку). Когда нужная папка будет выбрана, нажмите Save (Сохранить).

3. Предоставляем общий доступ к листу Excel, сохранённому в интернете

Ваша рабочая книга Excel уже в интернете, и Вы можете просматривать её в своём OneDrive. Если необходимо открыть общий доступ к сохранённым в интернете листам Excel, то Вам осталось сделать всего лишь один шаг – выбрать один из предлагаемых Excel 2013 способов предоставления общего доступа:

• Invite People (Пригласить других людей). Этот вариант выбран по умолчанию. Просто укажите адрес электронной почты контакта (контактов), которому нужно предоставить доступ к листу Excel. Когда Вы начнёте вводить его, автозаполнение Excel будет сравнивать введённые Вами данные с именами и адресами из Вашей адресной книги и покажет список подходящих вариантов на выбор. Если Вы хотите добавить несколько контактов, вводите их через точку с запятой. Кроме того, Вы можете воспользоваться поиском контактов в адресной книге, для этого нажмите иконку Search Address Book (Искать в адресной книге).Вы можете настроить права доступа для просмотра или редактирования, выбрав соответствующий вариант из выпадающего списка справа. Если Вы указываете несколько контактов, то разрешения будут установлены для всех одинаковые, но позже Вы сможете изменить разрешения для каждого человека по-отдельности.Вы также можете добавить личное сообщение к приглашению. Если Вы ничего не введёте, то Excel добавит общее приглашение за Вас.

  Наконец, Вам нужно выбрать, должен ли пользователь войти в свою учётную запись Windows Live, чтобы получить доступ к Вашему онлайн-листу Excel. Я не вижу какой-то определённой причины заставлять их делать это, но решать Вам.

  Когда всё готово, жмите кнопку Share (Общий доступ). Каждый приглашённый получит письмо на электронную почту, содержащее ссылку на файл, к которому Вы открыли общий доступ. Чтобы открыть Ваш лист Excel онлайн, пользователю достаточно просто кликнуть по ссылке

  

  После нажатия кнопки Share (Общий доступ), Excel покажет список контактов, которым Вы предоставили доступ к файлу. Если Вы хотите удалить из списка какой-то контакт или изменить разрешения, кликните правой кнопкой мыши по имени этого контакта и выберите соответствующий вариант в контекстном меню.

  

• Get a Sharing Link (Получить ссылку). Если Вы хотите предоставить доступ к онлайн-листу Excel большому количеству людей, то более быстрый способ – отправить им ссылку на файл, например, через список рассылки Outlook. Выберите вариант Get a Sharing Link (Получить ссылку) в левой части окна, в правой части окна появятся две ссылки: View Link (Ссылка для Просмотра) и Edit Link (Ссылка для Редактирования). Вы можете отправить какую-то одну из них или обе.
  
• Post to Social Networks (Опубликовать в Социальных сетях). Название этого варианта говорит само за себя и вряд ли требует дополнительных разъяснений, разве что одно замечание. Если Вы выберите этот способ, то не обнаружите в правой части окна список доступных социальных сетей. Нажмите ссылку Click here to connect social networks (Добавить социальные сети), чтобы добавить Ваши учётные записи в Facebook, Twitter, Google, LinkedIn и т.д.
  
• Email (Отправить по электронной почте). Если Вы захотите отправить книгу Excel как вложение (как обычный файл Excel, PDF или XPS) или через интернет-факс, выберите этот способ в левой части окна и подходящий вариант в правой части.
  

Совет: Если Вы хотите ограничить область рабочей книги Excel, которая доступна для просмотра другими пользователями, откройте на вкладке File (Файл) раздел Info (Сведения) и нажмите Browser View Options (Параметры просмотра в браузере). Здесь Вы сможете настроить, какие листы и какие именованные элементы можно отображать в интернете.

Вот и всё! Ваша рабочая книга Excel 2013 теперь в сети и доступ для выбранных пользователей к ней открыт. И даже, если Вы не любите работать совместно с кем-нибудь, этот способ позволит получить доступ к файлам Excel откуда угодно, не важно, находитесь Вы в офисе, работаете дома или где-то путешествуете.

Работа с книгами в Excel Online

Если Вы – уверенный обитатель Облачной Вселенной, то без проблем освоите Excel Online за время обеденного перерыва.

Как в Excel Online создать книгу

Чтобы создать новую книгу, нажмите маленькую стрелочку рядом с кнопкой Create (Создать) и в выпадающем списке выберите Excel workbook (Книга Excel).

Чтобы переименовать Вашу онлайн-книгу, кликните имя, заданное по умолчанию, и введите новое.

Чтобы загрузить существующую книгу в Excel Online, нажмите кнопку Upload (Загрузить) на панели инструментов OneDrive и укажите нужный файл, сохранённый на компьютере.

Как редактировать книги в Excel Online

После того, как Вы открыли книгу в Excel Online, с ней можно работать при помощи Excel Web App (так же, как и с Excel, установленном на персональном компьютере), т.е. вводить данные, сортировать и фильтровать, вычислять, используя формулы, и наглядно представлять данные при помощи диаграмм.

Существует только одно существенное различие между веб-версией и локальной версией Excel. Excel Online не имеет кнопки Save (Сохранить), потому что он сохраняет книгу автоматически. Если Вы передумали, нажмите Ctrl+Z , чтобы отменить действие, и Ctrl+Y , чтобы заново выполнить отменённое действие. Для той же цели Вы можете использовать кнопки Undo (Отменить) / Redo (Вернуть) на вкладке Home (Главная) в разделе Undo (Отменить).

Если Вы пытаетесь редактировать какие-то данные, но ничего не происходит, то, скорее всего, книга открыта в режиме только для чтения. Чтобы включить режим редактирования, кликните Edit Workbook (Редактировать книгу) > Edit in Excel Web App (Изменить в Excel Online) и вносите быстрые изменения прямо в веб-браузере. Чтобы получить доступ к возможностям более продвинутого анализа данных, например, к сводным таблицам, спарклайнам или для связи с внешним источником данных, нажмите Edit in Excel (Открыть в Excel), чтобы переключиться к Microsoft Excel на Вашем компьютере.

Когда Вы сохраните лист в Excel, он будет сохранён там, где Вы его изначально создали, то есть в облачном хранилище OneDrive.

Совет: Если Вы хотите сделать быстрые изменения в нескольких книгах, то самым оптимальным способом будет открыть список файлов в Вашем OneDrive, найти нужную книгу, кликнуть по ней правой кнопкой мыши и выбрать необходимое действие из контекстного меню.

Как в Excel Online открыть доступ к листу для других пользователей

… а затем выберите один из вариантов:

• Invite People (Отправить ссылку для доступа) – и введите адрес электронной почты людей, которым Вы хотите предоставить доступ к книге.
• Get a link (Получить ссылку) – и вложите эту ссылку в электронное письмо, разместите на сайте или в социальных сетях.

Также Вы можете установить права доступа для контактов: право только просматривать или дать разрешение на редактирование документа.

Когда лист редактируют одновременно несколько человек, Excel Online сразу показывает их присутствие и сделанные обновления, при условии, что все редактируют документ в Excel Online, а не в локальном Excel на компьютере. Если Вы нажмёте небольшую стрелку рядом с именем человека в верхнем правом углу листа Excel, то сможете увидеть, какую именно ячейку в данный момент редактирует этот человек.

Как заблокировать редактирование определённых ячеек на листе с общим доступом

Если Вы открываете доступ к онлайн-листам для Вашей команды, то, возможно, захотите дать им права на редактирование только определённых ячеек, строк или столбцов документа Excel. Для этого в Excel на локальном компьютере нужно выбрать диапазон (диапазоны), которые Вы разрешаете редактировать, а затем защитить лист.

1. Выберите диапазон ячеек, который могут редактировать Ваши пользователи, откройте вкладку Review (Рецензирование) и в разделе Changes (Изменения) нажмите Allow Users to Edit Ranges (Разрешить изменение диапазонов).
2. В диалоговом окне Allow Users to Edit Ranges (Разрешить изменение диапазонов) нажмите кнопку New (Создать), убедитесь, что диапазон указан правильно и нажмите Protect Sheet (Защитить лист). Если Вы хотите позволить Вашим пользователям редактировать несколько диапазонов, то снова нажмите кнопку New (Создать).
3. Дважды введите пароль и загрузите защищённый лист в OneDrive.

Подробнее об этом, пожалуйста, читайте в статье Блокировка и разблокировка определенных областей защищенного листа.

Как внедрить лист Excel в веб-сайт или блог

1. Откройте книгу в Excel Online, нажмите Share (Общий доступ) > Embed (Внедрить), затем нажмите кнопку Generate (Создать).
2. На следующем шаге Вы определяете, как именно должен выглядеть лист в интернете. Вам доступны следующие параметры:
   • What to show (Что нужно показывать). В этом разделе Вы можете указать, нужно ли внедрять книгу полностью или только её часть, например, диапазон ячеек, сводную таблицу и так далее.
   • Appearance (Внешний вид). Здесь Вы можете настроить внешний вид книги (показать или скрыть линии сетки, заголовки столбцов и строк, включить ссылку для скачивания).
   • Interaction (Взаимодействие). Разрешить или не разрешить пользователям взаимодействовать с Вашей таблицей – сортировать, фильтровать и вводить данные в ячейки. Если Вы разрешите ввод данных, то изменения, сделанные другими людьми в ячейках в интернете, не будут сохранены в исходной рабочей книге. Если Вы хотите, чтобы при открытии веб-страницы была открыта определённая ячейка, поставьте галочку Always start with this cell selected (Всегда начинать с этой ячейки) и кликните нужную ячейку в области Preview (Предварительный просмотр), которая находится в правой части диалогового окна.
   • Dimensions (Размеры). Введите здесь ширину и высоту окна таблицы в пикселях. Чтобы увидеть фактические размеры окна, нажмите View actual size (Фактический размер представления) над окном Preview (Предварительный просмотр). Помните, что Вы можете задать размер не менее 200 х 100 пикселей и не более 640 х 655 пикселей. Если необходимо получить другой размер, выходящий за рамки этих ограничений, то позже Вы сможете изменить код в любом HTML-редакторе, непосредственно у себя на сайте или в блоге.
3. Всё, что Вам осталось сделать, это нажать Copy (Копировать) ниже раздела Embed code (Код внедрения) и вставить код HTML (или JavaScript) в Ваш блог или веб-сайт.

Замечание: Код внедрения – это iframe, поэтому убедитесь, что Ваш сайт поддерживает этот тег, а блог разрешает использовать его в постах.

Внедрённый Excel Web App

То, что Вы видите ниже, это интерактивный лист Excel, который демонстрирует описанную технику в действии. Эта таблица рассчитывает, сколько дней осталось до Вашего следующего дня рождения, годовщины или какого-то другого события и окрашивает промежутки в различные оттенки зелёного, жёлтого и красного. В Excel Web App Вам нужно просто ввести Ваши события в первом столбце, затем попробуйте изменить соответствующие даты и посмотрите на результаты.

Если Вам любопытно, какая здесь использована формула, то, пожалуйста, посмотрите статью Как в Excel настроить условное форматирование дат.

Примечание переводчика: В некоторых браузерах данный iframe может отображаться некорректно или вовсе не отображаться.

Мэшапы в Excel Web App

Если Вы хотите создать более тесное взаимодействие между Вашими веб-листами Excel и другими веб-приложениями или сервисами, то можете использовать JavaScript API, доступный на OneDrive, чтобы создавать интерактивные мэшапы из своих данных.

Ниже Вы видите мэшап Destination Explorer, созданный командой Excel Web App как пример того, что разработчики могут создать для Вашего сайта или блога. Этот мэшап использует API Excel Services JavaScript и Bing Maps, и его задача – помочь посетителям сайта выбрать маршрут для путешествия. Вы можете выбрать место на карте, а мэшап покажет Вам погоду в этом месте или количество туристов, посещающих эти места. На снимке экрана ниже показано наше местоположение

Как видите, работа в Excel Online предельно проста. Теперь, когда мы познакомились с основами, Вы можете продолжить исследование его возможностей и работать со своими листами легко и уверенно!

Урок подготовлен для Вас командой сайта office-guru.ru

Пользователи и компании продолжат отказываться от громоздких и дорогостоящих серверов, вместо них выбирая для хранения файлов облако. Учитывая разнообразие доступных хранилищ, к выбору следует подходить очень внимательно.

Лайфхакер предлагает обратить внимание на сервисы, которые дают максимум бесплатного пространства с надёжной защитой данных и качественным обслуживанием. Цены указаны только на начальные тарифные планы.

• Стоимость : 2 ГБ бесплатно, 1 ТБ за 8,25 доллара в месяц. Стандартная подписка Dropbox Business стоит 12,5 доллара в месяц за пользователя.
• Приложения:
• Поддержка русского языка: есть.

Изначально этот гигант облачных хранилищ даёт доступ лишь к 2 ГБ бесплатного места. Но его без особых затруднений можно расширить до 16 ГБ: достаточно привязать аккаунты в социальных сетях и предложить реферальную ссылку нескольким друзьям.

Подписка Dropbox Business позволяет использовать корпоративный аккаунт для совместной работы, а также даёт неограниченное пространство для личной учётной записи. Более того, вы получаете ряд продвинутых возможностей вроде восстановления файлов и настройки уровней доступа.

• Стоимость : 15 ГБ бесплатно, 100 ГБ за 139 рублей в месяц.
• Приложения: Windows, macOS, iOS, Android.
• Поддержка русского языка: есть.

Один из самых очевидных вариантов для владельцев устройств под управлением Android, поскольку приложение изначально установлено на смартфонах и планшетах на базе ОС от Google. Впрочем, из-за немалого объёма бесплатного хранилища сервис может быть привлекателен и для обладателей других устройств.

Среди минусов - не самый простой интерфейс браузерной версии. Но пользователи Windows и macOS могут скачать гораздо более удобное приложение.

3. Mega

• Стоимость : 50 ГБ бесплатно, 200 ГБ за 4,99 евро в месяц.
• Приложения:
• Поддержка русского языка: есть.

Ещё один сервис со щедрым бесплатным тарифом и интерфейсом с поддержкой перетаскивания файлов. У Mega есть удобное мобильное приложение для загрузки файлов, а также десктопные клиенты для их синхронизации.

Как утверждает компания, все данные зашифровываются на вашем устройстве, прежде чем оказаться на серверах. Исходный код клиента Mega доступен на GitHub, его может проверить любой эксперт. Поэтому утверждение внушает доверие.

• Стоимость : 10 ГБ бесплатно, ещё 10 ГБ за 30 рублей в месяц.
• Приложения: Windows, macOS, Linux, iOS, Android, LG Smart TV.
• Поддержка русского языка: есть.

Облако от «Яндекса» работает быстро и стабильно, постоянно обзаводится новыми функциями. Сервис имеет высокую скорость синхронизации. Возможности платформы встроены в некоторые сторонние приложения.

Несмотря на наличие клиентов для всех популярных десктопных и мобильных платформ, браузерный интерфейс «Яндекс.Диска» тоже очень практичен. Также у сервиса очень неплохие возможности расширения пространства за счёт партнёрства с компаниями. Например, если вы москвич и пользуетесь тарифным планом OnLime от «Ростелекома», то объём диска увеличивается на 100 ГБ.

• Стоимость : 5 ГБ бесплатно, 50 ГБ за 140 рублей в месяц, 1 ТБ за 269 или 339 рублей при оформлении персональной или семейной подписки на Office 365 соответственно.
• Приложения: Windows, macOS, iOS, Android, Windows Phone, Xbox.
• Поддержка русского языка: есть.

Бывший SkyDrive встроен в стандартный проводник Windows 10. Нет необходимости загружать приложение - всё уже загружено за вас.

Встроенное в операционную систему приложение «Фотографии» может использовать OneDrive для синхронизации всех ваших изображений между устройствами.

При установке клиента для macOS стоит учитывать не самые положительные отзывы о нём.

Помимо обычных тарифных планов, у Microsoft есть продукты «Office 365 персональный» и «Office 365 для дома». Обе подписки включают 1 ТБ в облаке, полные версии приложений Office для Windows и macOS и целый ряд других преимуществ. Второй вариант даёт по 1 ТБ сразу пяти пользователям.

• Стоимость : 8 ГБ бесплатно, 64 ГБ за 69 рублей в месяц.
• Приложения: Windows, macOS, Linux, iOS, Android, Windows Phone.
• Поддержка русского языка: есть.

Ближайший аналог «Яндекс.Диска» в плане доступных возможностей, интерфейса веб-версии и поддерживаемых платформ. Проигрывает своему главному конкуренту из-за обширной реферальной программы. Среди преимуществ - больший объём бесплатного хранилища.

Помимо прочего, у сервиса есть инструмент для быстрого создания и сохранения скриншотов в облаке.

• Стоимость : 5 ГБ бесплатно, 50 ГБ за 59 рублей в месяц.
• Приложения: Windows.
• Поддержка русского языка: есть.

5 ГБ бесплатного пространства может быть недостаточно, но iCloud - это самый удобный способ создавать резервные копии фотографий с iPhone.

Сервис интегрирован в программу Finder на macOS - рабочий стол всех MacBook. Документы, созданные через офисный пакет iWork, тоже сохраняются в iCloud и могут синхронизироваться между устройствами. У платформы есть и официальный клиент для Windows, с помощью которого можно поддерживать файлы на ПК в актуальном состоянии.

8. Box

• Стоимость : 10 ГБ бесплатно, 100 ГБ за 8 евро в месяц. Бизнес-подписка стоит 12 евро в месяц.
• Приложения: Windows, macOS, iOS, Android.
• Поддержка русского языка: есть.

Платформа быстро набрала популярность и поддерживается целым рядом популярных сервисов для работы, такими как «Google Документы» и Office 365. Настольные клиенты Box позволяют не только синхронизировать, но и редактировать файлы.

Компания активно продвигает бизнес-подписку. Именно она появляется в центре экрана при нажатии на кнопку регистрации. Тарифный план даёт доступ к продвинутым возможностям совместной работы и неограниченному пространству в облаке.

• Стоимость : бесплатные настройка и использование, цены на пространство зависят от провайдеров хостинга. Nextcloud Box стоит 70 евро.
• Приложения: Windows, macOS, Linux, iOS, Android.
• Поддержка русского языка: нет.

Сама по себе компания не является провайдером облачного хранилища, но предлагает бесплатное программное обеспечение для настройки облака на вашем собственном сервере. Главное преимущество такого варианта - скорость. Также можно включить шифрование и не переживать, что файлы покинут домашнюю сеть.

Если у вас нет опыта в настройке серверов, вы можете купить заранее настроенный вариант - Nextcloud Box. Внутри устройства - жёсткий диск на 1 ТБ. Оно легко подключается к недорогому одноплатному компьютеру . Правда, чтобы заполучить мини-сервер в руки, придётся воспользоваться услугами сторонних компаний: прямой доставки в Россию и страны СНГ нет.

• Стоимость : 2 ГБ бесплатно, 250 ГБ за 9 долларов в месяц.
• Приложения: Windows, macOS, Linux, iOS, Android.
• Поддержка русского языка: нет.

Ещё одна англоязычная платформа, которая долго работала по протоколу нулевого разглашения. Подразумевалось, что компания взаимодействует с пользовательскими данными, никак не раскрывая их содержимое. Недавно выяснилось, что здесь есть некоторые оговорки, и SpiderOak отказалась от своей главной фишки. Но от этого не перестала стремиться обеспечить файлов.

У хранилища есть клиенты для всех популярных настольных и мобильных платформ. Можно пользоваться веб-клиентом, но для борцов за конфиденциальность этот вариант наименее предпочтителен, поскольку так вы выдаёте свой пароль сотрудникам SpiderOak.

• Стоимость : 5 ГБ бесплатно, 2 ТБ за 52,12 доллара в год по специальному предложению, далее - 69,5 доллара.
• Приложения: Windows, macOS, Linux, iOS, Android, Windows Phone.
• Поддержка русского языка: нет.

Продукт поддерживает постоянную синхронизацию всех ваших файлов - даже тех, которые хранятся на сетевых дисках. Веб-интерфейс позволяет делиться данными по почте, через Facebook и Twitter.

Достоинством IDrive является то, что удалённые с компьютера файлы из облака автоматически не исчезают. У компании также есть сервис IDrive Express: если вы потеряете все свои данные, то вам доставят жёсткий диск для их быстрого восстановления.

• Стоимость : 10 ГБ бесплатно, 500 ГБ за 3,99 доллара в месяц, цена шифрования pCloud Crypto - 3,99 доллара в месяц.
• Приложения: Windows, macOS, Linux, iOS, Android.
• Поддержка русского языка: есть.

У сервиса есть ограничения по скорости загрузки файлов, но нет никакого лимита по их объёму. Хранилищем можно пользоваться с любой платформы - через приложение или сайт.

Компания зарегистрирована в Швейцарии - стране, известной строгими законами в плане конфиденциальности. За дополнительную сумму вы можете использовать сервис pCloud Crypto для шифрования отдельных файлов.