Téma: riportok készítése ms access adatbázisban. Jelentések készítése a Microsoft Access adatbázisban való hozzáférés adatbázishoz űrlapok és jelentések létrehozása

Jelentések Az Accessben az adatok könnyen érthető és kifejező megjelenítésére szolgálnak, és elsősorban nyomtatásra, nem pedig képernyőn való megjelenítésre szolgálnak. A jelentések általában az adatbázissal való munka végtermékei. Az űrlapok létrehozásához hasonlóan a jelentéskészítés is táblákból és lekérdezésekből származó adatokat használ (néha űrlapokat is, de ez az eset már nem vonatkozik az egyszerű jelentésekre).

A jelentések tervezésénél nagyrészt ugyanazt a technológiát alkalmazzák, mint az űrlapok tervezésénél, azonban az űrlapokkal ellentétben a felhasználó nem módosíthatja a jelentésekben szereplő adatokat. Amikor riportokat módban szerkeszt Konstruktőr(lásd 42. ábra) az interfész ugyanazokat a területeit használja, mint az űrlap szerkesztésénél - területek FejlécÉs Megjegyzések, régiók FelsőÉs Lábléc, Adatterület.

A következő módok használhatók jelentések készítésére: Konstruktőr, Jelentésvarázsló, Diagramvarázsló, Levelezési címkék, és azt is Automatikus jelentések: oszlopbaÉs szalag(lásd 38. ábra).

Akárcsak az űrlapoknál, itt is egy teljes jelentés készül Automatikus riportok, a forrástábla vagy lekérdezés megadása után azonnal megkapjuk. Fő Postai címkék bár több lépésben működik, nem igényel sok magyarázatot. Ugyanazon felhasználás alapján Jelentésvarázslók A legtöbb jelentés az Accessben jön létre, amely meglehetősen összetett szerkezetű lehet. Az alábbiakban részletesen megvitatjuk, hogyan dolgozzunk ezzel a Mesterrel.

Megjegyzendő azonban, hogy a fent felsorolt ​​jelentések mindegyike ún mellékelve(az adatforráshoz), mivel mindegyik, az űrlapokhoz hasonlóan, táblákat vagy lekérdezéseket használ felépítéséhez. A legbonyolultabb struktúrák azok a jelentések, amelyeket a felhasználó maga készített „a semmiből” a Konstruktőr. Jelentések, amelyek tartalmazhatnak beosztottak jelentéseket, használjon speciális, nem a Mesterek által biztosított rendezéseket, és használjon különféle Funkciók elérése stb., utal az ún ingyenes jelentéseket. Összetett jelentések készítése azonban a Tervező további ismereteket igényel, és itt nem tárgyaljuk.

alapján Jelentésvarázslók Az Accessben olyan jelentést készíthet, amely bizonyos feltételek alapján egyesíti a forrástáblázatból vagy lekérdezésből származó adatokat. Ezeket a jelentéseket készítik leggyakrabban, mert lehetővé teszik az adatcsoportok összesítésének kiszámítását, és könnyen használható formátumban nyújtanak információkat. Ilyen összefoglaló jelentések létrehozásához használja a parancsot Csoportosítás...(lásd 39. ábra) és a megfelelő számításokat a párbeszédpanelen csoportosított adatokon Eredmények(lásd 41. ábra). Ebben az esetben legfeljebb négy mezőt adhat meg, amelyek alapján az adatok csoportosításra kerülnek.

Létrehozása Jelentésvarázslók a „Szerződések” táblázathoz egy jelentés, amelyben az adatok a „Termék” mező szerint csoportosulnak. A csoporton belül dátum szerint rendezze az adatokat (lásd: 39. ábra). Ebben az esetben a parancs használatával Csoportosítás..., állítsa be a csoportosítási intervallumokat a csoportosított mezőkben lévő adatokhoz (lásd: 40. ábra).

Rizs. 41. Ablak a számítások megadására az összesítéseket tartalmazó jelentés készítésekor

A módban mindig szerkesztheti a létrehozott jelentést Konstruktőr(lásd 42. ábra). Az egyes jelentésterületek tulajdonságainak meghatározásához vagy módosításához kattintson a megfelelő terület névsorára, és válassza ki a parancsot Tulajdonságok.

Vegye figyelembe, hogy a jelentésekben néhány vezérlőelem tulajdonságokat tartalmaz KiterjesztésÉs Tömörítés. Ha egyenlőre vannak beállítva Igaz, akkor nyomtatáskor az Access automatikusan beállítja a megfelelő elem méretét, így hosszú szöveg nem vágja le az elem ablaka, és egy rövid nem zsugorítja az elem ablakát, hogy ne foglaljon feleslegesen helyet nyomtatáskor.

Az adatbázissal kapcsolatos munkánk befejezéseként bemutatunk egy egyszerű és hasznos funkciót, amelyet az Access DBMS nyújt, mivel kompatibilis más szoftveralkalmazások csomag Microsoft Office(MS), – a teszt Word szerkesztőben elkészítjük a soros betűk kiosztását, felhasználva az adatbázis táblákban tárolt információkat.

Készülj fel szövegszerkesztő Soros levél Word-sablonja, amely megköszöni az ügyfeleknek az áruszállítási és megrendelési szerződések megkötésében való aktív részvételét az Ön raktárában.

Hozzon létre egy új „Köszönet” kérelmet, amelyben adja meg azon szervezetek nevét, amelyek a legaktívabban vettek részt a szerződéskötésben az Ön cégével, meghatározva egy mintafeltételt a megkötött áruszállítási szerződések mennyisége alapján (a minta legyen hármat tartalmaznak legjobb cégek). A generált kérés alapján kezdjen el új jelentést készíteni a varázsló segítségével Egyesítsd az MS Word-del, miért kell egymás után végrehajtani a parancsokat? Office hivatkozások/MS Word hivatkozások.

Ezt követően megnyílik egy párbeszédpanel Fődokumentum varázslók. Dolgozhat egy korábban elkészített MS Word dokumentummal, vagy hozhat létre újat a megfelelő parancs kiválasztásával a párbeszédablakban. Amikor új dokumentumot hoz létre, az Access elindítja a Word programot, DDE-kapcsolatot hoz létre a Word és az Access között, és megnyit egy új szöveges dokumentumot, amelyben új levelet írhat.

Készítsen egy sorlevelet az ábrán látható tartalommal. 43. A listából az idézőjelben kiemelt mezőnevek a levél szövegében egymás után a megfelelő helyre kerülnek, amelyet az ikonra kattintva kell megnyitni. Adjon hozzá egy egyesítési mezőt(lásd 43. ábra). A listának tartalmaznia kell a létrehozott „Köszönet” kérés összes mezőjét, beleértve a szükséges „Vásárlók” és „Termékek” mezőket is. Az ikonra kattintás után Mezők/Adatokés az adatbázis lekérdezési táblájából a mezőértékek görgetésére szolgáló gombokkal megtekintheti a nyomtatásra előkészített leveleket.

A betűk nyomtatásakor a megfelelő adatbázis táblájából származó adatokkal helyettesítik őket. A betűk számát a táblázat rekordjainak száma határozza meg, amelyből a levélben lévő vezérlőmezők értékei egyenként kerülnek beillesztésre minden rekordhoz.

A szöveges dokumentum mentése és bezárása után térjen vissza az Accesshez. A DDE kapcsolatnak köszönhetően az Access tábla adatainak változása esetén a soros üzenetben szereplő adatok automatikusan frissülnek. Vegye figyelembe, hogy amikor a Word szerkesztőben megnyit egy soros betűt tartalmazó fájlt, az Access a szükséges adatbázissal automatikusan betöltődik.

munka vége -

Ez a téma a következő részhez tartozik:

Adatbázisokkal való munka

Fehérorosz Állami Műszaki Egyetem Informatikai és Számítástechnikai Tanszék..

Ha további anyagra van szüksége ebben a témában, vagy nem találta meg, amit keresett, javasoljuk, hogy használja a munkaadatbázisunkban található keresést:

Mit csinálunk a kapott anyaggal:

Ha ez az anyag hasznos volt az Ön számára, elmentheti az oldalára a közösségi hálózatokon:

információk a cégről stb Lábléc az objektum mezőben Adja meg az űrlap nyomtatásának dátumát. Dátum elhelyezéséhez válassza ki a Data/… parancsot az objektum tulajdonságainak listájában, és nyissa meg az ablakot Kifejezéskészítő(lásd 19. ábra), helyezze el benne a Date() függvényt a beépített függvények listájából. Szerkessze a fejléceken és lábléceken elhelyezett margók tulajdonságait, valamint a fejléc- és láblécterületek méretét.

Tekintse meg az űrlapot Előnézet és válassza ki az űrlap összes területének méretét úgy, hogy egy oldalon csak egy példány legyen belőle. Végezzen egyéb, általa megfelelőnek tartott módosításokat az űrlap felületén.

Biztonsági kérdések

1. A formák célja.

2. Milyen objektumokra épülnek a formák?

3. A nyomtatványok típusai.

4. Alárendelt formák.

5. Vezérlők.

6. Csatolt tárgykeretek.

7. Űrlapkészítési módok.

8. A varázslókon alapuló űrlap létrehozásának eljárása Automatikus formázás.

9. Űrlap létrehozásának eljárása alapján A formák mesterei.

10. Űrlap létrehozásának eljárása a varázsló Diagram segítségével.

11.Űrlapok szerkesztése diagramokkal.

12. Az űrlapkészítő célja.

13. Az űrlap funkcionális területei Tervezés módban.

14. A vezérlőelemek helyének szerkesztése az űrlapon.

15. Rajzok elhelyezése az űrlapon.

16. Vezérlők elhelyezése a Fejlécben és be Megjegyzés űrlap.

17.Vezérlő tulajdonságainak megváltoztatása egy űrlapon.

18. Fejléc és lábléc területek használata egy űrlapon.

6. JELENTÉSEK A HOZZÁFÉRÉSI DBMS-ben

Az Access jelentései az adatok könnyen érthető és kifejező megjelenítésére szolgálnak, és elsősorban nyomtatásra szolgálnak, nem pedig képernyőn való megjelenítésre. A jelentések általában az adatbázissal való munka végtermékei. Az űrlapok létrehozásához hasonlóan a jelentéskészítés is táblákból és lekérdezésekből származó adatokat használ (néha űrlapokat is, de ez az eset már nem vonatkozik az egyszerű jelentésekre).

A jelentések tervezésénél nagyrészt ugyanazt a technológiát alkalmazzák, mint az űrlapok tervezésénél, azonban az űrlapokkal ellentétben a felhasználó nem módosíthatja a jelentésekben szereplő adatokat. Amikor újra

A riportok Tervezés módban történő szerkesztésekor (lásd 42. ábra) a felület ugyanazokat a területeit használja, mint az űrlap szerkesztésénél - szerkesztés

Fejléc és megjegyzés területek, Fejléc és lábléc területek, Adatterület.

Rizs. 38. A jelentéskészítési módok kiválasztására szolgáló ablak

A jelentések elkészítéséhez a következő módok használhatók: Tervezés,

Jelentésvarázsló, Diagram varázsló, Postai címkék és Automatikus jelentések: oszlop és szalag (lásd: 38. ábra).

Az űrlapokhoz hasonlóan a forrástábla vagy lekérdezés megadása után azonnal elkészül az AutoReports segítségével készített, teljesen kész jelentés. Fő Postai címkék bár több lépésben működik, nem igényel sok magyarázatot. A Jelentésvarázsló használata alapján az Accessben a legtöbb jelentés készül, amelyek meglehetősen összetett szerkezetűek lehetnek. Az alábbiakban részletesen megvitatjuk, hogyan dolgozzunk ezzel a Mesterrel.

Megjegyzendő azonban, hogy a fent felsorolt ​​jelentések mindegyike ún mellékelve(az adatforráshoz), mivel mindegyik, az űrlapokhoz hasonlóan, táblákat vagy lekérdezéseket használ felépítéséhez. A legbonyolultabb struktúrák azok a jelentések, amelyeket a felhasználó maga készített tervezési módban „a semmiből”. Az alárendelt jelentéseket tartalmazó, a varázslók által nem biztosított speciális rendezéseket használó, valamint különféle Access funkciókat stb. használó riportokat ún. ingyenes riportok. Az összetett jelentések Tervezővel történő létrehozása azonban további ismereteket igényel, és ez itt nem terjed ki.

Az Access Jelentésvarázslója alapján olyan jelentés készíthető, amelyben a forrástáblázatból vagy lekérdezésből származó adatok bizonyos kritériumok szerint kombinálva vannak. Ezeket a jelentéseket készítik leggyakrabban, mert lehetővé teszik az adatcsoportok összesítésének kiszámítását, és könnyen használható formátumban nyújtanak információkat. Mert

Ilyen összefoglaló jelentések létrehozásához használja a Csoportosítás... parancsot (lásd: 39. ábra) és a megfelelő számításokat a csoportosított adatokhoz az Összegzés párbeszédpanelen (lásd: 41. ábra). Ebben az esetben legfeljebb négy mezőt adhat meg, amelyek alapján az adatok csoportosításra kerülnek.

A Jelentésvarázsló segítségével hozzon létre egy jelentést a „Szerződések” táblához, amelyben az adatok a „Termék” mező szerint csoportosítva lesznek. A csoporton belül rendezze az adatokat dátum szerint (lásd: 39. ábra). Ugyanakkor a Csoportosítás... paranccsal állítsa be a csoportosítási intervallumokat a csoportosított mezőkben lévő adatokhoz (lásd: 40. ábra).

Rizs. 39. Párbeszédpanel jelentéskészítéshez csoportosítással

Ha a jelentés numerikus mezőket tartalmaz, akkor a varázsló automatikusan kiszámítja az ezekben a mezőkben található értékek összegét a numerikus értékek egy csoportjának minden egyes intervallumához. Az Összegzés párbeszédpanel parancsaival (lásd: 41. ábra) azonban kiszámíthatja a csoportosított mezők átlagos (Avg), minimum és maximum (minimum, max) értékét, valamint százalékát.

Rizs. 40. Csoportosítási időközök kiválasztása csoportosított mezőkhöz

Rizs. 41. Ablak a számítások megadására az összesítéseket tartalmazó jelentés készítésekor

Tervezés módban bármikor szerkesztheti a létrehozott jelentést (lásd: 42. ábra). Az egyes jelentésterületek tulajdonságainak meghatározásához vagy módosításához kattintson a megfelelő terület névsorára, és válassza a Tulajdonságok parancsot.

Vegye figyelembe, hogy a jelentésekben néhány vezérlőelem kibontás és tömörítés tulajdonságokat tartalmaz. Ha ezek értékét True értékre állítja, akkor nyomtatáskor az Access automatikusan beállítja a megfelelő elem méretét, így a hosszú szöveget nem vágja le az elem ablaka, és a rövid szöveget nem fogja összezsugorítani az elem ablakát úgy, hogy nyomtatáskor nem foglal feleslegesen helyet.

Az adatbázissal végzett munkánk zárásaként bemutatunk egy egyszerű és hasznos lehetőséget, amelyet az Access DBMS nyújt a Microsoft Office (MS) csomag más szoftveralkalmazásaival való kompatibilitása miatt - elkészítjük a soros betűk elosztását a Word tesztben. szerkesztő, az adatbázis táblákban tárolt információk felhasználásával.

Word szövegszerkesztővel készítsen sablont egy soros levélhez, amelyben megköszöni az ügyfelek aktív részvételét a raktárban lévő áruszállítási és árurendelési szerződések megkötésében.

Hozzon létre egy új „Köszönetnyilvánítás” kérelmet, amelyben szerepeltesse azon szervezetek megnevezését, amelyek a legaktívabban vettek részt az Ön cégével szerződéskötésben, meghatározva egy mintafeltételt az áruszállításra kötött szerződések mennyisége alapján (a három legjobb vállalatokat fel kell venni a mintába). A generált lekérdezés alapján kezdje el az Egyesítés MS Word varázslóval egy új jelentés készítését, amelyhez sorban kell végrehajtania a parancsokat Office hivatkozások/MS Word hivatkozások.

Ezt követően megnyílik egy párbeszédpanel Fődokumentum varázslók. Dolgozhat egy korábban elkészített MS Word dokumentummal, vagy hozhat létre újat a megfelelő parancs kiválasztásával a párbeszédablakban. Amikor új dokumentumot hoz létre, az Access elindítja a Word programot, DDE-kapcsolatot hoz létre a Word és az Access között, és megnyit egy új szöveges dokumentumot, amelyben új levelet írhat.

Rizs. 42. Konstruktor ablak a jelentés szerkesztéséhez

Készítsen egy sorlevelet az ábrán látható tartalommal. 43. A listából az idézőjelben kiemelt mezőnevek a levél szövegében egymás után a megfelelő helyre kerülnek, amelyet az ikonra kattintva kell megnyitni. Adjon hozzá egy egyesítési mezőt(lásd 43. ábra). A listának tartalmaznia kell a létrehozott „Köszönet” kérés összes mezőjét, beleértve a szükséges „Vásárlók” és „Termékek” mezőket is. Miután a Mezők/Adatok ikonra kattintott, és a gombok segítségével görgetheti a mezők értékeit az adatbázis lekérdezési táblázatából, megtekintheti a nyomtatásra előkészített betűket.

Rizs. 43. A Word és az Access összekapcsolása

A betűk nyomtatásakor a megfelelő adatbázis táblájából származó adatokkal helyettesítik őket. A betűk számát a táblázat rekordjainak száma határozza meg, amelyből a levélben lévő vezérlőmezők értékei egyenként kerülnek beillesztésre minden rekordhoz.

A szöveges dokumentum mentése és bezárása után térjen vissza az Accesshez. A DDE kapcsolatnak köszönhetően az Access tábla adatainak változása esetén a soros üzenetben szereplő adatok automatikusan frissülnek. Vegye figyelembe, hogy amikor a Word szerkesztőben megnyit egy soros betűt tartalmazó fájlt, az Access a szükséges adatbázissal automatikusan betöltődik.

Biztonsági kérdések

1. A jelentések célja.

2. Jelentés szerkezete.

3. Jelentéskészítési módok.

4. Jelentésvarázsló.

5. Számítások a jelentésekben.

6. Jelentéstervező.

7. Teremtés közös dokumentumokat Access és Word.

IRODALOM

1. Számítástechnika/Szerk. S.V. Simonovich. Szentpétervár: Péter, 1999.

2. Veiskas D. Hatékony munka a Microsoft Access 2.0-val, 1996.

3. Dwayne G. Access 97. User Encyclopedia. Kijev: DiaSoft,

4. Jennings R. Microsoft használatával Access 2000. Moszkva: Williams, 2000.

5. Novikov F., Yatsenko A. A Microsoft Office 2000 általában. SPb.: BNV,

6. Zmitrovich A.I. és mások az információs technológiák a közgazdaságtanban. Minszk: Védák, 1998.

ADATBÁZISOKKAL TÖRTÉNŐ MŰKÖDÉS AZ ACCESS DBMS-ekben

Összeállította: Gurin Nyikolaj Ivanovics

Szerkesztő M.F. Murashko. Korrektor T.E. Bekish Megjelenés céljából aláírva 2002. április 10-én. Formátum 60x84 1/16.

Ofszetnyomás. Feltételes sütő l. 4.5. Feltételes kr.-ott. 4.5. Akadémiai szerk. l. 3.9. Példányszám 200 példány. Rendelés.

Oktatási intézmény "Belarusz Állami Műszaki Egyetem".

276. számú LV engedély 98.04.15. 220050. Minsk, Sverdlova, 13a. Nyomtatott a Fehérorosz Állami Műszaki Egyetem rotaprintjére. 220050. Minszk, Sverdlova, 13.

GYAKORLATI MUNKA 6. sz

Alkalmazott szoftver általános rendeltetésű:

Adattárolás és feldolgozás a WS Office Access 2003-ban

Téma: JELENTÉSEK KÉSZÍTÉSE MS ACCESS DBMS-ben.

Az óra célja. Tanulás információs technológia jelentések létrehozása a DBMS-ben. Jelentések generálása adatbázis táblákról...
Eszközök. PC IBM PC, MS Access program.
FELADATOK

1. feladat. Készítsen automatikus jelentést. a „Szállítók” táblázat szerint.

Munkarend.

1. Nyissa meg a Microsoft Access DBMS programot, és nyissa meg a létrehozott adatbázist.
Válasszon ki egy adatbázis-objektumot – Jelentések. Lépjen be a menübe Referencia, tanulmányozza a „Jelentés készítése” részt.

2. Hozzon létre egy automatikus jelentést (egy oszlopban) a „Szállítók” táblázathoz.

Rövid információ. A rekordforrás és az elrendezés (oszlop, szalag) kiválasztása után az AutoReport létrehoz egy jelentést, amely felhasználja a rekordforrás összes mezőjét, és alkalmazza az utoljára használt automatikus formázást.

Válasszon ki egy adatbázis-objektumot – Jelentések. Kattintson a gombra Teremt, a megnyíló ablakban Új jelentés válassza ki az „Autoreport:tape” jelentéstípust (1. ábra).

Táblázat kiválasztása adatforrásként " Kulturális program».
Kattintson az OK gombra, és várja meg, amíg az Automatikus jelentéskészítés varázsló befejeződik.

3. Tekintse meg a jelentést előnézeti módban. Menjen módba Konstruktőrés nézze meg, hogyan néz ki a jelentés ebben a módban.

Mentse el a jelentést Szállítóként.

2. feladat. Hozzon létre egy jelentést a „Termékek” tábláról a Jelentéskészítő varázsló segítségével.

Rövid információ. A varázsló részletes kérdéseket tesz fel a rekordforrásokról, a mezőkről, az elrendezésről, a szükséges formátumokról, és a válaszok alapján jelentést készít.

Munkarend.

Válasszon ki egy adatbázis-objektumot – Jelentések.
Kattintson a gombra Teremt, a megnyíló ablakban Új jelentés válassza ki a jelentéskészítés típusát „Jelentésvarázsló”.

Adatforrásként válassza ki a „Termékek” táblázatot, válassza ki a mezőket TermékleírásÉs Ár(2. ábra), mező szerinti rendezés beállítása Ár, elrendezés típusa - oszlopos.

Rizs. 2.
Előnézet.
Hozzávetőleges kilátás A jelentés a 3. ábrán látható.

Mentse el a jelentést „Termékek” néven.

Rizs. 3.
[U]3. feladat: Készítsen jelentést módbanKonstruktőr a „Cég fióktelepe” táblázat szerint.

Módban Konstruktőr hozzon létre egy jelentést a „Cég fióktelepe” táblázatban „Létszámtáblázat” címmel és mezőkkel Vezetéknév, Keresztnév, Értékelés.

A jelentésben adja meg az össz- és átlagértéket, valamint a maximális ill minimális érték a mezőn át Licit.

Munkarend.

1. Válasszon ki egy adatbázis-objektumot – Jelentések.
Kattintson a gombra Teremt, a megnyíló ablakban Új jelentés válassza ki a jelentéskészítés típusát − Konstruktőr.
Adatforrásként válassza a „Vállalati fióktelep” táblát.

2. Adjon hozzá egy jelentés címet és megjegyzést ( View/Title-Note).
A régióba Fejléc gombbal írja be a „Személyzeti táblázat” feliratot Felirat(Ahh) eszköztár.

Írja a címet Arial betűtípussal, 16 félkövér dőlt betűvel (4. ábra).

3. A fejlécben címkézze fel a mezőneveket az alapértelmezett betűtípussal. Helyezze a mezőneveket egy sorba.

4. Az adatterületen helyezze el a mezőket ennek megfelelően a nevek alá (kényelmesebb a mezők listájából venni).

5. A jelentésben a gombbal írjon be új mezőket Mező(ab).
Adja meg a mezőneveket Összesen:, Átlagdíj, Maximális díj és Minimális díj.
Adja meg a számítási képleteket az ábra szerint. 4.

a mező kiszámításához Teljes adja meg = Összeg ([Ajánlat])

a mező kiszámításához Átlagos arány adja meg = Átl.([Ajánlat])

a mező kiszámításához Maximális tét adja meg = Max([Ajánlat])

a mező kiszámításához Minimális ajánlat adja meg = Minimális ([árfolyam])

Rizs. 4.
Nézze meg a kész jelentést módban Előnézet. Mentse el a jelentést "Személyzeti ütemterv" néven.
4. feladat. Hozzon létre levelezési címkéket a „Vállalati alkalmazottak” táblázat szerint.

Munkarend.
1. Válasszon ki egy adatbázis-objektumot – Jelentések.
Kattintson a gombra Teremt, a megnyíló ablakban Új jelentés válassza ki a jelentés típusát - „Levelezési címkék”.
Adatforrásként válassza a „Vállalati alkalmazottak” táblát.

1. Alapvető információk a jelentésekről.

2. MS Access DBMS eszközök jelentések készítéséhez.

3. Jelentés készítése Tervezés módban.

3.1. Jelentésoldal opciók beállítása

3.2. Jelentés szerkezete

3.3. Jelentés formázása

Az MS Access DBMS-ben nyomtatott dokumentum beszerzéséhez több lehetőség áll rendelkezésre:

Táblázat nyomtatása táblázat módban (az összes rekord vagy a szűrési feltételeknek megfelelő rekord megjelenítése táblázat formájában);

Lekérdezési rekordok készletének nyomtatása táblázat nézetben;

Nyomtasson ki egy űrlapot űrlap módban vagy táblázat módban;

Nyomtassa ki a jelentést.

1. Alapvető információk a jelentésekről

Jelentés– testreszabható párbeszédpanel, amely lehetővé teszi a képernyőre, nyomtatóra vagy fájlra való kimenetre szánt adatok formázott megjelenítésének megszervezését. Az MS Access DBMS-ben a jelentések adatbázis-objektumok.

A jelentések a legjobb módja az adatbázis-információk nyomtatott dokumentumban való megjelenítésének. Más adatnyomtatási módokhoz képest a jelentések két alapvető előnnyel rendelkeznek:

– bőséges lehetőséget biztosítanak a részösszegek és végösszegek csoportosítására, rendezésére és kiszámítására nagy rekordhalmazok esetén (a számítások végezhetők csoportonként, több csoportonként és a jelentés egészére);

– lehetővé teszi az adatok szabványos dokumentum-űrlapokhoz közeli formában történő kiadását.

A jelentés elkészítésének szakaszai.

Az első szakaszban papíron kidolgozzák a jövőbeli jelentés elrendezését. Ugyanakkor jelzi: melyik táblából vagy lekérdezésből kell adatokat megjeleníteni, meghatározásra kerül az adatok csoportosítási és rendezési szintjei, mely mezőket kell megjeleníteni a jelentésben, és milyen vezérlőkkel jelenítik meg az adatokat. , hogy szükség van-e számított mezőkre, mely grafikai elemeket fogják használni a professzionális megjelenésű jelentés megjelenítéséhez.

A következő lépésben a jelentést egy DBMS segítségével állítják össze.

2. DBMS eszközökMS Hozzáférésjelentés létrehozásához

Ha új jelentést szeretne létrehozni az MS Access DBMS-ben, lépjen az adatbázis ablak fülére Jelentésekés kattintson a gombra Teremt . A megjelenő párbeszédpanelen Új jelentés(10.1. ábra) válasszon egy jelentéskészítő eszközt.

A párbeszédpanel listájában felsorolt ​​összes eszköz Új jelentés, három fő csoportra osztható:

– azt jelenti automatikus létrehozás jelentések (Autoreport: oszlop, Autoreport: szalag);

– jelentéskészítő varázslók (Jelentésvarázsló, Diagramvarázsló és Levelezési címkék);

– riportkészítő tervező.

10.1. ábra. Új jelentés párbeszédpanel

Az automatikus jelentéskészítő eszközök lehetővé teszik, hogy a kiválasztott adatforrás: tábla vagy lekérdezés alapján megfelelő típusú jelentést készítsen.

A jelentéskészítő varázslók lehetővé teszik a riportok létrehozását párbeszéd módban a felhasználóval. A varázslók segítségével létrehozhat egy adatforrást a jelentéshez, kiválaszthatja az adatmegjelenítés típusát, meghatározhat mezőket csoportosításhoz, rendezéshez és összegzéshez, kiválaszthatja a csoport összesítő függvényeit, meghatározhatja a jelentés elrendezését és tervezési stílusát, valamint beállíthatja a jelentés nevét. a jelentést.

A jelentéstervező a fő eszköz, amely lehetővé teszi bármilyen bonyolultságú jelentés manuális létrehozását. A jelentés típusa és tartalma a jelentéskészítő képzettségétől függ.

Általában automatikus jelentéskészítő eszközöket vagy varázslókat használnak a jelentés prototípusának létrehozására, a jelentéstervező pedig a jelentés professzionális megjelenésére való csiszolására.

A jelentésekkel való munka három módban történhet: módban, módban és módban.

A mód a jelentés generálására és a rekordok forrásából származó összes adat képernyőn történő megjelenítésére szolgál, a mód pedig az adatforrás több rekordjából származó adatok mechanikus helyettesítése alapján gyors jelentés generálására szolgál (a kiválasztási és rendezési kritériumokat figyelmen kívül hagyja ), a mód a jelentés struktúrájának létrehozására és módosítására szolgál. A jelentéssel való munkamód megváltoztatásához használja a gombot Kilátás az eszköztáron Jelentéstervező vagy hasonló menüparancs Kilátás.

3. Jelentés készítése Tervezés módban

Jelentés létrehozásához módban a következő lépéseket kell végrehajtania:

1. Állítsa be az oldalparamétereket.

2. Válassza ki vagy hozzon létre egy rekordforrást a jelentéshez.

3. Határozza meg a csoportosítás és rendezés szintjeit!

4. Helyezze el a rekord forrás mezőit a jelentésben.

5. Adjon hozzá számított és ingyenes vezérlőket.

6. Konfigurálja a vezérlőelemek és a jelentésszakaszok tulajdonságait.

7. Formázza meg a jelentést a professzionális megjelenés érdekében.

3.1. Jelentésoldal opciók beállítása

A jelentés fő célja az adatbázisból származó információk formázott (papírdokumentum formájához közeli) nyomtatása. Ezért a jelentés megtervezése előtt (vezérlőelemek elhelyezése a jelentésben) be kell állítani a jelentésoldal paramétereit (nyomtatót kell választani, meghatározni a lap méretét és tájolását, be kell állítani a margóméreteket stb.).

Ha nincs fizikai nyomtató, akkor programozottan kell telepítenie a nyomtatót a parancs segítségével operációs rendszer Start | Beállítás | Nyomtatók | A nyomtató telepítése.

A jelentésoldal paramétereinek konfigurálásához futtassa a parancsot Fájl | Oldalbeállítások.... Párbeszédpanel Oldalbeállításokábra mutatja be a 10.2.

Oldal fül (a) Mezők fül (b)

10.2. ábra. Oldalbeállítás párbeszédpanel

Az oldalbeállítások minden jelentéshez konfigurálva vannak.

Ha lehetséges a jelentések kiadása különböző nyomtatókra, akkor a párbeszédpanelen Oldalbeállítások a lapon oldal Kiválaszthatja a kívánt nyomtató típusát. Párbeszédpanel Nyomtató kiválasztásaábra mutatja be a 10.3.

10.3. ábra. Válassza a Nyomtató párbeszédpanelt

Az egyéb oldalparaméterek a kiválasztott nyomtató típusától függenek (lásd: 10.2. ábra): maximális papírformátum és -méret, minimális margóméretek, papíradagolás típusa.

A jelentés színe a kiválasztott nyomtató típusától és tulajdonságainak beállításaitól függ: színes vagy fekete-fehér kimenet.

3.2. Jelentés szerkezete

A riport felépítése módban a 10.4. Minden jelentésnek a következő szakaszai vannak:

– jelentés címe(csak a jelentés 1. lapján jelenik meg ( címlap) és tartalmazhatja a jelentés nevét, céglogóját, a vállalkozás jogi címét stb.);

– fejléc (minden oldal tetején jelenik meg, és tartalmazhat címsorokat, nyomtatási dátumot, oldalszámot stb.);

– adatterület(lekérdezés vagy tábla mezőinek megjelenítésére tervezték - a jelentés rekordjainak forrása);

– lábléc(minden oldal alján jelenik meg, és tartalmazhat címsorokat, nyomtatási dátumot, oldalszámot stb.);

– jelentési jegyzet(csak a jelentés utolsó lapján jelenik meg, és tartalmazhat végső számításokat, következtetéseket a jelentésről stb.).

Az összes felsorolt ​​szakasz közül a szükséges szakasz az adatterület.

A jelentés címe és a jelentés megjegyzés szakasza egyszerre jelenik meg/elrejti az ablakban. Ugyanez a megjelenítés/elrejtés elve vonatkozik a fejléc- és láblécrészekre is (lásd 10.4. ábra).

A rekordok csoportosításánál minden csoporthoz hozzáadható a jelentésablak (lásd 10.4. ábra), és a jelentésekben akár 10 csoportosítási és rendezési szint definiálható, egymástól függetlenül a következő szekciók:

– csoportfejléc(mindegyik elején megjelenik új csoportés tartalmazhat egy mezőt, amely alapján csoportosítás történik);

– csoportjegyzet(minden csoport végén megjelenik, és tartalmazhatja a csoportok összesítését).

Bármely jelentésszakasz területének magasságát az egérrel módosíthatja, ha a szakasz alját felfelé vagy lefelé húzza.

A jelentés szélessége a kiválasztott papírméret, laptájolás és a nyomtatott margóméretek alapján kerül beállításra.

A 10.1. táblázatban látható egy példa az A4-es papír jelentésszélességének meghatározására.

10.1. táblázat

A jelentés szélessége nem haladhatja meg a számított méretet, mivel a jelentésben megjelenő információ több oldalra oszlik.

A jelentés szélességét az egérrel módosíthatja, ha a jelentés jobb oldali szegélyét balra vagy jobbra húzza.

Csakúgy, mint egy űrlapon, a jelentés bármely szakaszába beilleszthet különféle vezérlőket: csatolt, számított és ingyenes. A számított jelentésmezőkben lévő kifejezések ugyanazok a szabályok szerint vannak kialakítva, mint az űrlapoknál:

= [Ár] * [Mennyiség]

SZUM([költség]

Vezetéknév & " " & Left(First Name; 1) & "."

Vezérlőelem használata Alűrlap/jelentés Aljelentéseket ágyazhat be a fő jelentésbe.

Tulajdonságok adhatók meg minden egyes vezérlőhöz, szakaszhoz és jelentés egészéhez.

Jelentés generált Megrendelőlap módban és üzemmódban a 10.5.

10.5. ábra. Rendelési űrlap jelentés Tervezési módban (a) és Előnézet módban (b)

10.6. ábra. Tulajdonságok ablak a SequentialNumber mezőhöz

Az egyes csoportok (megrendelőlap) külön oldalon történő megjelenítéséhez be kell állítani a szakasz tulajdonságainak ablakát Megjegyzés a "Rendelési kód" csoportból a lapon Elrendezés ingatlan értéke Az oldal vége: A szakasz után(10.7. ábra).

10.5. ábra. Tulajdonságok ablak a NoteGroups1 szakaszhoz

3.3. Jelentés formázása

A jelentésablak egyik eleme az eszköztár Űrlap/jelentés formátuma, amely gombokat és legördülő listákat tartalmaz, amelyek megkönnyítik a formázási lehetőségek kiválasztását (szín, betűtípus, vonalvastagság, igazítási mód stb.).

A formázás azt is jelenti, hogy vezérlőelemeket helyezünk el a jelentésszakaszokba, igazítsuk a vezérlőket, módosítsuk a vezérlők méretét és állítsuk be a vezérlők közötti távolságot. E műveletek végrehajtásához használhatja az egeret vagy a menüparancsokat Formátum (Igazítás..., Méret…, Függőleges térköz...És Vízszintes térköz...).

A jelentésformázási műveletek gyors végrehajtásához testreszabhatja az eszköztárat Űrlap/jelentés formátuma a menü gombjainak rámásolásával Formátum.

Adatbázisok: Jelentések készítése DBMS MS Access 2007-ben

A workshop célja a hallgató manipulációs kompetenciájának fejlesztése információs források DBMS használatával, az alkalmazott és információs folyamatok tartalmának bemutatásával.

Alapfogalmak

Adatbázis A (DB) egymással összefüggő adatok elnevezett gyűjteménye, amely egy bizonyos témakörben megjeleníti az objektumok állapotát és kapcsolataikat, és a felhasználók információs igényeinek kielégítésére szolgál. Az MS Access DBMS adatbázisai a relációs adatbázisok típusába tartoznak. Az ilyen adatbázisokban a különféle kérdésekkel kapcsolatos információkat külön táblákban tárolják, amelyek között kapcsolatok jönnek létre.

Adatbázis– táblázatokból és egyéb információs objektumokból álló fájl.

Táblázat– rekordokból álló információs objektum. A tábla egy alapvető adatstruktúra, a DBMS fő információs objektuma.

Rekord egy teljes adathalmaz egy adott valós objektumról: ügyfél, könyv, esemény stb. A rekord karakterláncként jelenik meg. Az összes táblarekord szerkezete azonos. A táblázat rekordjainak száma változó.

Mező– ez egy azonos típusú adathalmaz egy táblázatban, például az összes alkalmazott neve. Az oszlopot egy mező ábrázolására használjuk. A mezőknek neve és értékei vannak.

Jelentés– olyan információs objektum, amely tábla- vagy lekérdezési adatokat tárol nyomtatásra készen formázott dokumentum formájában.

Összetett jelentés– olyan jelentés, amely a kapcsolódó adatokat részjelentés vagy résztábla segítségével jeleníti meg.

Irányítás a jelentésben– egy olyan objektum a jelentésben, amely javítja a felhasználói felületet az adatokkal való munka során, például gomb, kapcsoló, fül stb.

Mellékelt vezérlő– egy vezérlő, amelynek adatforrása egy tábla vagy lekérdezési mező. A mellékelt vezérlő az adatbázismezők értékeinek megjelenítésére szolgál.

Szabad irányítás– olyan vezérlőelem, amely nem rendelkezik adatforrással (például mező vagy kifejezés). Az ingyenes vezérlők információk, vonalak, téglalapok és képek megjelenítésére szolgálnak. Példa ingyenes elemre egy felirat, amely a jelentésben egy címet jelenít meg.

A workshop tartalmaz lépésről lépésre utasításokat jelentések készítése különféle típusok, egyszerű adatkeresések végrehajtása, adatok szűrése és rendezése, jelentések szerkezetének megváltoztatása, további adatvezérlők beillesztése a jelentésekbe, valamint barkácsolási feladatokat is tartalmaz.

Kezdő lépések

Az adatbázis-jelentések megismeréséhez javasoljuk a Northwind 2007 képzési adatbázis megnyitását az MS Access DBMS-ben.

Adatbázis megnyitása

A Northwind 2007 adatbázis megnyitásához a következőket kell tennie:

1. Indítsa el a Microsoft Access programot a Start gombra kattintva.

2. Válassza a Minden program, majd a Microsoft Office, majd a Microsoft Access 2007 lehetőséget. Megnyílik a Microsoft Access 2007 ablak.

Ha a „Borey 2007” adatbázis nem először nyílik meg számítógépén, akkor a képernyőn megjelenik a „Borey 2007” adatbázis indítóképernyője;

Ha ez az első alkalom, akkor az MS Access először tölti le. A letöltés megkezdéséhez kattintson a „Letöltés” ​​parancsgombra, és kövesse az utasításokat.

Megnyílik a Northwind 2007 adatbázis ablak.

Az adatbázis az MS Office esetében szokásos módon záródik: a fájl kezeléséhez szükséges parancsokat tartalmazó rendszermenüben válassza az „Adatbázis bezárása” lehetőséget.

1. feladat. Indítsa el az MS Access 2007 programot. Nyissa meg a Northwind 2007 adatbázist. Zárd be. Nyissa meg újra a Northwind 2007 adatbázist.

Az MS Access 2007 interfész jellemzői

Az MS Access 2007-ben eltér a korábbi verziók felület. A menüt és az eszköztárakat egy menüszalag váltja fel különböző fülekkel: Kezdőlap, Létrehozás, Külső adatok, Munka az adatbázissal.

A lapok olyan eszközöket vagy eszközcsoportokat tartalmaznak (a csoportot háromszög ikon jelöli), amelyekhez csatlakozhat.

Rizs. 1. MS Access 2007 menüszalag fülekkel

Továbbá attól függően, hogy milyen adatbázis-objektummal dolgozik, automatikusan megjelennek a kontextuális eszközök, például az űrlapokkal való munka során megjelennek az űrlap kontextuális eszközei.

A szalag alatt bal oldalon található az Átmeneti terület, jobb oldalon pedig a Szerkesztési ablak, amely a szerkesztett objektumot jeleníti meg.

Rizs. 2. „Borey 2007” adatbázis ablak

A navigációs ablaktábla tartalmazza az összes Access objektumot (táblázatok, űrlapok, lekérdezések, jelentések stb.). A kívánt objektumot az All Access Objects listából választhatja ki. Ha duplán kattint egy objektum nevére a navigációs ablakban, az objektum megjelenik a saját lapján a Szerkesztő ablakban.

Adatbázis objektumok

Az adatbázis a következő típusú objektumok adatait tartalmazza: tábla, lekérdezés, űrlap, jelentés, makró és modul. Az adatok tárolásának alapvető szerkezete egy táblázat. Minden más típusú objektum a táblázatból származik:

A lekérdezés olyan táblaadatokat tárol, amelyek megfelelnek a felhasználó által az adatok lekérésére szolgáló parancs összeállításakor meghatározott feltételeknek.

Az űrlap képernyőkártyák gyűjteményeként tárolja a tábla vagy lekérdezés adatait, amelyek mindegyike egy-egy tábla vagy lekérdezési rekord tartalmát jeleníti meg, ami hasznos a táblázatokban lévő adatok frissítésekor.

A jelentés táblákból vagy lekérdezésekből származó adatokat tárol az űrlapon szöveges dokumentum, nyomtatásra alkalmas.

A makró adatfeldolgozási műveletek halmazát tárolja, amelyek az Enter billentyű egy lenyomásával indíthatók el, ami kényelmes, ha gyakran kell ugyanazokat a szabványos műveleteket végrehajtania.

A modul egy programozási nyelven írt adatfeldolgozó programot tárol, leggyakrabban az MS Access, Access Basic beépített nyelvén.

A navigációs területen lévő adatbázis-objektumok csoportosítva vannak, és láthatja a csoportok nevét. Egy csoport tartalmának megtekintéséhez kattintson a csoport nevére. Egy második kattintással a csoportlista a nevére csukódik össze.

2. feladat. Csoportlisták összecsukása és kibontása a navigációs ablakban.

Tekintettel arra, hogy a táblák jelentik az adatok tárolásának fő szerkezetét, azok sérülésének elkerülése és az adatokkal való könnyű munkavégzés érdekében a felhasználó származtatott típusú objektumokkal dolgozik. A Northwind 2007 adatbázisban az „Ügyfelek és megrendelések”, „Készlet és beszerzések”, „Beszállítók”, „Szállítás”, „Jelentések”, „Alkalmazottak” űrlapok kifejezetten megjelennek az Átmeneti területen.

A táblák és más típusú objektumok el vannak rejtve a navigációs ablakban, a Helper Objects csoportban.

A "Hozzá nem rendelt objektumok" csoport azokat az objektumokat tárolja, amelyek felhasználó által létrehozott továbbá. Ide mentheti például a létrehozott lekérdezéseket.

Felhívjuk figyelmét, hogy a különböző típusú objektumokat különböző ikonok jelzik:

Módosíthatja az objektumok ábrázolását az Átmeneti ablaktáblában a már megszokottra korábbi verziók MS Access. Ehhez kattintson a lista ikonra (▼) a navigációs ablak fejlécében az objektumszűrők listájának kibontásához, és válassza ki az „All Access objektumok” lehetőséget.

3. feladat. Tekintse át a Segédobjektumok csoport tartalmát. Különféle objektumok megnyitása és tartalmuk megtekintése. Zárja be a Segédobjektumok csoportot. Módosítsa az objektumok megjelenítését a navigációs ablakban, hogy az objektumokat típus szerint csoportosítsa: táblák, lekérdezések, űrlapok, makrók, modulok.

Az átmeneti terület összecsukható és kibővíthető a dupla nyíl gombra kattintva (<<) или (>>) a panel jobb felső sarkában.

4. feladat. Az átmeneti terület összecsukása és bővítése.

A szerkesztőablakot jelenleg a nyitóképernyő foglalja el. A képernyővédőt a „Képernyővédő” parancsikon jobb oldalán található (X) gombra kattintva távolíthatja el.

Megjelenítheti az Átmeneti területen a „Kiegészítő objektumok” csoportból, majd a „Splash Screen” űrlapon.

5. feladat. Zárja be a Northwind 2007 adatbázis indítóképernyőjét.

Minden adatbázis tábla össze van kötve. A táblák közötti kapcsolatokat megtekintheti, ha megnyitja az adatsémát az „Adatséma” menüpont kiválasztásával az „Adatbázisokkal végzett munka” menülapon.

Az adatdiagramot a „Tervezés” menü „Bezárás” gombjára kattintva zárhatja be.

6. feladat. Nyissa meg és zárja be az adatsémát.

Súgórendszer MS Access 2007

Mint minden MS Office alkalmazásnak, az MS Access 2007 DBMS-nek is megvan a maga sajátja súgórendszer. A megnyitáshoz a következőkre lesz szüksége:

1. A menüsor jobb oldalán kattintson a gombra (?).

2. A „Súgó: Hozzáférés” ablakban adja meg a kívánt súgó részt az ablak alján, vagy írja be a keresési kontextust a keresősávba, és nyomja meg az Enter billentyűt.

7. feladat. Nyissa meg az MS Access 2007 súgórendszerét. Nyissa meg az Űrlapok és jelentések részt. Tekintse át a szakasz tartalmát. Zárja be a súgórendszert.

Jelentés megnyitása és adatok megtekintése