Megrögzötten küldje el magának a levél másolatát postán. Hasznos kifejezések az üzleti levelezéshez. Mi a teendő az átruházási és öröklési levelekkel

Helyesen mutatott rá a BP30 szabványos funkcionalitására, amely ugyanazokat a műveleteket hajtja végre. Idézek a kommentből:

Személyes beállítások - E-mail beállítások - A kimenő e-mailek másolatának elküldése a címre.

illusztráció a fentiekről:

Egyszóval én találtam fel a kereket. Nem kell letöltenie a bővítményt, hanem a szabványos funkciókat kell használnia.

Rövid bevezetés

Különböző levelezőszerverek másként viselkedik az átküldöttekkel szemben SMTP betűk. Ha levelei vannak a gmail-en, akkor a fent leírt probléma valószínűleg nem érinti Önt. Van levelem a Yandexen, és ha nem történik semmi, akkor a BP 3.0 levelének elküldése után a küldés ténye nyomtalanul elveszett. Az interneten találtam egy tippet, hogy továbbítsd magadnak a leveleket, a levélmezőben feltüntetve a címet. Titkos másolat" A postafiók oldalán beállíthat szabályokat a levelek elemzéséhez, és áthelyezheti a saját magától érkező levelet az „Elküldött” mappába.

Kiderült, hogy a YandexMail alapértelmezés szerint áthelyezi a leveleket az „Elküldött” mappába, ha a levél „titkos másolata” mezőjében van e-mail cím fiókot(azaz a saját email címed)

Ez hogy működik

Ha a bővítmény már telepítve van, akkor a legszokványosabb módon küldjön levelet partnerének, például a „Számla a vevőnek” dokumentumból vagy dokumentumnyilvántartásból.

A levélküldési űrlapon jelölje be a „Küldés az elküldött tételeknek” jelölőnégyzetet, hogy továbbítsa a levelet saját magának (a bejelölt négyzetet az aktuális felhasználó megjegyzi)

Nyugodtan küldjön levelet.

El fog jutni a partnerhez.

Ma már szinte minden embernek van e-mailje, vagy akár több is. Ugyanakkor elég gyakran be email nagy mennyiséget tartalmaz fontos információkat. Az elvesztése pedig rosszabb lehet, mintha elviszed és formáznád merevlemez a számítógépét. Ezért a levelek biztonsági másolatainak, úgynevezett biztonsági másolatainak elkészítése nem kevésbé fontos, mint a dokumentumok biztonsági mentése. De az ő megoldása nem olyan triviális, mint a fájlok egyik helyről a másikra másolása. Még ha megtalálja is az összes e-mailjét tartalmazó levelezőprogram-fájlt, nehéz lesz bármit is kezdenie velük. Próbáljon meg válaszolni magának néhány kérdésre: „hogyan fogja visszaállítani a betűket?”, „Hogyan fogja látni az egyik betűt?”, „Hogyan fogja megkeresni a szükséges betűt a biztonsági másolatban?” stb. Szinte minden kérdésre nincs egyértelmű válasz, vagy olyan bonyolult lesz, hogy gyorsan lemondasz róla.

Az ebben az áttekintésben tárgyalt segédprogramok nem csak azt teszik lehetővé, hogy értékes e-mailjeit biztonságos helyre mentse, hanem egyszerű műveleteket is végrehajtson velük, például megtekintést, keresést stb.

Levelezési biztonsági mentések készítésére szolgáló ingyenes programok áttekintése

A MaiStore Home egy hatékony levélmentési eszköz

Lehetővé teszi, hogy biztonsági másolatot készítsen a különféle alkalmazásokból és online szolgáltatásokból származó összes e-mail üzenetről, és egyetlen biztonságos archívumban tárolja azokat. A segédprogram valóban tudja, hogyan kell dolgozni hatalmas méretekkel. Ezt könnyű érezni, csak próbálj keresni valamit, és látni fogod, hogy a sebesség egyszerűen lenyűgöző. Az „egyszer állítsd be és használd” kategóriába tartozik. A segédprogram meglehetősen rugalmas felülettel rendelkezik a biztonsági másolatból történő helyreállítás konfigurálásához. Így mindig gyorsan visszaállíthat mindent, amire szüksége van. Mindig ne feledje, hogy a segédprogram nem készít biztonsági másolatot a fiók- és kapcsolati beállításokról, bár ez utóbbiakat mindig visszaállíthatja e-mailekből.

Biztonsági másolatot készíthet:

• Microsoft Outlook 2000, XP, 2003, 2007, 2010, 2013
• Outlook Express, Windows Mail és Windows Live Felad
• Microsoft Exchange Server 2003, 2007, 2010, 2013
• Mozilla Thunderbirdés SeaMonkey
• POP3 és IMAP (beleértve az olyan webmail szolgáltatásokat, mint a Gmail és a Yahoo)

• Microsoft Office 365 (Exchange Online)

• .eml és egyéb fájlok

Az ilyen termékek esetében a MailStore gyakran frissül. Ez önbizalmat ad, hogy egy év múlva nem kell újra megfelelő segédprogramot keresnie, és mindent újra beállítania. Egyes pontokon felhasználói felület kicsit szögletessé tette. Ennek ellenére a segédprogram meglehetősen egyszerű és egyszerűen használható. Az e-maileket közvetlenül a biztonsági másolatból olvashatja, és ez olyan egyszerű lesz, mintha e-mail kliensekből olvasná őket. Akár közvetlenül a MailStore-ból is válaszolhat az üzenetekre. Elmondhatjuk, hogy ez a program bármilyen szintű felhasználó számára alkalmas.

A KLS Mail Backup egy egyszerű és kiváló minőségű program levél biztonsági mentések készítésére

Ez egy egyszerű és kiváló minőségű segédprogram számos népszerű e-mail kliens e-mail biztonsági másolatának létrehozására. Lehetővé teszi a különféle internetes programok profiljainak biztonsági mentését is. A segédprogram a jól ismert Zip formátumot használja az elektronikus üzenetek tömörítésére és tárolására. Így mindig közvetlenül hozzáférhet üzeneteihez. A biztonsági mentések létrehozásának és visszaállításának folyamatait speciális telepítővarázslók mutatják be. Még a legtapasztalatlanabb felhasználó is gyorsan rájön, mi az, és elkezdheti használni. A KLS Mail Backup csak személyes használatra ingyenes.

A KLS Mail Backup nem működik a POP és IMAP protokollokkal. Ez azt jelenti, hogy nem fog tudni biztonsági másolatot készíteni közvetlenül a szerverről.

Különféle termékek biztonsági mentések készítéséhez...

A MozBackup egy biztonsági mentési segédprogram következő programokat: MozSuite/SeaMonkey, Mozilla Firefox, Mozilla Thunderbird, Netscape, Flock, Sunbird, Spicebird, PostBox és Wyzo. Elmenti a leveleket, könyvjelzőket, címjegyzékeket, jelszavakat stb.

A Comodo Backup egy általános célú biztonsági mentési segédprogram, amely lehetővé teszi e-mail biztonsági mentések készítését is. 5 GB ingyenes online tárhelyet is kínálunk Önnek. A Comodo olyan ügyfelektől működik, akik kereskedelmi alapon használnak online tárhelyet. Támogatja a Thunderbird, Microsoft Outlook, Windows Live Mail és Outlook Express. Azt is lehetővé teszi, hogy biztonsági másolatot készítsen fájlokról és mappákról.

A MailBrowserBackup egy egyszerű, hordozható program, amely észleli és biztonsági másolat létrehozására kéri Internet Explorer, Mozilla Firefox (profil), Flock, Windows Mail, Windows Contacts (Win 7), Windows Live Mail, Mozilla Thunderbird, Opera (böngésző és levelezés), Apple Safari, Google Chrome, SRWare Iron, FileZilla FTP kliens és Windows Live Messenger Plus.

Windows 7 rendszerben a programot rendszergazdaként vagy a Windows Contactshoz társított fiókkal kell futtatnia, különben a segédprogram nem tud róla biztonsági másolatot készíteni.

A Microsoft ingyenes biztonsági mentési programot biztosít az Outlookhoz, amely biztonsági másolatot készít a pst-fájlokról. Működik az Outlook 2002 és újabb verziókkal.

A Gmail Backup (a webhely már nem elérhető) egy nyílt forráskódú megoldás, amely lehetővé teszi IMAP protokoll biztonsági másolatot készíteni az e-mailekről.

Gyors kiválasztási útmutató (hivatkozások ingyenes programok letöltéséhez e-mail biztonsági mentések készítéséhez)

MailStore főoldal

KLS Mail Backup

Az elmúlt évtizedekben az e-mailen keresztüli üzleti levelezés óriási népszerűségre tett szert, és az üzleti kommunikáció egyik fő módszerévé vált. Ma már nehéz olyan személyt találni, aki ne használná az e-mailt az interperszonális kommunikáció gyakorlatában. Ennek ellenére ma sokan felteszik a kérdést: hogy minden szabályt betartsanak? Hogyan lehet egy hozzáértő levél segítségével jó benyomást kelteni a feladóról a címzett között?

Ez a cikk az e-mailben történő üzleti levelezés szabályait ismerteti, ill gyakorlati tanácsokat A cikkben bemutatott információk segítenek megtanulni a megfelelő üzleti kommunikációt az e-mailek írásakor.

Sokan azzal kezdik a munkanapjukat, hogy megnézik, nem érkeznek-e új üzenetek a postafiókjukba. Sajnos azonban az információcsere ezen módszerének elterjedtsége ellenére sokan nem tudják, hogyan kell helyesen használni az üzleti levelezés nyelvét, összetévesztve az e-maileket informális kommunikációs móddal.

A kézbesítés gyorsaságának köszönhetően leegyszerűsíti a fontos hivatalos iratok, nyomtatványok, kérvények cseréjét, de még itt is hibáznak az emberek a levélküldés során. Nagyon gyakran előfordul, hogy e-mail írásakor a fájlcsere során a címzettek valamilyen okból nem írnak kísérő esszéket, és nem írnak be témákat, ami megnehezítheti a címzettek munkáját. Ennek a cikknek a célja a kérdés megválaszolása: hogyan lehet e-mailben levelet küldeni, és betartani az e-mailben történő üzleti írásbeli kommunikáció minden szabályát?

Az e-mailek írásakor minden megadott mezőt ki kell tölteni

Az e-mailben történő üzleti levelezés szabályai kötelezik a levél feladóját, hogy az e-mailben megadott valamennyi mezőt kitöltse, így a címzett és a feladó címét, nevét. Le kell írni egy tárgyat, amely röviden leírja a küldendő levél lényegét. Nagyon gyakran a helyesen leírt témától függ az elküldött levél sorsa és a benne megfogalmazott probléma megoldásának sebessége. Üzleti email köszöntéssel kell kezdeni – ez az egyszerű tisztelet a címzett felé nagyon fontos a levelezés során. Az üdvözlés után legyen egy szöveg, amelyet „a levél törzsének” neveznek, a végén pedig egy aláírás, például: „Tisztelettel, Petr Ivanovics Brisov”.

Üdvözlet üzleti levelezésben

Erre a pontra érdemes tovább összpontosítani, mivel a tisztelet gesztusa nagyon fontos az üzleti kommunikáció bármely aspektusában. Az optimális üdvözlő kifejezés a „Jó napot” vagy a „Hello”. Az e-mailben történő üzleti levelezés korlátozza a feladót a „Jó estét” vagy a „Jó estét” kifejezések használatában. Jó reggelt”, mivel a címzett még jóval a kézhezvétele után is elolvashatja a levelet. Szintén nem helyes a köszöntések során használt köznyelvi kifejezések használata.

Egy üdvözlő szó vagy kifejezés után a címzettet névvel és családnévvel kell megszólítani, és ha a név ismeretlen a feladó számára, ez a pillanat kihagyható. Ezután továbbléphet a levél céljának megfogalmazására.

Csatolt fájlok üzleti e-mailekben

Ha a levél fő célja nem csak egy írásos elbeszélés és a kérdés lényegének bemutatása, hanem egy fájl küldése is, akkor jobb, ha először csatolja az elküldött tárgyat. Gyakran előfordul, hogy sok feladó figyelmetlenség miatt, miután a levél szövegében megfogalmazta a probléma lényegét, elfelejti csatolni a szükséges mellékletet. Az ilyen gondatlanság negatívan befolyásolhatja az üzleti levél feladójának üzleti hírnevét.

Az e-mail címnek felismerhetőnek és tömörnek kell lennie

Az e-mailben történő üzleti levelezés szabályai kötelezik a feladót, hogy felismerhető legyen email név, amelynek valós információkat kell tartalmaznia a feladó nevéről. A hivatalos levelek és fellebbezések nagyon tömörnek és hülyének tűnnek, ha az e-mail cím informális kifejezéseket vagy szavakat tartalmaz, például a „limon_petya” e-mail cím. Ez nagyon méltatlannak tűnik egy felnőtt számára. Az üzleti levelezés folytatásához jobb, ha külön e-mailt hoz létre, és betartja az üzleti e-mail etikettet.

A gyors válasz (Response) funkció használatával válaszolhat a korábban kapott e-mailekre

A Válasz vagy Válasz funkció (rövidítve Re:) segíti a felhasználót gyors módon Válasz a feladó korábban elküldött üzeneteire. Ez a funkció univerzálisan képes elolvasni a beszélgetőpartnerrel egy adott témában folytatott korábbi levelezést. De az e-mailben történő üzleti levelezés szabályai arra kötelezik a feladót, hogy az üzleti levél tárgyát átnevezze, ha a levélváltás során a megbeszélés lényege megváltozik.

Üzleti levél elküldése előtt érdemes lektorálni a helyesírási hibákat és az írásjeleket.

Az e-mail leegyszerűsíti az információcserét, de az üzleti levelezés során nem szabad figyelmen kívül hagyni az orosz nyelv szabályait, mivel egy gondatlanul elkövetett hiba befolyásolhatja a feladó tekintélyét. Levél elküldése előtt érdemes többször átnézni a szöveget, és alaposan ellenőrizni, hogy nem tartalmaz-e benne helyesírási és írásjeles hibákat. Sok e-mail kliens rendelkezik helyesírás-ellenőrző funkcióval, ezért érdemes figyelni a pirossal aláhúzott szavakra. Ha kétségei vannak a helyesírással kapcsolatban, kérjen segítséget az interneten, vagy ellenőrizze a helyesírást egy helyesírási szótár segítségével.

A címzett mezőt utoljára kell kitölteni.

A befejezetlen vagy szerkesztetlen levelek küldésének elkerülése érdekében az üzleti levél címzettjének címét a küldés előtti legutolsó pillanatban kell megadni. Ez a szabály az üzleti e-mailes levelezés alapjaiban is szerepel. Előfordulhat, hogy a címzett mező kitöltésekor az e-mail a korábban használt címzettek listáját is felkínálja, hogy ne küldjön tévedésből összeállított üzleti levelet harmadik félnek.

Üzleti levél felépítése

A szöveg strukturálására vonatkozó szabályok nemcsak a papíralapú médiára vonatkoznak, hanem az e-mailben történő üzleti levelezés szabályaira is. A címzettnek nem mindig kényelmes nagy mennyiségű betűs szöveget olvasni a monitor képernyőjén. Ennek egyszerűsítése érdekében a szöveget logikusan kialakított kis bekezdésekre kell bontani, és üzleti levelek szövegének írásakor kerülni kell a bonyolult mondatokat. Az üzleti levél egy mondatának optimális hossza legfeljebb tizenöt szó lehet.

Az üzleti levél lényegét lényegében kell megfogalmazni

A címzettet az üzleti levél meghatározott témáján túl a főszöveg világosan megfogalmazott első és második mondata is érdekelje. A feladó feladata, hogy a levél elején elmondja annak a problémának vagy kérdésnek a lényegét, amellyel a címzetthez fordul. Az első mondatnak jeleznie kell az üzleti levél küldésének célját. Minta: „Tájékoztatjuk, hogy a 2017. 02. 01. 45. számú „Ömlesztett anyagok szállításáról” szóló szerződés szerinti kötelezettség feltételei lejárnak. A szerződés megújításához egy második dokumentumcsomagot kell benyújtania.” A megjelölt célnak köszönhetően a címzettnek lehetősége van megérteni az üzleti levél fő gondolatát. Ha a levél szövege túl nagy, akkor jobb az objektum csatolása funkciót használni mellékletként az űrlapon szöveges dokumentum, de ugyanakkor az üzleti levelet kiemelő kísérő esszét szövegdobozsal kell hagyni. Minta: „Elküldjük Önt véleményezésre elektronikus másolat levelek a Mak-Stroy LLC cégtől. Kérjük Önöket, hogy a 2017. 02. 01. 45. számú „Ömlesztett anyag szállításáról szóló” szerződés meghosszabbítása ügyében hozott döntésüket a levélben meghatározott határidőig tájékoztassák.”

Minden üzleti e-mailnek tartalmaznia kell választ.

Vannak negatív példák az üzleti levelezésre, amikor a címzett valamilyen okból figyelmen kívül hagyja az üzleti levelet. Néha valóban előfordulhatnak olyan esetek, amikor bizonyos helyzetek miatt nem lehet választ adni, például a probléma megoldása több napig is eltarthat, vagy a címzett elgondolkodik, és nem tud azonnal válaszolni a feltett kérdésre. Ebben az esetben rövid megjegyzést kell fűzni ehhez az ügyhöz, például: „Helló, Pjotr ​​Ivanovics. Megkaptam levelét, de ma nehezen tudok válaszolni, mivel konzultálnom kell a felső vezetéssel. Problémáját bejelentem cégünk vezérigazgatójának, és a hét végéig hivatalos választ adok. Üdvözlettel: Belov Ivan Gennadievich értékesítési osztályvezető.”

Érdemes megjegyezni, hogy ha három munkanapon belül nem érkezik válasz, akkor az üzleti levél címzettjének hallgatása figyelmen kívül hagyásaként és a feladóval való kommunikáció megtagadásaként értékelhető.

Válaszlevelek írásakor minden feltett kérdésre válaszolnia kell.

Ha a címzettnek küldött levél kérdező jellegű, akkor a levél összeállítása során a kérdésekre abban a sorrendben kell választ adni, amilyen az üzleti levél beérkezett szövegében szerepel. Ha kérdéseket tettek fel, a feladó azt reméli, hogy konkrét választ kap rájuk. Levélíráskor ne számozd a válaszaidat, csak sorrendben kell megfogalmaznod a gondolataidat. Az összes feltett kérdés megválaszolásához először a kapott üzleti levelet többször újra el kell olvasni, és ha túl sok a kérdés, érdemes külön kiírni, nehogy kimaradjanak. Ha a feltett kérdésekre nem lehet válaszolni, akkor érdemes kiemelni, hogy jelenleg valamilyen oknál fogva nem adható válasz.

Ne használjon túlzásba a rövidítéseket, az érzelmes tervezést és a nagybetűket

Vannak negatív példák az üzleti levelezésre, amikor a feladók hangulatjelek formájában felhígítják azt informális jelek használatával. Használatuk népszerű a kommunikáció során közösségi hálózatok Az üzleti levelezés szabályai azonban nem fogadják szívesen az érzelmek ilyen megnyilvánulását, mivel előfordulhat, hogy a címzett nem ismeri azok valódi jelentését, és az írásjelek érthetetlen halmazának tekinti őket.

Abba kell hagynia a szövegírást is. nagybetűkkel. Az interneten a nagybetűkkel írt szavak halmazát „feltűnő kifejezéseknek” nevezik, és az ilyen kifejezések gyakran negatív konnotációt hordoznak. A címzett az elektronikus üzleti levél olvasása során negatívan értékelheti az ilyen betűtípust, ami károsan hat a jelentésérzékelésre. Ha egy üzleti levélben hangsúlyoznia kell egy pont fontosságát, jobb, ha bevezető mondatokat használ, például: „Kérjük, vegye figyelembe, hogy a szerződés megújításához dokumentumcsomagot kell benyújtania legkésőbb 2017.10.02. ” vagy „Felhívjuk figyelmét, hogy a szerződéshosszabbításhoz szükséges dokumentumokat 2017.10.02-ig kell benyújtani.”

Ne továbbítson bizalmas információkat e-mailben

Átadni személyes ill bizalmas információkat Jobb lemondani az elektronikáról postafiókok, mivel fennáll a veszélye annak, hogy a támadók elkapják az információkat saját önző céljaikra. Ilyen információk lehetnek: telefonszámok, jelszavak innen bankkártyák, személyes bankszámlák stb. Fontos megjegyezni, hogy az információkat a levelezőszerver tárolja, és feltörés esetén ellophatók.

A levél végén a feladó aláírásának kell lennie.

Mint korábban említettük, minden elküldött levélnek tartalmaznia kell egy konkrét aláírást. A postafiók-fejlesztők gyakran bevezetnek egy aláírásblokk funkciót, amelyben megadhatja a munkakörét, nevét és elérhetőségi telefonszámát. Később ezt a blokkot automatikusan megjelenik minden e-mail végén, megkönnyítve a gépelést. Fontos az aláírás helyes írása, hogy a címzettnek lehetősége legyen helyesen megszólítani a feladót, amikor válaszol a levélre. Az aláírásra egy példa a következőképpen nézhet ki: „Tisztelettel: Nyikolaj Alekszandrovics Petrov, +79810000000.”

A következtetések levonásával meg lehet jegyezni, hogy annak megértéséhez, hogyan kell üzleti levelezést folytatni e-mailben, nem kell további és összetett alapokat elsajátítania. Csak be kell tartania az etikett alapvető szabályait, és be kell tartania az orosz nyelv normáit.

Ezt valószínűleg már Ön is észrevetteamikor levelet kaptam néhány szerzőtőla „címzett” részben több tucat különböző személyek e-mailjeit tartalmazó lista található. Ráadásul sem Ön, sem ezek az emberek nem adták beleegyezését, hogy ezek az e-mailek „lelepleződnek”. Természetesen a címzettek egy része le fog iratkozni erről a levelezőlistáról (mindannyian belefáradtunk az e-mailjeinkre érkező spamekbe). Egy dolog azonban biztos – minden címzett szakszerűtlen személyként fogja kezelni a hírlevél szerzőjét. És nem valószínű, hogy beleegyeznek abba, hogy elfogadják az ajánlatát.

Tekintsük ezt a lehetőséget az üzleti levelezések legnépszerűbb e-mail címének példáján: gmail.com

Általában az Írás ablakot használja e-mail küldésére. Ha rákattint, egy új „Új üzenet” ablak jelenik meg, amelybe beilleszt mindent, ami magának a levélnek az elkészítéséhez és elküldéséhez szükséges.

Általában beszúrjuk címzettjeink e-mailjeit a „Címzettek” ablakba.

A másolás jelentése " pontos másolat" Ez a mező akkor használható, ha egyszerűen csak olyan e-mailt szeretne küldeni, aki nem az elsődleges címzett. Ily módon a személyt a hurokban tarthatja, miközben tudatja vele, hogy nem kell válaszolnia az e-mailre. De ennek a levélnek az összes címzettje látja egymás címét (sőt még a nevét is).

Így ennek a mezőnek az egyike a legjobb módokat küldjön levelet nagyszámú embernek, és őrizze meg a titoktartást. Ez azt jelenti, hogy nem fogja tönkretenni a velük való kapcsolatát. Ezzel a funkcióval akár 30 e-mailt is beszúrhat. Ez azt jelenti, hogy egyetlen gombnyomással egyszerre 30 címzettnek küldheti el ezt a levelet anélkül, hogy megmutatná az e-mailjeit.

És ha szükséges, beszúrhat egy képet a levél törzsébe ( 4 ) vagy csatoljon egy fájlt ( 5 ).

Ez a levél adja maximális mennyiség szerkesztési lehetőségek.

Hasonlóképpen, egyszerre több címzettnek is küldhet levelet a yandex.ru e-mailen keresztül.

Kattintson az „Írás” gombra, majd a „Címzett” ablakban ( 1 ) írja be az első címzett e-mail címét, majd válassza a „Másolás” funkciót ( 2 ) vagy "Bcc" ( 3 ). Attól függően, hogy azt szeretné, hogy levele összes címzettje lássa-e az összes e-mailt, vagy megőrzi a címek bizalmas kezeléséhez való jogát, válassza ki az egyik funkciót. Ha minden következő e-mailt fel szeretne venni a listára, kattintson a gombra egy férfi képével, előtte plusz jellel ( 4 ). Ezután kiválaszthatja szokásos címzettjeit a legördülő listából, vagy manuálisan megadhatja az e-mail címeiket.

A képek letölthetők a Yandex Diskről, és a fájlok a szokásos módon csatolhatók.

Kattintson az „Írás” gombra, megjelenik egy ablak, amelyben az egérrel a „Címzett” ablakban való kattintással ( 1 ), megjelenik egy legördülő lista a szokásos címzettek listájával ( 2 ). Ebből a listából kiválaszthatja, amire szüksége van. Vagy csak írja be a kívánt e-mailt kézi célállomás.

Az alábbiakban felvázolt összes elemi szabály elsősorban a partnereivel, kollégáival, ügyfeleikkel és előadóival folytatott üzleti levelezésre vonatkozik. Használatuk személyes levelezésben mindenki magánügye. Azonban ezen szabályok betartása a személyes levelezés során csak jó benyomást kelt Önről.

Etika az üzleti levelezésben

Ha hirtelen nem akar tovább olvasni, korlátozza magát legalább a következő alapvető szabályokra:

• Válaszadáskor használja a „Válasz mindenkinek” gombot. Ezzel másolatot kapnak az eredeti e-mail címzettjei, így a válasz nem jut el rajtuk. Erősen ajánlom a „Válasz” gomb elrejtését a felület beállításainál. Ha szükséges, kézzel törölheti a nem kívánt címzetteket.
• Ne hagyja üresen a Tárgy mezőt. Azok, akikkel levelez, naponta több száz e-mailt kaphatnak, és ezt a mezőt használják az e-mail fontosságának és tartalmának gyors felmérésére.
• Idézet betűket. Ne kezdje a válaszát egy új e-maillel, kattintson a "Válasz mindenkinek" gombra a kapott e-mailben, és ne tiltsa le az árajánlatot a válaszadási és továbbítási funkciónál a levelezőprogram beállításaiban.
• Teljes idézettel(ha a válasz a teljes levélre szól) írja alá a válasz szövegét a levél elejére, ne a végére.

FOLYTATJUK?

Levelek fogadása

1. A kapott leveleket el kell olvasni. Ha levelet kaptál, az azt jelenti, hogy valaki valamiért elküldte (persze a spam itt nem számít). Ha egy személynek olvasatlanként megjelölt levelei vannak, és azok egy napnál régebbiek, akkor nem tudja, hogyan kell a levelekkel dolgozni. Ez azonban megbocsátható, ha:
   • a személy meghalt vagy váratlanul megbetegedett;
   • a postával való munka nem tartozik a munkaköri kötelezettségei közé (akkor nincs szüksége szolgálati e-mailre).
2. Ha Ön nem menedzser, ellenőrizze e-mailjeit naponta legalább kétszer: reggel és délután. Ha nem válaszol egy gyártási kérdésre, az megakadhat mások munkájában, és késleltetheti a problémák megoldását.
3. Ha Ön menedzser, a munkanapját egy olyan e-mail kliens elindításával kell kezdenie, amely egész nap bekapcsolva marad, és automatikusan ellenőrzi e-mailjeit. Állítsa be az automatikus levélkézbesítést/-fogadást legalább 10 percenként (lehetőleg 1-3 percenként).
4. Levelet kapott. Ha nagyon elfoglalt, azonnal mérje fel, kitől származik, a témát, és lapozza át – ez segít gyorsan eldönteni, hogy a levél sürgős választ igényel-e, vagy várhat egy kicsit.
5. Ha tud, azonnal válaszoljon. Ez a legegyszerűbb és hatékony módja mozgassa a dolgokat, és kerülje a levelek gyűjtését.
6. Ha megérti, hogy 24 órán belül nem tud válaszolni, jobb, ha azonnal írja be, hogy „pár napon belül válaszolok”, vagy legalább „kicsit később válaszolok”.

„Címzett”, „Másolatot kap”, „Titkos másolat” mezők

1. Ne feledje, hogy vannak Címzett, CC és BCC mezők. A tied tőlük függ további intézkedések(és a levelező partnerek intézkedései) levél kézhezvételekor:
   • „Címzett” („Címzett”) - a levél és a benne található információk vagy kérdések közvetlenül a címzetthez szólnak. Ha kérdést küld, választ vár a „Címzett” mezőben megadott címzetttől. Ha Ön a címzett, akkor Önnek kell válaszolnia.
   • „CC” („Másolat”) – a másolatokban megjelenő címzettek „az Ön tájékoztatása érdekében”, tájékoztatásul vagy „tanúskodásra meghívást kapnak”. A másolatok címzettje nem általános eset válaszolni egy levélre; Ezen túlmenően udvariasnak számít, ha szükség esetén a „Bocsánat a beavatkozásért” kifejezéssel kezdi.
   • A „BCC” („Vakmásolat”) a „palotai intrikák” terepe. Azzal, hogy ebben a mezőben címzettet jelöl meg, „titokban” küldi el neki ezt a levelet: azt, hogy a levelet ennek a személynek küldték, a fő címzett és a másolatokon szereplők nem fogják tudni. Tömeges levelezésre is használják, így a címjegyzékét nem ismeri minden címzett.
2. Válaszadáskor használja a „Válasz mindenkinek” gombot. Ezzel elmenti az eredeti e-mail címzettjei számára a másolatot, így válasza nem jut el hozzájuk.
3. NE távolítsa el a levelezőpartnere által hozzáadott személyeket a levél másolataiból. Ha személyesen szeretne válaszolni, hogy más levelező ne kapja meg válaszát, akkor töröljön mindenkit a másolatokból, kivéve azt, aki a levelet írta (igen, soha nem használjuk a „Válasz” gombot).
4. Ha a beérkezett levél „Címzett” mezőjében kettőnél több címzett szerepel, ez azt jelenti, hogy mindkét levelezőnek vagy bármelyiküknek válaszolnia kell. Gondoljon arra, hogy MINDENKINEK válaszolnia kell – ha a levél Önnek és valaki másnak szól, akkor is válaszoljon (még akkor is, ha ez a „Ez a kérdés biztosan nem nekem szól, válaszoljon erre-arra”).
5. Viszont erősen ajánlott, hogy a „Címzett” mezőben NE szerepeljen egynél több címzett. A kettőnek küldött levélre egyiktől sem kap választ, hiszen mindegyik azt hiszi, hogy a másik válaszol. Nem mindenki olvassa el ezt a cikket.
6. A magánlevelezés levelezőlistára továbbítása a levelezésben résztvevők beleegyezése nélkül etikátlan!

Tárgy mező

1. Ne hagyja üresen.
2. A levél tárgysora legyen rövid, de tükrözze a levél fő tartalmát és témáját. Olyan címek, mint „Kérdés”, „Helló!” vagy az üres címsorok arról árulkodnak, hogy kezdő vagy, aki nem rendelkezik alapvető üzleti íráskészségekkel.
3. Ha több különböző tárgysorú e-mail egyikére válaszol, válaszoljon a megfelelőekre. A találkozóról „Ülkeztetés április 18-án, kedden”, a nyomdai anyagokkal kapcsolatos „Nyomdai anyagok” levélre válaszoljon. Ez magában foglalja a korábbi levelezés idézését (lásd lentebb a Levélírás részt).
4. Ha rendszeres időközönként e-maileket, például heti jelentéseket kell küldenie, próbálja meg állandóan tartani a fejlécet, vagy legalább annak egy részét állandónak kell lennie, hogy a címzett automatikus szabályokat állíthasson be az ilyen levelek rendezésére.

Az írás fontossága

1. Ha a levél sürgős változtatásokról, szerződésszövegről vagy egyéb olyan információt tartalmaz, amire először figyelnie kell, használja a „magas” fontosságot, ez kiemeli a levelet a beérkező levelek között.
2. Ne használjon hiába a „nagy” jelentőséget - a „zajos” emberek idegesítőek, légy szerényebb.
3. Egy üzleti levelezőnek írt személyes levél vagy egy vicces képet vagy linket tartalmazó levél esetén jelölje meg a fontosságot „alacsony”-ként.

Levelek írása (válaszok)

1. Kezdje egy üdvözléssel, ez udvarias. – Szia, Gria! azt jelzi, hogy lusta vagy leírni a személy nevét. Akár csak „Andrey!” vagy „Jó napot!” elég udvarias és elégséges.
2. Beszéljen ugyanazon a nyelven az illetővel. Ez nemcsak az orosz/angol nyelvre vonatkozik, hanem a szöveg formájára is. Ha hivatalos levelet kap, az arra adott informális válasz tiszteletlenség a válaszolóval szemben, és saját alacsony kultúrájának demonstrálása. Az informális fellebbezésre adott hivatalos válasz vagy felszólítás a szabályok betartására, vagy ezt egyszerűen a vállalati szabályok írják elő.
3. Próbáljon mindig a levelezési lánc utolsó betűjére válaszolni, és ne valamelyik köztes betűre.
4. Ne ispolzuyte translit kivéve azokat az eseteket, amikor olyan körülmények között küldenek leveleket, amikor nehéz másképpen beírni a szöveget (például mobiltelefonról vagy orosz billentyűzetkiosztás nélküli számítógépről).
5. Ha a te levelező kliens nem támogatja az orosz nyelvet, vagy rontja a kódolásokat, akkor csatolja mellékletként a válasz szövegét.
6. Az üzleti levélnek pontosnak, tömörnek és konkrétnak kell lennie:
   • Pontosság – feltétlenül adja meg a hivatkozott pontos adatokat (egy másik e-mail dátuma és tárgya, megbeszélés dátuma, napirendi pont, fájlnév, link az online dokumentumra stb.).
   • Tömörség – egyesek három oldalon bemutatják azt, amit három mondattal le lehet írni. Aki tisztán gondolkodik, az tisztán beszél, és ezt a tudósítója is látja.
   • Konkrétság - a levélből világosan ki kell derülnie, hogy PONTOSAN MIT kérnek a címzetttől, milyen intézkedéseket kívánnak tőle.
7. Az üzleti levelezés nem a levél műfajában végzett gyakorlatok és nem az érzelmek kifejezésének helye. Erre a célra fórumok, chatek és egyéb elektronikus interperszonális kommunikációs eszközök állnak rendelkezésre. A lakonikus üzleti szöveg nem szárazság, hanem időtakarékosság és a gondolkodás pontossága.
8. Ha a levél több kérdést, témát vagy feladatot tartalmaz, strukturálja azokat, és bontsa bekezdésekre számozással vagy anélkül. A folytonos „gondolatfolyam” nehezen olvasható, könnyen kihagyható a levél lényege. Sőt, egyesek hajlamosak egy rosszul felépített levelet azonnal a szemetesbe dobni (bár ez valószínűleg szélsőségesség).
9. Ne feledje, hogy egy kérésre vagy feladatra a válasz: „Csináljuk meg!” befejezetlen „Ilyen és ilyen időpontig megcsináljuk”, „annyi nap múlva”, „ilyen és ilyen esemény után” határozottabb és pontosabb válaszok.
10. Ha a levél úgy van megszövegezve, hogy egy egyszerű „ok”-al meg lehessen válaszolni, akkor nagy valószínűséggel sokkal gyorsabban megérkezik a válasz. Például, ha több lehetőség is van a teendőkre, ajánljon fel néhány alapértelmezett beállítást.
11. A szöveg nem tartalmazhat hibákat. Ocsepyatki nem félelmetesek, de ha minden betűben helytelenül írsz és írsz egy szót, az nagyon gyorsan észrevehetővé válik, és nyilvánvalóvá válik az orosz mínuszos „C” betűje (valamint spekulatív további következtetések az általános iskolai végzettségéről és kultúrájáról) ).
12. Lehetőleg ne használja a levél html formázását. Sajnos ez a levélírási formátum az alapértelmezett az Outlookban, de ennek használatakor, főleg idézésnél (válaszolásnál és továbbításnál) rengeteg kérdés merül fel.
13. Ha html formátumú levelet kapott, NE módosítsa egyszerű szövegre, mert ez megzavarja a feladó információfelfogását a válasz megérkezésekor. Minél fontosabb Önnek a levelezője, annál fontosabb, hogy megfelelő képet kapjon róla. A válaszokat színekkel kiemelheti a html idézetekben, vagy használhatja a panel „Behúzás csökkentése” gombját. html formázás(bár vannak ott szeszélyes árnyalatok).
14. Idézd az eredeti levél szövegét. Szerinted ez mit jelentene? Én sem tudom: Címzett: AIST kreatív madár Tárgy: Re: Re: Re: Kérdés Ok! Vasya
15. Soha ne szerkessze mások szövegét, amikor idézi! Ez egyfajta levélhamisítás.
16. A teljes idézetnél (ha a válasz a teljes levélre szól), a válasz szövegét a levél elejére írja, ne a végére.
17. Ha pontról pontra idézetet használ, válassza el az idézetet üres sorokkal FELSŐ ÉS ALJON, és használja Nagybetűk mondatok elején. Próbáld meg itt keresni a válaszokat: > javasoljuk a logó cseréjét a mellékeltre, > mivel ez a nagyon színes háttér nem találta meg a logót a mellékletben > javítsd ki a feliratot - „hal” helyett „rabszolga”-t írj! > különben félreértenek minket, a feliratot javították, bocs > és az utolsó...