Személyes adatok eltávolítása a fájl metaadatai közül. A dián kívüli tartalom. Személyes adatok eltávolítása a dokumentumokból

Nem kétséges, hogy a titok bizalmas információkat védelemre szorul. Létezése során az emberiség feltalált különféle módokon, amely megakadályozhatja vagy legalábbis jelentősen megnehezítheti az ezekhez az információkhoz való hozzáférést, valamint a titkosítási rendszereket. A 20. században új digitális technológiák információk felhalmozása, tárolása és továbbítása. A számítógépes rendszerek lehetővé tették a gépelést, a szerkesztést, a helyesírás-ellenőrzést, az információk konvertálását és továbbítását elektronikus formában, szinte minden számítógép számára érthető. Ettől a pillanattól kezdve különösen aktuálissá váltak a személyes adatok bizalmas kezelésével és védelmével kapcsolatos problémák. A hackerek, az ipari kémek, a versenytársak és más rosszindulatúak folyamatosan új módszereket fejlesztenek ki, hogy hozzáférjenek az egyének és vállalatok információihoz.

A legtöbb jelenleg piacon lévő szoftvertermék metaadatoknak nevezett információkat tárol ugyanazokban a fájlokban, amelyekkel a felhasználó interakciót folytat és cserél, és amelyeket a felhasználó a fájlszerkesztési előzmények karbantartására, valamint a fájlokból való információk keresésének és lekérésének elősegítésére használ. A metaadatok tipikus példái a szerzőjének vezeték- és vezetékneve, a cég adatai, a számítógép neve, a dokumentum verziótámogatása, a dokumentummal együtt tárolt különféle rejtett információk stb. Ezeket a metaadatokat arra is használják, hogy egyetemessé tegyék a fájlokkal kapcsolatos összes információ egy előre meghatározott helyen történő tárolását.

Ugyanakkor ezeknek a bizalmas információknak a nagy része, mintha alapértelmezés szerint kerülne tárolásra, olykor a felhasználó számára ismeretlen módon és számára ismeretlen helyen és formában. Nem titok, hogy még a látszólag ártalmatlan beállítások is bekerülnek szoftver termékek olyan információkat tárolhat, amelyek figyelmeztetik a kitartó felhasználót a termék tulajdonosára vagy cégére. Példa erre a Microsoft Word szövegszerkesztője vagy bármely más szoftveralkalmazás, dolgozik együtt elektronikus dokumentumokatés lehetővé teszi a megtakarítást különböző verziók dokumentumot ugyanabban a fájlban, különböző módok használatával. Vegyünk egy egyszerű, de nagyon tipikus esetet. Mondjuk olvasónk a marketing osztály vezetőjeként több hétig dolgozott csapatával, hogy elkészítse a legújabb fejlesztés jellemzőit leíró dokumentumot. Ezzel egyidejűleg ezt a dokumentumot az értékesítési osztálynak is elküldték egy új marketing kampány elindításához. Az utolsó pillanatban döntés született arról, hogy több jellemzőt a termékleírásból további ellenőrzés és pontosítás céljából törölnek. Mindazonáltal ismert volt, hogy ezek a jellemzők mindenképpen szerepelni fognak a termék marketingdokumentumának végleges változatában. Anélkül, hogy figyelembe vennénk azt a tényt, hogy a verziókezelési támogatás aktiválva van ehhez a dokumentumhoz, és hogy minden változás, beleértveúj verzió az eltávolított jellemzőkkel egy fájlba kerül mentésre, ez a dokumentum a legszélesebb körben elterjedt. Tegyük fel, hogy miután levelet küldtünk tőle megadott fájl

egy versenytárs értékesítési részlegére került. Ez utóbbi, miután megtekintette a dokumentum különböző verzióit, könnyen felmérheti az Ön jelenlegi szintjét és várható eredményeit, valamint időben eljuttathatja az információkat a fejlesztőihez. Ezen kívül a dokumentum tulajdonságai tartalmazhatják a dokumentum készítőjének nevét és e-mail címét, így azt tekintjük, hogy a dokumentumot önként bocsátotta a versenyzők rendelkezésére. Hogyan lehet megszervezni a személyes adatok védelmét és megvédeni azokat a nem kívánt hozzáféréstől? Ebben a cikkben megpróbálunk választ adni erre a kérdésre. Megvizsgáljuk azokat a helyeket is a dokumentumban, ahol metaadatokat lehet tárolni, és leírjuk, hogyan lehet ezeket az adatokat eltávolítani, ezzel védve a dokumentumot.

Mielőtt nekilátnánk az üzletnek, megjegyezzük, hogy a cikkben szereplő tesztobjektum egy jól ismert és népszerű szövegszerkesztő angol verziója.

Kezdjük a legegyszerűbb dologgal – megmutatjuk, hogyan juthatsz el a személyes adatokhoz különösebb trükkök nélkül. Ez a Microsoft Word egyetlen funkciójával történik, amely lehetővé teszi a szöveg megtekintését formázás nélkül. Kiderült, hogy ez a funkció használható egy adott dokumentumhoz kapcsolódó metaadatok megtekintéséhez.

1. Ezekhez az adatokhoz bárki hozzáférhet. Ehhez szüksége van:
2. Indítsa el a Microsoft Word szerkesztőt.
3. A főmenü Fájl menüpontjában kattintson a Megnyitás gombra. A megjelenő párbeszédpanel Fájlok típusa szakaszában állítsa be a Szöveg helyreállítása bármely fájlból lehetőséget, válassza ki a dokumentumot Microsoft formátum

Word és kattintson a Megnyitás gombra.

Ezzel megnyílik egy formázatlan dokumentum, amelynek alapos megtekintésével könnyen megtalálhatja a dokumentum szerzőjének nevét és az elmentett dokumentum elérési útját tartalmazó információkat.

A fentiek figyelembevételével javasoljuk, hogy mielőtt egy dokumentumot más felhasználókkal megosztana, tekintse át a rejtett információkat, hogy eldöntse, érdemes-e nyilvános megtekintés céljából ebben a dokumentumban hagynia. Például a Microsoft Word fő Eszközök menüjének Változások követése, majd a Fájlok menü Verziók parancsának kiválasztásával, vagy az Eszközök menü Opciók almenüjének jelölőnégyzetével a Gyors mentések engedélyezése lehetőség kiválasztásával nyomon követheti a rejtett vagy törölt információkat. amelyek esetleg a szerkesztett dokumentumban maradhatnak.

Amint látja, a személyes adatokhoz való hozzáférés meglehetősen egyszerű. Természetesen felmerül egy ésszerű kérdés, hogy milyen módszerek léteznek a bizalmas információk megvédésére a kíváncsi szemektől. Az alábbiakban az olvasók bemutatják a leggyakoribb technikákat.

Személyes adatok eltávolítása a dokumentumokból A Word szerkesztő jelenlegi verziója a legszélesebb körű lehetőségeket kínálja a felhasználó számára a személyes adatokkal való munkavégzésre, kezdve a kézi vezérléstől a programozható információtörlési módszerig. Tekintettel arra, hogy e cikk keretein belül nem érintjük a speciális programok írásának kérdéseit, a legegyszerűbb és legelérhetőbbre koncentrálunk. széles körre

olvasói módokon.

1. Mindenekelőtt meg kell győződnie arról, hogy bizonyos személyes adatok törölve lettek a dokumentum mentésekor. Ehhez a következőket kell tennie:
2. Az Adatvédelmi beállítások részben jelölje be a Személyes adatok eltávolítása a fájlból mentéskor jelölőnégyzetet, majd nyomja meg az OK gombot.
3. Mentse el a dokumentumot.

Ebben az esetben például a következő személyes adatok törlődnek a dokumentumból:

• fájl tulajdonságai: szerző, menedzser, cég és a dokumentum legfrissebb verzióját elmentő személy neve;
• a megjegyzésekhez és a változások nyomon követéséhez társított felhasználónevek;
• a Mentette név helyébe Szerző lép;
• az e-mail üzenet fejléce, amelyet az eszköztár E-mail gombja generál.

Hangsúlyozni kell, hogy meghatározott művelet alapértelmezés szerint nincs telepítve a Word szerkesztőben. És még ha be is van állítva egy ilyen jelző, az csak az éppen aktivált dokumentumablakra vonatkozik. Ezért ezt a módot minden dokumentumhoz külön kell beállítani.

Egy másik figyelmet érdemlő módszer a személyes adatok kézi törlésének módja. A dokumentum tulajdonságai között (belül fájlszerkezet) magáról a dokumentumról információk kerülnek tárolásra: a dokumentumfájl neve, tárolási helye, létrehozásának dátuma és egyéb fájlattribútumok. A dokumentum tulajdonságai azonban más metaadatokat is tárolhatnak, például a szerző nevét, a cég nevét és a dokumentumszerkesztőt. Ezt az információt manuálisan is eltávolíthatja a webhelyről dokumentum tulajdonságait a következő műveletsor segítségével:

1. Nyissa meg a dokumentumot a Word szerkesztőben.
2. A Fájl főmenüjében válassza a Tulajdonságok lehetőséget.
3. A megjelenő többoldalas párbeszédpanelen az Összegzés, a Statisztikák, a Tartalom és az Egyéni lapok bizalmas információkat tartalmazhatnak.

A szükségtelen vagy nem kívánt információk eltávolításához ki kell választani, és a DELETE gombbal törölni kell.

Természetesen a fenti eljárások automatizálhatók és programozhatók, így ez a folyamat gyors és kényelmes. A Word programozási elveinek leírása azonban túlmutat e cikk keretein, ezért a szakirodalomra hivatkozunk.

Hol van elrejtve az információ?

Az alapvető szabály, ami a gyakorlatias embereket vezérli: „Mérj kétszer, vágj egyszer.” Ez az alapvető elv sikeresen alkalmazható a dokumentumokkal való munka során. Mindig sietnie kell a személyes adatok megadásával? a track changes függvények és a megjegyzés függvények között találhatók, amelyek többnyire a Microsoft Word szerkesztő szolgáltatási funkciói. Lehetővé teszik a formázással, szövegbeszúrással, törléssel, megjegyzésekkel stb. kapcsolatos köztes információk elmentését, más szóval, aktívan felhasználhatják őket egy vagy több szerző dokumentumon végzett munkája során. Ebben az esetben az összes szolgáltatási funkció lejátszási módját kiválasztva az összeset láthatja végrehajtott változtatások a szerzők nevével. Ez a Megjelenítés menüpont segítségével történik.

Nem szabad megfeledkezni arról, hogy amikor bármilyen dokumentumon dolgozik, tanácsos betartani a kettőt egyszerű szabályok. Az első szabály, hogy bármilyen információ törlése előtt célszerű a szerkesztett dokumentumot a megjegyzésekkel együtt kinyomtatni. Így ezeket az információkat bármikor hozzáadhatja a dokumentum új verziójához.

A változtatások vagy megjegyzések megjelenítéséhez a Nézet főmenüben ki kell választania a Jelölést. A második szabály elsősorban azokat érinti, akik elfelejtik ellenőrizni az alátámasztó információk jelenlétét az általuk elküldött vagy továbbított dokumentumban. Az ilyen felhasználók számára egy automatikus elemző áll rendelkezésre a nyomkövetési mód meglétére, amely figyelmeztetést ad a szerkesztési információk jelenlétéről a dokumentumban, amikor megpróbálják kinyomtatni, elmenteni vagy e-mailben elküldeni. email

a Word szerkesztőből. Ennek a módnak az engedélyezéséhez a Beállítások párbeszédpanel Eszközök főmenüjében válassza ki a Biztonság fület, és a jelölőnégyzet segítségével állítsa be a Figyelmeztetés nyomtatás, mentés vagy elküldése előtt, amely nyomon követett változtatásokat vagy megjegyzéseket tartalmaz (ábra 1). Tehát a második szabály jelentése: mindig tartsa bekapcsolva a nyomkövetési változások elemzőjét.

Emiatt a Word pontozott aláhúzással jelöli meg a rejtett szöveget.

Sajnos a szerkesztő fejlesztői nem biztosítottak automatikus elemzőt a dokumentum rejtett szövegéhez. Van azonban egy nagyon egyszerű eljárás a dokumentum törzséből történő eltávolítására nyomtatáskor. Ehhez válassza az Eszközök főmenüben az Opciók menüpontot, majd a Nyomtatás fület, és aktiválja a Rejtett szöveg jelölőnégyzetet a Belefoglalás a dokumentumterületbe részben. Minden más esetben manuálisan kell törölnie a szöveget.

A nemkívánatos információszivárgás harmadik forrása a dokumentum korábbi, nem törölt változata lehet. A Word szerkesztő lehetővé teszi, hogy egy dokumentum több verzióját is elmentse ugyanabba a fájlba. Ezek a verziók rejtett szövegként jelennek meg a fájlban, és szükség esetén eltávolíthatók. Minden felhasználó számára elérhetők, és a dokumentumban maradnak, még akkor is, ha más formátumban menti. Ezért az ilyen verziókat időben el kell távolítani, aminek többféle módja van. Az első módszer a mentést foglalja magában korábbi verziók dokumentum. Egy időben aktuális verzió külön dokumentumként mentve. Ehhez válassza a Verziók menüpontot a Fájl főmenüben. Ezután válassza ki a dokumentum verzióját, amelyet másként szeretne menteni külön fájl

. Ezután nyomja meg a Megnyitás gombot, és válassza a Mentés másként lehetőséget a Fájl főmenüben. A megjelenő párbeszédablakban állítsa be a fájl nevét, majd nyomja meg a Mentés gombot.

A második módszer a nem kívánt verziók eltávolítása a dokumentumból, amihez a következő lépések szükségesek. A fő Fájl menüben válassza ki a Verziók elemet, majd válassza ki a törölni kívánt dokumentum verzióját (több verzió kiválasztásához tartsa lenyomva a Ctrl billentyűt). Ezután a Törlés gombra kell kattintania.

A rejtett információk csendes őrzői

Először nézzünk meg egy módszert a dokumentum gyors mentésére. Vegye figyelembe, hogy ez akkor működik, ha a Gyors mentések engedélyezése jelölőnégyzet be van jelölve. Nem mindenki tudja azonban, hogy ha egy ebben a módban szerkesztett dokumentumot szövegfájlként nyit meg, akkor az olyan információkat tartalmazhat, amelyeket korábban eltávolítottak a dokumentumból. Ez azért történik, mert a Gyors mentés mód a módosításokat a dokumentum végéhez fűzi anélkül, hogy figyelembe venné magában a dokumentumban végzett változtatásokat (beleértve a törölt információkat is). Ezért azért teljes eltávolítása

törölt információkat a dokumentumból, ki kell kapcsolnia a gyorsmentési módot. Ehhez a Word főmenüjében kell kiválasztani az Eszközök menüpontot, majd a Beállítások részt és a Mentés párbeszédablakot (3. ábra). Másodszor nézzük meg a dokumentumok egyesítésének eljárását. Összehasonlításkor és kombináláskor Word dokumentumok

1. véletlenszerűen generált számokat használ, hogy megkönnyítse a releváns dokumentumok nyomon követését a jövőben. Bár ezek a számok rejtettek, potenciálisan felhasználhatók annak bizonyítására, hogy a dokumentumoknak közös forrásuk van. Ha le szeretné állítani a véletlen számok tárolását a dokumentum-egyesítési folyamat során, tegye a következőket:
2. Az Eszközök menüben futtassa a Beállítások parancsot. A megjelenő többoldalas párbeszédpanelen válassza a Biztonság párbeszédpanelt.

Az egyesítés pontosságának javítása érdekében tiltsa le a Véletlenszám tárolása jelölőnégyzetet.

Azonban meg kell jegyezni, hogy fizetnie kell a titoktartásért - a dokumentumok egyesítésének eredménye nem lesz optimális: a Word szerkesztő számára problémás lesz meghatározni a kapcsolódó dokumentumok számát.

A tudás hatalom Mindenki, aki elolvassa ezt a cikket, minden bizonnyal kialakítja saját véleményét az információbiztonság problémájáról személyi számítógép és mindenki szabadon dönthet. Betarthatja ezeket a szabályokat, és nem mentheti el az információkat, de elveszítheti azokat, ha nem tesz erőfeszítéseket. A cikk vizsgálta a legtöbbet egyszerű módokon

információszivárgás megakadályozása. Ezen túlmenően, amint fentebb megjegyeztük, számos program létezik a fent említett problémák megoldására, amelyek kétségtelenül jelentősen leegyszerűsítik a dokumentumokban található nem kívánt adatok tartalmának ellenőrzését. Ez azonban egy másik cikk témája. Végezetül szeretném megjegyezni, hogy a személyes adatok védelmével nemcsak vállalkozását, tudását és tapasztalatát védheti meg, hanem döntő visszautasítást is adhat a tisztességtelen embereknek.

A Részletek eszközzel megtekintheti és módosíthatja a dokumentum fontos tulajdonságait, így előkészítve azokat együttműködés, archiválás vagy e-mailben történő elküldés. Az eszköz hozzáférést biztosít számos parancshoz, amelyekről a könyv későbbi részében részletesebben is lesz szó, de itt csak röviden ismertetjük a céljukat.

Tulajdonságok

A Részletek ablak jobb oldala. Minden dokumentum a tartalom mellett sok információt hordoz arról, hogy ki készítette, mi a témája, milyen kategóriába sorolható. Ezen kívül a dokumentum tartalmazza kulcsszavakat, a dokumentum tartalmát jellemzi, jegyzetek stb. Mindezek az információk segítenek automatizált rendszerek munkafolyamat vagy a felhasználók elhelyezése, rendezése és keresése szükséges dokumentumokat. Emiatt azt tanácsolom, hogy ne legyen lusta, és töltse ki a megfelelő mezőket. Minél intelligensebben tölti ki őket, annál könnyebb lesz a dokumentummal dolgozni.

Készüljön fel a nyilvános hozzáférésre

Iratellenőr- ez a parancs megnyitja a Dokumentumvizsgáló ablakot. Néhány személyes információ és a számítógépével kapcsolatos információ automatikusan bekerül a dokumentumba, anélkül, hogy Ön észrevenné. Például az a felhasználónév, amellyel a dokumentumot létrehozta, a dokumentumban szerepel, függetlenül attól, hogy kitöltötte-e a tulajdonságmezőket vagy sem. Ha egy dokumentumot nyomtatott vagy akár előnézet, majd a teljes utat a helyi ill hálózati nyomtató. Ha illusztrációkat szúrt be a dokumentumba, akkor azok elérési útja is a dokumentumban tárolódik. Ha sok különböző személynek küld el egy dokumentumot, előfordulhat, hogy nem fogja szeretni, ha ezeket az információkat az Ön tudta nélkül osztják meg. A Dokumentumfelügyelő megkeresi a rejtett adatokat a dokumentumban, bemutatja azokat, és lehetővé teszi a törlést
őket az Excel munkafüzetből.

Ellenőrizze a hozzáférhetőséget- lehetővé teszi annak értékelését, hogy a fogyatékkal élő felhasználók számára mennyire lesz kényelmes ezeknek a dokumentumoknak a használata.

Kompatibilitás ellenőrzése- a parancs ellenőrzi, hogy egy adott dokumentum megnyitható-e egy újabb verzióban anélkül, hogy módosítaná azt korábbi verziók Excel.

Védd a könyvet

Ez az eszköz lehetővé teszi, hogy korlátozásokat szabjon a könyv tartalmának és szerkezetének módosítására és szerkesztésére.

Titkosítás jelszóval- a dokumentum titkosított, így annak tartalmát csak a jelszó megadása után láthatja. Amikor egy könyvet jelszóval titkosít, nagyon ügyeljen az aktuális betű- és billentyűzetkiosztásra, ellenkező esetben fennáll a veszélye, hogy elveszíti hozzáférését saját könyvéhez.

Korlátozza a felhasználók engedélyeit- ez a parancs általában csak a dokumentum szerzője és a felhasználók számára érhető el vállalati hálózat vagy az interneten. Felhasználói jogkezelő szervert használ. Lehetne ingyenes szerver Microsoft vagy vállalati szerver. Minden alkalommal, amikor a felhasználó megpróbál megnyitni egy dokumentumot, egy kérés érkezik a kiszolgálóhoz, és visszaadja a tulajdonságokat adott felhasználó, különös tekintettel arra, hogy mit láthat az általa megnyitott dokumentumban, és mit kell elrejteni előle. Amikor megpróbálja futtatni ezt a parancsot, a rendszer felkéri, hogy regisztráljon a Microsoft szerveren. Ha szeretné látni, hogyan működnek a korlátozások, hajtsa végre ezt az eljárást, regisztráljon több felhasználót különböző jogokkal, és tesztelje ezt a parancsot.

Hozzáadás digitális aláírás - ez a parancs egy láthatatlan kódot ad a dokumentumhoz, helyettesítve a szokásos aláírást. Gondosan olvassa el, mit ír Önnek az aláírás-létrehozó varázsló. Ha létrehoz személyes aláírás, akkor a segítségével csak személyesen és csak ezen a számítógépen győződhet meg arról, hogy a dokumentuma nem került cserére. Ha olyan aláírást szeretne létrehozni, amelyet külső szervezetek „felismernek”, akkor speciális hálózati szolgáltatások szolgáltatásait kell igénybe vennie.

Megjelölés véglegesnek- a parancs végrehajtása után nem lehet módosítani a dokumentumot.

Az aktuális lap védelme- Ezzel az eszközzel megadható, hogy mely lapelemeket módosíthatja a többi felhasználó, és melyek legyenek védettek és nem módosíthatók.

Védje a könyv szerkezetét- tiltja a könyv szerkezetének megváltoztatását (lapok hozzáadása vagy eltávolítása).

Verziók

Lehetővé teszi a nem mentett fájlok vázlatos verzióinak megtekintését és visszaállítását, vagy a már nem szükséges piszkozatverziók törlését.

Személyes adatok törlése
fájl metaadataiból

A legtöbbben létrehozott fájlok népszerű programok, a tulajdonságok automatikusan kitöltődnek a számítógép adataiból és magából a programból. A szervezetből kilépő fájlok működési követelményei miatt ezeket az adatokat törölni kell. Például az MS Office dokumentumokból el kell távolítani a cég nevét, a dokumentum szerzőjének és a dokumentumot utoljára mentő felhasználónak a nevét. Hogyan kell ezt csinálni?

A metaadatok dokumentumokból való eltávolításának problémájának megoldása több szakaszra osztható:

• Adatok eltávolítása a már létrehozott dokumentumokból.
• Az ilyen adatok újonnan létrehozott dokumentumokba való mentésének megakadályozása.
• Az ilyen adatok e-mailben történő küldésének ellenőrzése.

A már létrehozott fájlok esetében a probléma a modern beépített eszközeivel megoldható operációs rendszerek. A Windows 7-től kezdve egyszerűen hívja elő a fájl tulajdonságait, és válassza a „Tulajdonságok és személyes adatok törlése” lehetőséget a „Részletek” lap alján. Ha egyszerre több azonos típusú fájlt választ ki, egyszerre több dokumentumból is törölhet adatokat.

Mert tömeges törlés fájlokból származó információkat, speciális alkalmazásokat használhat. Például a BatchPurifier lehetővé teszi a metaadatok automatikus eltávolítását 60 értékből 24 fájltípusból, beleértve az irodai alkalmazásokat és grafikus fájlok(PNG, JPEG).

Az új dokumentumokhoz az alkalmazásban Microsoft Office A felhasználóknak a Részletek - Probléma keresése menü Dokumentumvizsgáló eszközét kell használniuk, amely beszkenneli a személyes adatok szempontjából még nem mentett dokumentumot, és törli azt.

Korábban Microsoft verziók Az Office (XP vagy 2003) esetében telepítenie kell az Office 2003/XP bővítményt: Rejtett adatok eltávolítása, rhd_tool, majd egy további Rejtett adatok eltávolítása elem jelenik meg a „Fájl” menüben.

A regisztrációs adatok érdekében Microsoft alkalmazások Az Office az újonnan létrehozott dokumentumokhoz nem teszi lehetővé a felhasználó azonosítását, a nyilvántartásban a következő változtatásokat hajthatja végre:

Windows Registry Editor 5.00 verzió

"Cég" ="_"

"CompanyName"="_"

"Felhasználónév"="_"

"UserInitials"="_"

Az MS Office alkalmazásoknak nem szabad futniuk ahhoz, hogy a változtatások érvénybe lépjenek.

A következő lépés a rejtett adatok vagy személyes adatok e-mailben történő küldésének ellenőrzése.

Sajnos a Microsoft Outlookba nincs beépített megoldás. A dokumentumok automatikus vezérléséhez és tisztításához használhatja a ConfidentSend alkalmazást, amely kézzel ill automatikus üzemmód a mellékletfájlok metaadatainak tisztítása. Ezenkívül a levél elküldése előtt a ConfidentSend megvizsgálja, hogy az üzenet megfelel-e a felhasználó által előre meghatározott szövegsablonokkal, és ha talál, figyelmeztetést küld (lásd 2. ábra).

A jelentését vagy tanfolyami munkáját kiszervezõ gondatlan alkalmazott vagy diák farkát a legkönnyebben úgy lehet elkapni, ha ránézünk a dokumentum szerzõjére vagy társszerzõire. Ezeket az információkat a fájl más metaadataival együtt tároljuk, és később bárki megtekintheti. Különösen kényessé válik a dolog, ha kiderül, hogy a valódi elkövető az ellenőr számára ismerős személy: egyazon cég alkalmazottja vagy ugyanabból a körből származó diák. Természetesen egy többemeletes hazugság is talál kiutat a helyzetből, de ez mintha később sem derülne ki. Figyelje meg a kapcsolódó dokumentumfelhasználókat a jobb alsó sarokban

Ez persze egy banális példa, de általában itt szúrják ki az embereket.

Milyen információk szivároghatnak ki?

A hivatalos Microsoft súgó elmagyarázza, mi jelenthet potenciális veszélyt az Ön hírnevére. Itt adok egy összefoglalót róla:

• Más felhasználók jelenlétének nyomai, valamint az általuk végzett szerkesztések és az általuk hozzáadott megjegyzések, ha Ön a dokumentum társszerzője.
• Elszíneződött információk találhatók a felső és lábléc, valamint a háttér (vízjel).
• Rejtett Word szöveg, láthatatlan PowerPoint objektumok, rejtett Excel sorok, oszlopok és lapok.
• A PowerPoint diaterületén kívüli tartalom.
• További dokumentumtulajdonságok és egyéb metaadatok, például a nyomtató elérési útja vagy az e-mail fejlécek.

Iratellenőr

A „Dokumentumvizsgáló” egy kényelmes eszköz a fájlok nem kívánt információk keresésére. A dokumentum feladója és címzettje számára egyaránt kényelmes. Csak annyit kell tennie, hogy lépjen a „Részletek” elemre, és futtassa az ellenőrzést. Néhány kattintás és öt másodperc után felfed minden csínját-bínját.

A végrehajtónak csak a törlésre kell kattintania, és az ellenőr a rendelkezésre álló bizonyítékok alapján megvizsgálhatja a dokumentumot.

Személyes adatok tárolásának tilalma

Érdemes kiemelt figyelmet fordítani a személyes adatok biztonságára, hiszen tavaly óta a jogalkotó szigorította a munkáltató felelősségét az adatvédelmi kötelezettség elmulasztásáért. Ebben a cikkben eláruljuk, hogy mi minősül személyes adatnak, milyen kötelezettségek hárulnak a munkáltatók védelmére, és hogyan lehet megszervezni a munkavállalók személyes adatainak helyes rögzítését és tárolását.

Rendszerezze vagy frissítse tudását, szerezzen gyakorlati készségeket, és találjon választ kérdéseire a Számviteli Iskolában. A kurzusok kidolgozása a „Könyvelő” szakmai szabvány figyelembevételével történik.

A munkáltatónak a munkavállaló felvételekor meg kell kérnie tőle bizonyos információkat, amelyek a munkaügyi, adó- és számviteli jogszabályok keretében szükségesek. A „Személyes adatokról” szóló, 2006. július 27-i 152-FZ szövetségi törvény előírja, hogy a munkáltató ebben az esetben a személyes adatok kezelője és kezeli azokat, biztosítva ezen információk biztonságát.

Milyen személyes adatok?

Személyes adat minden olyan információ, amely közvetlenül vagy közvetve kapcsolódik a személyes adat alanyához – azonosított vagy meghatározott egy egyénnek(3. cikk Szövetségi törvény 2006. július 27-én kelt 152-FZ „A személyes adatokról”, a továbbiakban: a személyes adatokról szóló törvény).

Az általános személyes adatok a következő információkat tartalmazzák:

• vezetéknév, keresztnév, családnév;
• születési idő és hely;
• cím (bejegyzés helye);
• végzettség, szakma;
• személyről készült kép (fotó- és videofelvétel), amely lehetővé teszi az azonosítást, és amelyet az üzemeltető erre a célra használ (A Roszkomnadzor 2013. augusztus 30-i magyarázata „A fénykép- és videóképek, ujjlenyomat adatok és egyéb információk minősítésének kérdéseiről biometrikus személyes adatok és kezelésük jellemzői ");
• családi állapot, gyermekek jelenléte, családi kötelékek;
• életrajzi tények és korábbi munkahelyi tevékenység (munkahely, büntetlen előélet, katonai szolgálat, választott beosztásban végzett munka, közszolgálat stb.);
• pénzügyi helyzetét. A bérekkel kapcsolatos információ szintén személyes adat (a Roskomnadzor 2014.07.02. 08KM-3681 sz. levele);
• üzleti és egyéb személyes tulajdonságok, amelyek értékelő jellegűek;
• egyéb információk, amelyek egy személyt azonosíthatnak.

Ezenkívül a személyes adatokról szóló törvény megemlíti:

• különleges személyes adatok (fajra, nemzetiségre, politikai nézetekre, vallási vagy filozófiai meggyőződésre, egészségi állapotra, intim életre vonatkozóan). Által általános szabály ezen adatok feldolgozása nem megengedett. Kivétel - a személyes adatokról szóló törvény 10. cikkének 2. részében meghatározott esetek;
• biometrikus személyes adatok (a személy fiziológiai és biológiai jellemzőinek jellemzése, amelyek alapján a személyisége azonosítható). Az ilyen információk feldolgozásához a személyes adatok alanyának hozzájárulása szükséges. Kivételt képeznek az Art. 2. részében meghatározott esetek. A személyes adatokról szóló törvény 11. §-a.

A munkáltatónak csak olyan információkat kaphat és használhat fel, amelyek az állampolgárt munkaszerződésben részesként jellemzik (például egy személy szociális és vagyoni helyzetére vonatkozó információ nem releváns a munkafolyamat szempontjából). Ezt az információt a következő dokumentumok tartalmazzák, amelyeket a munkavállaló a felvételkor bemutat:

• útlevélben vagy más személyazonosító okmányban;
• munkakönyv;
• a katonai nyilvántartásba vételre, az oktatásra, a család összetételére vonatkozó dokumentumok;
• igazolás a korábbi munkahelyről származó jövedelemről;
• munkaviszony során kitöltött jelentkezési lap;
• a munkavállaló személyi igazolványa (T-2 nyomtatvány);
• házassági anyakönyvi kivonatok, gyermek születése;
• orvosi igazolások stb.

A felsorolt ​​dokumentumokról a munkáltató a kérdőívek, munkafüzetek és személyi igazolványok kivételével másolatot őriz.

Személyes adatok feldolgozása

Személyes adatok feldolgozása - minden olyan művelet (művelet), vagy műveletek (műveletek) összessége, amelyeket automatizálási eszközökkel vagy ilyen eszközök használata nélkül hajtanak végre a személyes adatokkal, ideértve a gyűjtést, rögzítést, rendszerezést, felhalmozást, tárolást, pontosítást (frissítést, módosítást), az adatok kinyerése, felhasználása, továbbítása (terjesztése, szolgáltatása, hozzáférése), személytelenítése, zárolása, törlése, megsemmisítése (a személyes adatokról szóló törvény 3. cikke).

A személyes adatokról szóló törvény arra kötelezi a munkáltatót, hogy ezen adatok feldolgozásával kapcsolatban bizonyos követelményeket teljesítsen. Például a személyes adatok feldolgozása csak a munkavállaló hozzájárulásával történik (a személyes adatokról szóló törvény 1. cikkelye, 6. cikke, 9. cikke). A jogi viták elkerülése érdekében jobb, ha ez a hozzájárulás írásban történik. Ugyanez a szabály vonatkozik a jelentkezőkre is.

Egyes esetekben a törvény kifejezetten előírja a hozzájárulás írásos formáját (a személyes adatokról szóló törvény 9. cikkének 4. része). Például a munkavállaló írásbeli hozzájárulása szükséges személyes adatai kezeléséhez:

1) a munkavállaló személyes adatainak harmadik féltől való kézhezvételét követően (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 86. cikkének 3. szakasza). Ebben az esetben azonban erről előzetesen értesíteni kell a munkavállalót, és meg kell szerezni írásos beleegyezését (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 86. cikkének 3. szakasza).

Az értesítésben fel kell tüntetni (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 86. cikkének 3. szakasza):

• a munkavállaló személyes adatainak harmadik féltől való megszerzésének célja;
• tervezett információforrások (személyek, akiktől adatokat kérnek);
• az adatok megszerzésének módjai, azok jellege;
• lehetséges következményei annak, ha a munkáltató megtagadja a munkavállaló személyes adatainak harmadik féltől való megszerzését. Ha a munkavállaló megtagadja, hogy megismerkedjen a személyes adatainak más személytől való szándékolt átvételéről szóló értesítéssel, célszerű megfelelő aktust készíteni.

Ha a munkavállaló meggondolja magát, bármikor jogában áll visszavonni a személyes adatok kezeléséhez adott hozzájárulását (a személyes adatokról szóló törvény 9. cikkének 2. része).

Ilyen helyzetben lehetőség van a munkavállaló személyes adatainak a hozzájárulása nélkül történő folytatására, ha erre kényszerítő okok állnak fenn. Ezeket a személyes adatokról szóló törvény 6. cikke 1. részének 2–11. bekezdése, 10. cikkének 2. része, 11. cikkének 2. része (a személyes adatokról szóló törvény 9. cikkének 2. része) sorolja fel.

A munkáltatónak nincs joga bizonyos információkat (amelyek nem kapcsolódnak az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 86. cikkének (1) bekezdésében felsorolt ​​célokhoz) harmadik féltől kérni, még akkor sem, ha a munkavállaló beleegyezik.

2) a munkavállaló személyes adatainak harmadik félnek történő továbbításakor, kivéve azokat az eseteket, amikor ez a munkavállaló életét és egészségét fenyegető veszély megelőzése érdekében szükséges (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 88. cikkének (2) bekezdése);

3) a munkavállalói személyes adatok speciális kategóriáinak feldolgozására, amelyek közvetlenül kapcsolódnak a munkaügyi kapcsolatokhoz (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 86. cikkének 4. szakasza, a személyes adatokról szóló törvény 10. cikke 2. részének 1. pontja). Ezek az adatok fajra, nemzetiségre, politikai nézetekre, vallási és filozófiai meggyőződésre, egészségre és intim életre vonatkozó információkat tartalmaznak.

Ha a munkavállaló cselekvőképtelen, a törvényes képviselője (szülő, gondviselő) írásban hozzájárul adatai kezeléséhez (a személyes adatokról szóló törvény 9. cikkének 6. része). A munkavállaló halála esetén a hozzájárulást az örökösei adják ki, kivéve, ha azt élete során magától a munkavállalótól kapták (a személyes adatokról szóló törvény 7. része, 9. cikk).

Nem minden esetben szükséges a munkavállaló hozzájárulása a személyes adatok kezeléséhez. Például, ha az adatokat megkapják (a személyes adatokról szóló törvény 2. cikkelyének 1. része, 6. cikkelye, 2.3 cikkelyének 2. része, 10. cikke, a Roskomnadzor magyarázatainak 1. bekezdése):

1. a munkaszerződés megkötésekor bemutatott dokumentumokból (információkból);
2. az egészségi állapotra vonatkozó kötelező előzetes orvosi vizsgálat eredményei alapján (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 69. cikke, a Roszkomnadzor 2012. december 14-i magyarázatának 3. pontja „A munkavállalók személyes adatainak feldolgozásával kapcsolatos kérdések” , a betöltetlen állásokra jelentkezők, valamint a személyi tartalékban lévő személyek” , a továbbiakban - Roszkomnadzor 2012. december 14-i magyarázata);
3. a T-2 számú egységes formanyomtatvány által előírt mértékben, beleértve a közeli hozzátartozók személyes adatait, és az Orosz Föderáció jogszabályai által meghatározott egyéb esetekben (tartásdíj folyósítása, államtitokhoz való hozzáférés, szociális juttatások kiadása) (záradék A Roskomnadzor 2012.12.14-i magyarázatának 2. cikke);
4. a kérelmező nevében eljáró munkaerő-közvetítő ügynökségtől (a Roskomnadzor 2012. december 14-i magyarázatának 12. pontja, 5. bekezdése);
5. olyan kérelmezőtől, aki önéletrajzát maga tette fel az internetre, korlátlan kör számára elérhetővé téve azt (a 2006. július 27-i 152-FZ szövetségi törvény 10. cikkelyének 1. része, 6. cikk, 152-FZ, 12. bekezdés, 5. pont) A Roszkomnadzor 2012. december 14-i magyarázatának pontja).

A munkáltató a munkavállaló beleegyezésével rábízhatja személyes adatainak feldolgozását egy másik személyre (a személyes adatokról szóló törvény 6. cikkének 3. része, a Roskomnadzor 2012. december 14-i magyarázatának (5) bekezdésének 2. bekezdése) . Ugyanakkor a munkáltató az, aki felelősséggel tartozik a munkavállalóval szemben a meghatározott személy cselekedeteiért (a személyes adatokról szóló törvény 6. cikkének 5. része).

A Kontur.Schoolban: jogszabályi változások, számvitel és adóelszámolás sajátosságai, beszámolás, bérek és személyi állomány, készpénzes tranzakciók.

Számvitel szervezése és személyes adatok tárolása

A munkáltatónak saját költségén kell biztosítania a munkavállaló személyes adatainak védelmét a jogellenes felhasználástól vagy elvesztéstől (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 7. szakasza, 86. cikk).

Elemezzük lépésről lépésre a munkáltató által a személyes adatok szervezeten belüli rögzítésére és tárolására irányuló intézkedéseit.

1. lépés. A munkáltatónak helyi törvényt kell kiadnia, amely szabályozza a személyes adatok tárolását és felhasználását. Ilyen aktus általában az alkalmazottak személyes adatairól szóló rendelet, amelyet aláírásukkal meg kell ismerni (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 86. cikkének 8. szakasza). A munkavállalónak a munkaszerződés aláírása előtt meg kell ismerkednie a személyes adatokról szóló rendeletekkel, valamint más helyi előírásokkal (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 68. cikke). A munkavállalót e-mailben nem lehet megismertetni egy dokumentummal, ez nem minősül aláírással való ismerkedésnek. A munkavállaló aláírása hiányában a munkáltató nem tudja igazolni, hogy a munkavállaló ismerte ezt a dokumentumot.

A személyes adatokról szóló rendeletet, mint minden más helyi jogszabályt, rendelettel adják ki és hagyják jóvá, amelyet a szervezet vezetője vagy más arra jogosult személy ír alá.

Szervezet ellenőrzése esetén az ellenőrző hatóságok kérhetik ezt a dokumentumot, és ellenőrizhetik, hogy az alkalmazottak ismerik-e azt. Az ilyen dokumentum hiánya vagy az alkalmazottak nem ismerik meg a munkáltatót az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyve 5.27. cikkének 1. része alapján, valamint hasonló jogsértés esetén a munkáltató felelősségre vonását eredményezheti. ismételten elkövetik – az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyve 5.27. cikkének 2. része alapján. Ezt a következtetést a bírói gyakorlat is megerősíti (a Moszkvai Kerület Szövetségi Monopóliumellenes Szolgálatának 2006. október 26-i határozata, KA-A40/10220-06 sz. A40-20745/06-148-194).

2. lépés. A munkáltató jóváhagyja a szervezet tevékenysége során felhasznált személyes adatok listáját tartalmazó dokumentumot. Ez a dokumentum tartalmazza mindazokat az információkat, amelyeket a munkavállaló írásban megad magáról az állásra jelentkezésekor, valamint azokat, amelyeket a jövőben felhasznál a személyi dokumentáció elkészítésekor.

Ezenkívül a listának tartalmaznia kell a munkavállalókra vonatkozó információkat tartalmazó dokumentumokat, amelyeket a szervezet benyújt a különböző kormányzati szerveknek (adó- és munkaügyi felügyelőségek, statisztikai hatóságok).

3. lépés. A munkáltatónak rendeletben ki kell jelölnie a személyes adatokkal való munkavégzésért és a személyes adatok biztonságáért felelős személyeket. Ez a felelősség lehet egy adott személy vagy egy osztály. Ez utóbbi esetben az ilyen egység vezetője személyes felelősséget visel. Ezt a végzést az abban meghatározott valamennyi munkavállaló tudomására kell hozni, amit aláírásukkal meg kell erősíteni.

4. lépés. Ellenőrzés esetén, az ellenőrökkel való viták elkerülése érdekében, célszerű a következő dokumentumokat elkészíteni:

• a munkavállalók nyilatkozatai a személyes adatok kezeléséhez való hozzájárulásról;
• a személyes adatok naplózása, kiadása és továbbítása más személyeknek és különböző szervezetek képviselőinek, kormányzati szervek;
• a munkavállaló személyes adatait tartalmazó dokumentumok elérhetőségének ellenőrzési naplója.

5. lépés. A szervezet vezetőjének rendeletével hozza létre a munkavállalók személyes adatait hordozó dokumentumok tárolási helyeinek listáját, valamint a személyes adatok biztonságának biztosításához szükséges intézkedések listáját, valamint az elfogadásuk eljárását. Minden olyan dokumentumot, amely a munkavállalók személyes adatait tartalmazza, mint például a személyes iratok, irattárak, számviteli naplók, speciálisan felszerelt, zárt és lepecsételt szekrényekben vagy széfekben kell tárolni. Az alkalmazottak munkadokumentumait a személyes aktáktól elkülönítve, széfben kell tárolni.

Foglaljuk össze

• minden alkalmazotttól megkapták-e a hozzájárulást a személyes adatok feldolgozásához;
• ismerik-e az alkalmazottak az ilyen adatok feldolgozásának eljárását meghatározó helyi szabályozást, valamint az e területen fennálló jogaikat és kötelezettségeiket;
• hogy a személyes adatokat megfelelően tárolják és védik-e;
• a feldolgozásukra vonatkozó dokumentáció megfelel-e a jogszabályi előírásoknak stb.